煤矿物资采购供应制度

PAGE煤矿物资采购供应制度一、总则（一）目的为了加强煤矿物资采购供应管理，规范采购行为，确保物资及时、准确供应，保障煤矿生产经营活动的顺利进行，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本煤矿内部物资采购供应活动，包括生产设备、材料、配件、办公用品等各类物资的采购、验收、存储、发放等环节。（三）基本原则1.合法性原则：物资采购供应活动必须严格遵守国家法律法规及相关行业标准，确保采购行为合法合规。2.经济性原则：在保证物资质量的前提下，通过合理的采购策略和管理方法，降低采购成本，提高经济效益。3.及时性原则：根据煤矿生产经营计划，及时准确地采购和供应所需物资，避免因物资短缺影响生产。4.质量保证原则：严格把控物资质量，确保所采购的物资符合煤矿生产要求和相关标准。5.责任明确原则：明确各部门及人员在物资采购供应过程中的职责，做到责任清晰，分工协作。二、采购管理部门及职责（一）采购管理部门设置设立专门的物资采购管理部门，负责煤矿物资采购供应的统一管理工作。（二）采购管理部门职责1.贯彻执行国家有关物资采购的法律法规和政策，制定本煤矿物资采购管理制度和流程。2.根据煤矿生产经营计划，编制物资采购计划，明确采购物资的品种、规格、数量、质量要求等。3.组织开展市场调研，收集物资供应商信息，建立供应商档案，对供应商进行评估和选择。4.负责物资采购合同的起草、审核、签订及执行跟踪，确保合同的顺利履行。5.协调与供应商的关系，处理物资采购过程中的纠纷和问题，保障物资供应的及时性和稳定性。6.负责物资采购资金的预算编制和申请，合理安排采购资金，确保资金使用的合理性和安全性。7.定期对物资采购供应工作进行总结和分析，提出改进措施和建议，不断提高采购管理水平。三、采购计划管理（一）采购计划的编制1.各部门根据煤矿生产经营计划和实际需求，提前向采购管理部门提交物资需求计划，明确物资名称、规格型号、数量、预计到货时间等信息。2.采购管理部门对各部门提交的物资需求计划进行汇总、审核和分析，结合库存情况，编制年度、季度和月度物资采购计划。3.采购计划应明确采购物资的详细规格、质量标准、采购时间、采购数量等内容，并经相关领导审批后执行。（二）采购计划的调整1.在采购计划执行过程中，如因生产经营计划变更、物资需求变化、供应商原因等因素需要调整采购计划，相关部门应及时向采购管理部门提出申请。2.采购管理部门对申请进行审核，根据实际情况调整采购计划，并报相关领导审批。3.采购计划调整后，采购管理部门应及时通知相关部门和供应商，确保采购工作的顺利进行。四、供应商管理（一）供应商的选择1.采购管理部门通过多种渠道收集供应商信息，包括市场调研、行业推荐、网络搜索等，建立供应商信息库。2.对供应商进行初步筛选，选择具有良好信誉和经营业绩、产品质量可靠、价格合理、服务周到的供应商作为潜在合作对象。3.组织相关部门对潜在供应商进行实地考察和评估，了解其生产能力、质量管理体系、售后服务等情况，填写供应商评估表。4.根据供应商评估结果，确定合格供应商名单，并与其签订合作协议，明确双方的权利和义务。（二）供应商的考核与评价1.建立供应商考核评价机制，定期对供应商的供货质量、交货期、价格、服务等方面进行考核评价。2.采购管理部门负责收集、整理供应商考核评价数据，填写供应商考核评价表，按照设定的考核指标和权重进行评分。3.根据考核评价结果，对供应商进行分类管理，对于表现优秀的供应商给予奖励和优先合作机会，对于不合格供应商采取警告、限期整改、暂停合作等措施。（三）供应商的淘汰与更新1.对于连续考核评价不合格、严重违反合作协议或出现其他重大问题的供应商，采购管理部门应及时将其淘汰出合格供应商名单。2.定期对供应商信息库进行清理和更新，补充新的优质供应商，确保供应商队伍的稳定性和竞争力。五、采购流程管理（一）采购申请1.各部门根据物资需求计划，填写物资采购申请表，详细说明物资名称、规格型号、数量、用途、预计到货时间等信息，并经部门负责人签字确认。2.采购申请表提交至采购管理部门，采购管理部门对申请进行审核，审核通过后进入采购流程。（二）采购询价1.采购管理部门根据采购申请表的内容，向多家供应商发送询价函，要求供应商提供物资的报价、交货期、质量标准等信息。2.对供应商的报价进行比较和分析，选择价格合理、质量可靠、交货期合适的供应商作为采购对象。（三）采购谈判1.与选定的供应商进行采购谈判，就物资价格、质量、交货期、售后服务等条款进行协商，达成一致意见。2.采购谈判过程中，应充分了解供应商的成本构成和市场行情，争取有利的采购条件。（四）采购合同签订1.根据采购谈判结果，起草采购合同，明确双方的权利和义务，包括物资名称、规格型号、数量、价格、交货期、质量标准、验收方式、付款方式等条款。2.采购合同经相关部门审核后，由采购管理部门与供应商签订合同，并加盖双方公章。（五）采购合同执行跟踪1.采购管理部门负责采购合同的执行跟踪，及时了解供应商的生产进度和交货情况，确保物资按时、按质、按量供应。2.如发现供应商存在交货延迟、质量问题等情况，采购管理部门应及时与供应商沟通协调，要求其采取措施解决问题，并按照合同约定追究其违约责任。（六）采购验收1.物资到货前，采购管理部门应通知相关部门做好验收准备工作。2.物资到货后，由采购管理部门组织相关部门按照合同约定的质量标准和验收方式进行验收，填写物资验收单。3.验收合格的物资办理入库手续，验收不合格的物资应及时与供应商协商处理，要求其退换货或采取其他补救措施。（七）采购付款1.采购管理部门根据采购合同和物资验收单，填写付款申请单，经相关部门审核后提交财务部门。2.财务部门按照合同约定的付款方式和时间，办理采购付款手续，确保资金支付的准确性和安全性。六、物资存储管理（一）仓库设置与布局1.根据煤矿物资存储需求，合理设置仓库，包括原材料库、设备库、配件库、办公用品库等。2.对仓库进行科学布局，划分不同的存储区域，设置明显的标识牌，确保物资分类存放有序。（二）物资入库管理1.物资到货后，仓库管理人员凭物资验收单办理入库手续，核对物资的名称、规格型号、数量、质量等信息，确保与验收单一致。2.将物资存放到指定的存储区域，并进行标识和记录，建立物资库存台账，详细记录物资的出入库情况。（三）物资存储管理1.仓库管理人员应定期对物资进行盘点和检查，确保物资的存储安全和质量完好。2.对于易受潮、易变质、易燃易爆等特殊物资，应采取相应的存储措施，如防潮、防火、防爆等。3.合理控制物资库存水平，避免库存积压或缺货现象的发生，定期对库存物资进行分析和评估，提出库存调整建议。（四）物资出库管理1.各部门根据生产经营需要，填写物资领用申请表，经部门负责人签字确认后提交仓库管理部门。2.仓库管理人员根据物资领用申请表，核对物资库存情况，办理物资出库手续，填写物资出库单。3.物资出库时，仓库管理人员应按照先进先出、急用先出的原则发放物资，确保物资的合理使用。七、物资发放管理（一）发放原则1.严格按照物资领用申请表进行发放，确保物资发放的准确性和合理性。2.坚持按需发放、节约使用的原则，避免浪费和不合理领用。（二）发放流程1.仓库管理人员根据物资领用申请表，核对物资库存情况，如库存充足，及时办理物资发放手续。2.将发放的物资交付给领用部门，并由领用人员在物资出库单上签字确认。3.对于贵重物资、限量物资等特殊物资的发放，应严格按照相关规定进行审批和控制。八、监督与检查（一）内部监督1.建立内部监督机制，定期对物资采购供应活动进行监督检查，确保制度的执行和各项工作的规范开展。2.审计部门负责对物资采购供应活动进行审计监督，检查采购流程的合规性、采购合同的执行情况、物资库存管理等方面的问题，及时发现和纠正违规行为。（二）外部监督1.接受上级主管部门、行业监管部门等外部机构的监督检查，积极配合相关部门的工作，及时整改存在的问题。2.定期向外部机构汇报物资采购供应工作情况，接受社会监督。九、责任追究（一）责任界定1.在物资采购供应过程中，如因工作人员的故意或过失导致出现违规行为、质量问题、供应延误等情况，应追究相关人员的责任。2.根据问题的性质和严重程度