烟草行业采购管理制度

PAGE烟草行业采购管理制度一、总则（一）目的为加强烟草行业采购管理，规范采购行为，提高采购效率，保证采购质量，控制采购成本，防范采购风险，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于烟草行业内各企业及相关部门的采购活动，包括但不限于原材料采购、设备采购、服务采购等。（三）基本原则1.依法依规原则：采购活动必须遵守国家法律法规和行业政策要求，确保采购行为合法合规。2.公开公正原则：采购过程应公开透明，遵循公平竞争原则，保证所有符合条件的供应商都有机会参与，确保采购结果公正合理。3.质量优先原则：在满足采购需求的前提下，优先选择质量可靠、信誉良好的供应商，确保所采购的物资和服务符合行业标准和企业要求。4.成本效益原则：合理控制采购成本，在保证质量和服务的基础上，实现采购效益最大化。5.廉洁自律原则：采购人员应严格遵守廉洁自律规定，杜绝不正当交易行为，维护企业利益和形象。二、采购组织与职责（一）采购决策机构成立采购决策委员会，由企业高层管理人员、相关部门负责人等组成。负责审议重大采购项目的采购策略、预算安排、供应商选择等重要事项，对采购决策进行集体讨论和决策。（二）采购执行部门设立专门的采购部门，负责具体采购业务的实施。其主要职责包括：1.制定采购计划和采购方案，明确采购需求、采购方式、采购时间等。2.组织供应商的选择、评估和管理，建立供应商档案。3.执行采购合同，跟踪采购进度，协调解决采购过程中的问题。4.负责采购文件的编制、审核、归档等工作。5.参与采购项目的验收工作，确保采购物资和服务符合要求。（三）其他相关部门职责1.需求部门：提出采购需求，提供技术规格、质量标准等详细要求，参与采购过程中的技术评审和验收工作。2.财务部门：负责采购预算的审核、资金安排和支付管理，对采购成本进行核算和监督。3.质量部门：制定采购物资和服务的质量检验标准，参与采购合同的质量条款审核，负责采购物资和服务的质量检验和验收工作。三、采购计划管理（一）采购计划的编制1.各需求部门应根据企业生产经营计划、项目进度安排等，结合库存状况，提前编制采购计划。采购计划应明确采购物资或服务的名称、规格型号、数量、需求时间等详细信息。2.采购部门对各需求部门提交的采购计划进行汇总、审核和平衡，结合市场供应情况、采购周期等因素，编制年度、季度和月度采购计划。采购计划应报采购决策委员会审批后执行。（二）采购计划的调整1.在采购计划执行过程中，如因市场变化、生产经营调整、设计变更等原因需要调整采购计划，需求部门应及时提出书面申请，说明调整原因、调整内容等。2.采购部门对调整申请进行审核，报采购决策委员会批准后，对采购计划进行相应调整。调整后的采购计划应及时通知相关部门，并做好记录。四、供应商管理（一）供应商准入1.建立供应商准入标准，包括供应商的资质条件、生产能力、质量保证能力、信誉状况、售后服务等方面。2.采购部门负责收集供应商信息，并对潜在供应商进行初步筛选。对符合准入标准的供应商，要求其提供相关证明材料，如营业执照、税务登记证、生产许可证、产品质量认证证书等。3.采购部门组织相关部门对潜在供应商进行实地考察和评估，填写供应商评估表。评估内容包括企业基本情况、生产经营状况、质量管理体系运行情况、设备设施状况、人员素质等方面。4.根据供应商评估结果，采购决策委员会确定合格供应商名单，并录入供应商档案。（二）供应商分类管理1.根据供应商的规模、信誉、供应能力等因素，对供应商进行分类管理，分为A、B、C三类。2.A类供应商为优质供应商，具有较强的供应能力、良好的信誉和较高的质量保证水平。对A类供应商给予优先合作、简化采购流程等优惠政策。3.B类供应商为合格供应商，供应能力和信誉一般。对B类供应商进行正常管理，定期进行评估和监督。4.C类供应商为存在一定问题的供应商，供应能力或信誉存在缺陷。对C类供应商加强管理，限制采购份额，督促其改进。（三）供应商考核与评价1.建立供应商考核评价机制，定期对供应商的供货质量、交货期、价格、售后服务等方面进行考核评价。考核评价周期为每年一次。2.采购部门负责收集供应商考核评价所需的数据和信息，组织相关部门对供应商进行综合评价，填写供应商考核评价表。3.根据供应商考核评价结果，对供应商进行相应调整。对考核评价优秀的供应商给予表彰和奖励，对考核评价不合格的供应商进行警告、限期整改或淘汰处理。五、采购方式（一）公开招标1.公开招标是指招标人以招标公告的方式邀请不特定的法人或者其他组织投标。适用于采购金额较大、技术规格复杂、市场竞争充分且需要广泛吸引潜在供应商参与的采购项目。2.采购部门应按照国家有关法律法规和行业标准，编制招标文件。招标文件应包括招标公告、投标人须知、技术规格、评标标准和方法、合同条款等内容。3.发布招标公告，邀请潜在供应商报名参加投标。对报名供应商进行资格审查，确定合格投标人名单。4.组织开标大会，由投标人当众开标，宣读投标报价、技术规格等内容。评标委员会按照评标标准和方法进行评标，推荐中标候选人。采购决策委员会根据评标结果确定中标人，并向中标人发出中标通知书。（二）邀请招标1.邀请招标是指招标人以投标邀请书的方式邀请特定的法人或者其他组织投标。适用于采购项目具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购，或采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大等情况。2.采购部门根据采购项目特点和供应商信息，确定邀请投标的供应商名单，并向其发出投标邀请书。3.后续招标程序参照公开招标的相关规定执行。（三）竞争性谈判1.竞争性谈判是指采购人或采购代理机构通过与多家供应商进行谈判，最后从中确定成交供应商的采购方式。适用于招标后没有供应商投标或者没有合格标的，或者重新招标未能成立的；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；不能事先计算出价格总额的采购项目。2.采购部门制定谈判文件，明确谈判程序、谈判内容、谈判标准等。邀请符合条件的供应商参加谈判。3.组织谈判会议，与供应商进行谈判。谈判过程中，采购人员应记录谈判情况，包括供应商的报价、技术方案、服务承诺等。根据谈判结果，确定成交供应商，并签订采购合同。（四）单一来源采购1.单一来源采购是指采购人向唯一供应商进行采购的方式。适用于只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的采购项目。2.采购部门填写单一来源采购申请，说明采购理由、采购内容、拟采购供应商等信息，报采购决策委员会审批。3.经批准后，与拟采购供应商进行协商，签订采购合同。（五）询价1.询价是指采购人向有关供应商发出询价单让其报价，在报价基础上进行比较并确定最优供应商的一种采购方式。适用于采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目。2.采购部门向符合条件的供应商发出询价单，要求其在规定时间内报价。收集供应商报价，进行比较和分析，选择报价合理、质量可靠的供应商作为成交供应商，并签订采购合同。六、采购合同管理（一）合同签订1.采购部门根据采购决策结果和采购谈判情况，起草采购合同。采购合同应明确采购物资或服务名称、规格型号、数量、价格（金额）、交货期、交货地点、质量标准、付款方式、违约责任等条款。2.采购合同草案应提交相关部门进行审核，重点审核合同条款的合法性、完整性、准确性以及与采购需求的一致性。审核通过后，报企业法定代表人或授权代表签字盖章。3.采购合同签订后，采购部门应及时将合同副本分发给需求部门、财务部门、质量部门等相关部门，以便各部门按照合同要求履行职责。（二）合同履行1.采购部门负责跟踪采购合同的履行情况，及时了解供应商的生产进度、发货情况等。如发现供应商存在违约行为，应及时采取措施，要求供应商限期整改或承担违约责任。2.需求部门应按照合同约定，做好接收货物或服务的准备工作，配合采购部门进行验收。3.财务部门根据合同约定的付款方式和时间，及时办理付款手续。（三）合同变更与解除1.在采购合同履行过程中，如因不可抗力、政策调整、市场变化等原因需要变更合同条款，采购部门应及时与供应商协商，并签订合同变更协议。合同变更协议应报相关部门备案。2.如因一方严重违约或其他法定原因需要解除采购合同，采购部门应按照法律法规和合同约定的程序办理解除手续，并及时通知相关部门。（四）合同档案管理1.采购部门负责采购合同档案的整理、归档和保管工作。采购合同档案应包括合同文本、合同变更协议、验收报告、付款凭证等相关资料。2.建立采购合同档案查阅制度，严格限制查阅范围，确保合同档案的安全和保密。七、采购预算管理（一）预算编制1.采购部门应根据年度采购计划，结合市场价格走势、历史采购数据等因素，编制采购预算草案。采购预算草案应明确各项采购项目的预算金额、预算执行时间等。2.财务部门对采购预算草案进行审核，结合企业年度财务预算安排，对采购预算的合理性、准确性进行评估。审核通过后，报采购决策委员会审批。（二）预算执行1.采购部门应严格按照批准的采购预算执行采购活动，不得擅自突破预算。如因特殊原因需要调整采购预算，应按照规定程序办理预算调整手续。2.财务部门负责对采购预算执行情况进行监控和分析，定期向采购决策委员会报告预算执行情况，及时发现和解决预算执行过程中存在的问题。（三）预算考核1.建立采购预算考核制度，对采购部门预算执行情况进行考核评价。考核内容包括预算执行率、采购成本控制情况、采购质量保证情况等方面。2.根据预算考核结果，对采购部门进行相应奖惩。对预算执行情况良好的部门给予表彰和奖励，对预算执行不力的部门进行批评和督促整改。八、采购风险管理（一）风险识别与评估1.采购部门应定期对采购活动进行风险识别和评估，分析可能存在的风险因素，如供应商违约风险、质量风险、价格波动风险、法律风险等。2.根据风险识别和评估结果，确定风险等级，为制定风险应对措施提供依据。（二）风险应对措施1.供应商违约风险应对：加强供应商管理，选择信誉良好、实力较强的供应商；签订详细的采购合同，明确违约责任；建立供应商违约预警机制，及时发现和处理供应商违约行为。2.质量风险应对：严格审核供应商质量保证能力；加强采购物资和服务的检验和验收工作；建立质量追溯机制，对出现质量问题的物资和服务进行及时处理。3.价格波动风险应对：关注市场价格动态，合理安排采购时间；采用套期保值、签订长期合同等方式锁定价格；与供应商协商建立价格调整机制。4.法律风险应对：加强采购人员法律法规培训，提高法律意识；审核采购合同条款，确保合同合法合规；聘请法律顾问，提供法律咨询和支持。九、采购监督与审计（一）内部监督1.企业内部审计部门定期对采购活动进行审计监督，检查采购制度执行情况、采购流程合规