潞安集团集中采购制度

PAGE潞安集团集中采购制度一、总则（一）目的为规范潞安集团的采购行为，提高采购效率，降低采购成本，保证采购质量，加强内部控制，特制定本集中采购制度。（二）适用范围本制度适用于潞安集团总部及所属各单位的物资采购活动，包括但不限于原材料、设备、办公用品、服务等各类采购项目。（三）基本原则1.合规性原则采购活动必须严格遵守国家法律法规、行业标准以及集团内部的各项规定。2.效益性原则通过集中采购，实现规模效益，降低采购成本，提高资金使用效率。3.公开透明原则采购过程应公开、公平、公正，接受内部监督和外部审计。4.质量优先原则确保所采购的物资和服务符合质量要求，满足生产经营需要。5.协同合作原则加强采购部门与各需求部门、财务部门、质量部门等相关部门的协同合作，形成工作合力。二、采购组织与职责（一）采购决策机构成立潞安集团采购决策委员会，负责对重大采购项目进行决策。采购决策委员会由集团领导、相关部门负责人等组成，其职责包括：1.审议采购战略和政策。2.审定年度采购计划。3.审批重大采购项目的采购方案。4.协调解决采购过程中的重大问题。（二）采购执行部门设立潞安集团采购中心，作为集中采购的执行部门。采购中心的职责如下：1.贯彻执行采购制度和相关规定。2.制定和实施采购计划。3.组织采购项目的招标、谈判、询价等采购活动。4.建立和维护供应商管理体系。5.负责采购合同的签订、执行和管理。6.协调采购过程中的相关事宜，处理采购纠纷。（三）需求部门职责1.根据生产经营需要，提出物资采购申请。2.参与采购项目的技术规格制定、供应商选择等工作。3.配合采购中心进行采购合同的验收工作。（四）其他部门职责1.财务部门负责采购资金的预算安排、支付审核等工作。2.质量部门负责对采购物资的质量进行检验和监督。3.审计部门负责对采购活动进行审计监督。三、采购流程（一）采购申请1.需求部门根据生产经营计划和实际需求，填写《采购申请表》，详细注明采购物资的名称、规格、数量、技术要求、预计到货时间等信息。2.《采购申请表》经部门负责人审核签字后，提交至采购中心。（二）采购审批1.采购中心收到《采购申请表》后，对采购申请进行初步审核，包括采购需求的合理性、采购预算的合规性等。2.对于金额较小的采购项目，由采购中心负责人审批；对于金额较大或重大采购项目，提交采购决策委员会审批。（三）采购实施1.制定采购方案采购中心根据采购审批结果，制定具体的采购方案，包括采购方式的选择、采购文件的编制、供应商的选择标准等。2.选择采购方式根据采购项目的特点和金额大小，选择合适的采购方式，如公开招标、邀请招标、竞争性谈判、询价采购、单一来源采购等。公开招标适用于采购金额较大、技术复杂、潜在供应商较多的项目。采购中心发布招标公告，邀请合格供应商投标，按照评标标准进行评标，确定中标供应商。邀请招标适用于具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的项目。采购中心向特定的供应商发出邀请书，邀请其投标，按照评标标准进行评标，确定中标供应商。竞争性谈判适用于招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的项目；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的项目；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的项目；不能事先计算出价格总额的项目。采购中心与不少于三家的供应商进行谈判，确定成交供应商。询价采购适用于采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目采购中心向不少于三家的供应商发出询价通知书，要求其一次报出不得更改的价格，根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商。单一来源采购适用于只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的项目。采购中心与单一供应商进行协商，确定成交价格。3.发布采购信息根据采购方式，采购中心通过集团内部网站、专业采购平台、招标公告等渠道发布采购信息，邀请供应商参与采购活动。4.供应商选择与评审采购中心对参与采购活动的供应商进行资格审查，组织评审小组对供应商的报价、技术方案、售后服务等进行评审，按照评审结果确定中标或成交供应商。5.签订采购合同采购中心与中标或成交供应商签订采购合同，明确双方的权利和义务，包括物资名称、规格、数量、价格、交货时间、交货地点、质量标准、付款方式、违约责任等条款。（四）合同执行与验收1.合同执行供应商按照采购合同约定的时间、地点、质量标准等要求组织供货，采购中心跟踪合同执行情况，及时协调解决合同执行过程中出现的问题。2.验收物资到货后，采购中心组织需求部门、质量部门等相关人员按照合同要求进行验收。验收合格的，办理入库手续；验收不合格的，采购中心通知供应商限期整改或退换货，直至验收合格。(五)付款结算1.采购物资验收合格后，需求部门填写《付款申请表》，附上采购合同、验收报告等相关凭证，提交至财务部门。2.财务部门对《付款申请表》及相关凭证进行审核，审核无误后，按照采购合同约定的付款方式和时间办理付款手续。四、供应商管理（一）供应商准入1.建立供应商准入标准，包括供应商的资质、信誉、生产能力、产品质量、价格水平、售后服务等方面。2.供应商申请准入时，需提交营业执照副本、税务登记证、组织机构代码证、产品质量认证证书、业绩证明等相关资料。3.采购中心对供应商提交的资料进行审核，实地考察供应商的生产经营情况，符合准入标准的，纳入供应商名录。（二）供应商评价与考核1.定期对供应商进行评价和考核，评价内容包括产品质量、交货期准时率、价格合理性、售后服务等方面。2.建立供应商评价指标体系，采用定量与定性相结合的方式进行评价。评价结果分为优秀、良好、合格、不合格四个等级。3.对于评价结果为不合格的供应商，采购中心采取警告、暂停合作、取消合作等措施，督促其改进。（三）供应商动态管理1.及时更新供应商名录，对于不再符合准入标准或出现严重违规行为的供应商，予以淘汰。2.关注供应商的发展变化，适时引入新的供应商，丰富供应商资源，提高采购的竞争力。五、采购风险管理（一）风险识别与评估1.采购中心定期对采购过程中可能存在的风险进行识别和评估，包括市场风险、供应商风险、质量风险、合同风险、廉洁风险等。2.采用风险矩阵等工具，对识别出的风险进行分析和评估，确定风险的等级和影响程度。（二）风险应对措施1.市场风险应对加强市场调研，及时掌握市场价格波动情况，合理安排采购计划，采用套期保值等手段规避价格风险。2.供应商风险应对建立供应商风险预警机制，对供应商的经营状况、财务状况等进行实时监控，及时调整采购策略，降低供应商违约风险。3.质量风险应对加强对采购物资的质量检验和监督，严格执行验收标准，要求供应商提供质量保证承诺，对质量不合格的物资及时进行处理。4.合同风险应对加强采购合同管理，严格审核合同条款，明确双方的权利和义务，防范合同纠纷。建立合同执行跟踪机制，及时发现和解决合同执行过程中出现的问题。5.廉洁风险应对加强廉洁教育，建立廉洁风险防控机制，对采购人员进行监督和约束，防止采购过程中的腐败行为。六、监督与检查（一）内部监督1.审计部门定期对采购活动进行审计监督，检查采购制度的执行情况、采购流程的合规性、采购合同的履行情况等。2.纪检监察部门对采购过程中的廉洁自律情况进行监督检查，严肃查处违规违纪行为。（二）外部监督接受政府相关部门以及社会公众的监督，积极配合相关检查和审计工作，及时整改存在的问题。七、信息管理（一）采购信息收集与整理采购中心建立采购信息收集渠道，及时收集市场价格信息、供应商信息、采购政策法规信息等。对收集到的信息进行整理和分析