煤场采购制度范本

PAGE煤场采购制度范本一、总则（一）目的为规范煤场采购行为，确保采购工作的公开、公平、公正，保证所采购煤炭的质量和供应稳定性，降低采购成本，提高公司经济效益，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司煤场所有煤炭采购活动，包括但不限于原煤、洗精煤等各类煤炭产品的采购。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须严格遵守国家法律法规和行业标准，确保采购行为合法合规。2.质量优先原则：优先采购质量符合要求的煤炭产品，满足公司生产经营对煤炭质量的需求。3.公平竞争原则：通过公开招标、邀请招标、竞争性谈判等方式，引入多家供应商参与竞争，确保采购价格合理、服务优质。4.诚信合作原则：与供应商建立诚信合作关系，共同维护市场秩序，实现互利共赢。二、采购计划管理（一）计划编制1.生产部门应根据公司年度生产经营计划、设备运行状况及库存情况，提前编制煤场月度采购计划。采购计划应明确煤炭品种、数量、质量要求、预计到货时间等详细信息。2.采购计划编制过程中，生产部门需充分考虑煤炭市场价格波动、供应稳定性等因素，确保采购计划的合理性和可行性。（二）计划审批1.采购计划编制完成后，由生产部门负责人审核签字，报分管领导审批。分管领导应重点审核采购计划的必要性、合理性及与公司生产经营计划的匹配性。2.经分管领导审批后的采购计划，由采购部门负责组织实施。如遇特殊情况需要调整采购计划，必须提前履行审批手续。三、供应商管理（一）供应商选择1.采购部门应通过多种渠道收集煤炭供应商信息，建立供应商数据库。供应商信息应包括企业基本情况、生产能力、产品质量、价格水平、售后服务等方面。2.根据采购计划和供应商数据库信息，采购部门筛选出符合要求的潜在供应商，并组织相关人员对其进行实地考察。考察内容包括企业生产经营状况、质量管理体系、环保措施、信誉口碑等。3.对于新开发的供应商，采购部门应要求其提供营业执照、税务登记证、煤炭生产许可证、质量检验报告等相关资质证明文件。只有通过实地考察且资质合格的供应商，才能进入公司合格供应商名录。（二）供应商评价1.采购部门应定期对供应商进行评价，评价周期为每年一次。评价内容包括产品质量、交货期、价格水平、售后服务、合同履行情况等方面。2.采购部门应建立供应商评价指标体系，采用定量与定性相结合的方式对供应商进行评价。评价结果分为优秀、良好、合格、不合格四个等级。3.对于评价结果为优秀的供应商，在同等条件下可优先选择；对于评价结果为不合格的供应商，应及时淘汰，并终止与其签订的采购合同。（三）供应商激励与约束1.公司建立供应商激励机制，对于长期合作、产品质量稳定、交货及时、服务优质的供应商，给予一定的奖励，如优先采购、价格优惠、合作项目倾斜等。2.同时，公司建立供应商约束机制，对于违反合同约定、产品质量不合格、交货延迟等情况的供应商，采取相应的惩罚措施，如扣除货款、暂停合作、取消合格供应商资格等。四、采购流程（一）采购申请1.生产部门根据月度采购计划，填写《煤场采购申请表》，详细说明采购煤炭的品种、数量、质量要求、预计到货时间等信息，并提交给采购部门。2.《煤场采购申请表》应经生产部门负责人签字确认，确保采购申请的真实性和准确性。（二）采购审批1.采购部门收到《煤场采购申请表》后，对采购申请进行初步审核，审核内容包括采购申请是否符合采购计划、采购数量是否合理、质量要求是否明确等。2.经采购部门初步审核通过的采购申请，报分管领导审批。分管领导应根据公司生产经营情况和采购政策，对采购申请进行最终审批。（三）采购方式选择1.根据采购金额、采购物资特点等因素，采购部门选择合适的采购方式。采购方式主要包括公开招标、邀请招标、竞争性谈判、询价采购等。2.对于采购金额较大、技术复杂、有多家潜在供应商可供选择的煤炭采购项目，应采用公开招标或邀请招标方式；对于采购金额较小、技术简单、市场供应充足的煤炭采购项目，可采用竞争性谈判或询价采购方式。（四）招标采购1.采用招标采购方式的，采购部门应按照国家法律法规和公司相关规定，编制招标文件。招标文件应包括招标公告、投标须知、技术规格、商务条款、评标标准等内容。2.采购部门发布招标公告，邀请潜在供应商参与投标。投标截止后，采购部门组织开标、评标会议，按照评标标准对投标文件进行评审，确定中标供应商。3.采购部门与中标供应商签订采购合同，明确双方的权利和义务，包括煤炭品种、数量、质量、价格、交货期、付款方式、违约责任等条款。（五）非招标采购1.采用竞争性谈判采购方式的，采购部门应成立谈判小组，与不少于三家的供应商进行谈判。谈判小组应根据谈判文件和谈判情况，确定成交供应商，并签订采购合同。2.采用询价采购方式的，采购部门应向不少于三家的供应商发出询价通知书，要求其在规定时间内报价。采购部门根据报价情况，选择报价合理、满足采购要求的供应商，并签订采购合同。（六）合同签订与执行1.采购合同签订后，采购部门应及时将合同副本分发给相关部门，如生产部门、财务部门等，以便各部门做好合同执行的准备工作。2.采购部门负责跟踪采购合同的执行情况，及时与供应商沟通协调，确保煤炭按时、按质、按量供应。如遇合同执行过程中出现问题，采购部门应及时采取措施解决，并向分管领导汇报。（七）验收付款1.煤炭到货后，生产部门应组织相关人员按照合同约定的质量标准进行验收。验收内容包括煤炭品种、数量、质量、粒度等方面。2.验收合格的煤炭，由生产部门出具验收报告。采购部门根据验收报告和采购合同，办理付款手续。付款方式应按照合同约定执行，确保资金支付的安全和合规。五、采购风险管理（一）市场风险1.密切关注煤炭市场价格波动情况，建立价格预警机制。采购部门应定期收集煤炭市场价格信息，分析价格走势，及时调整采购策略，降低价格波动对公司采购成本的影响。2.通过与供应商签订长期合作合同、套期保值等方式，锁定煤炭采购价格，规避市场价格风险。（二）质量风险1.加强对采购煤炭质量的检验检测工作，严格按照合同约定的质量标准进行验收。采购部门应要求供应商提供质量检验报告，并在煤炭到货后进行抽检或全检。2.建立质量追溯机制，对于质量不合格的煤炭，及时追溯供应商责任，要求其采取整改措施或承担相应的经济损失。（三）供应风险1.与主要供应商建立战略合作伙伴关系，确保煤炭供应的稳定性。采购部门应定期与供应商沟通协调，了解其生产经营状况，提前掌握可能影响供应的因素，并采取相应的应对措施。2.建立应急采购预案，对于因不可抗力等原因导致煤炭供应中断的情况，能够及时启动应急采购程序，确保公司生产经营不受影响。六、监督与审计（一）内部监督1.公司内部审计部门应定期对煤场采购活动进行审计监督，检查采购制度的执行情况、采购流程的合规性、采购合同的履行情况等。2.审计部门应及时发现采购活动中存在的问题，并提出整改建议，督促相关部门进行整改。（二）外部监督1.接受政府相关部门的监督检查，积极配合政府部门开展的煤炭质量专项整治、价格检查等工