滴滴采购管理制度

PAGE滴滴采购管理制度一、总则（一）目的为规范滴滴公司采购管理工作，确保采购活动合法合规、高效有序，保障公司运营的物资、服务等需求，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于滴滴公司及下属各分公司、子公司的采购活动，包括但不限于各类办公用品、信息技术设备、车辆及相关配件、营销推广服务以及其他与公司业务运营直接或间接相关的采购事项。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须严格遵守国家法律法规以及相关行业标准，确保采购行为合法合规。2.效益原则：在满足公司业务需求的前提下，追求采购成本的最小化，提高采购资金的使用效益。3.公开、公平、公正原则：采购过程应保持透明，确保所有潜在供应商享有平等的参与机会，按照公正的程序进行采购决策。4.质量优先原则：优先选择能够提供符合公司要求的高质量物资和服务的供应商，保障公司业务的正常开展。5.内部控制原则：建立健全采购内部控制机制，防范采购风险，确保采购活动的全过程受到有效监督和管理。二、采购组织与职责（一）采购决策机构公司设立采购决策委员会，成员包括公司高层管理人员、财务部门负责人、法务部门负责人等。采购决策委员会负责审议重大采购项目，对采购战略、采购政策、采购预算等进行决策，确保采购活动符合公司整体利益和战略目标。（二）采购执行部门公司设立专门的采购部门，负责具体采购业务的执行。采购部门职责如下：1.根据公司各部门需求，编制采购计划，并提交采购决策委员会审批。2.寻找、筛选、评估潜在供应商，建立供应商数据库，并维护与供应商的良好合作关系。3.组织采购谈判，起草采购合同，确保合同条款符合公司利益和法律法规要求。4.负责采购订单的下达、跟踪和执行，协调解决采购过程中的问题。5.对采购物资和服务进行验收，确保其符合合同约定和公司质量标准。6.定期对采购工作进行总结和分析，提出改进建议，不断优化采购流程和采购绩效。（三）其他相关部门职责1.需求部门：负责提出明确的采购需求，包括物资的规格、数量、质量要求、服务内容等，并对采购物资和服务的使用效果进行反馈和评价。2.财务部门：负责审核采购预算，监督采购资金的使用，参与采购合同的审核，确保采购资金的安全和合理使用。3.法务部门：负责审查采购合同的合法性和合规性，为采购活动提供法律咨询和支持，防范法律风险。三、采购流程（一）需求申请与审批1.公司各部门根据业务需要，填写采购申请表，详细说明采购物资或服务的名称、规格、数量、预算、需求时间等信息，并提交部门负责人审批。2.部门负责人对采购申请进行审核，确认需求的合理性和必要性，签字批准后提交采购部门。对于重大采购项目，需提交采购决策委员会审议。（二）采购计划制定采购部门收到经审批的采购申请后，结合公司库存情况、采购周期、市场供应情况等因素，制定采购计划。采购计划应明确采购物资或服务的具体内容、采购时间、采购预算、采购方式等，并提交采购决策委员会审批。（三）供应商选择与管理1.供应商寻找与筛选采购部门通过多种渠道寻找潜在供应商，如网络搜索、行业推荐、供应商主动联系等。根据采购需求和供应商评价标准对潜在供应商进行筛选，确定入围供应商名单。评价标准可包括供应商的信誉、资质、生产能力、产品质量、价格水平、售后服务等方面。2.供应商评估与认证采购部门组织对入围供应商进行实地考察或问卷调查，了解其实际情况，评估其是否符合公司要求。对于重要物资或服务的供应商，要求其提供相关资质证明文件，如营业执照、生产许可证、质量认证证书等，并进行审核。根据评估结果，对合格供应商进行认证，纳入公司供应商数据库，并定期进行更新和维护。3.供应商关系管理采购部门与供应商保持密切沟通，定期对供应商进行绩效评估，评估内容包括交货及时性及准确性、产品质量、售后服务等方面。根据绩效评估结果，对表现优秀的供应商给予奖励和更多合作机会，对表现不佳的供应商提出改进意见或采取相应的处罚措施，如减少订单量、暂停合作等。建立供应商激励机制，鼓励供应商不断提高产品质量和服务水平，降低成本，与公司共同发展。（四）采购谈判与合同签订1.采购谈判采购部门根据采购计划，与选定的供应商进行谈判，就采购物资或服务的价格、质量、交货期、售后服务等条款进行协商，争取达成双方满意的合作协议。在谈判过程中，采购人员应充分了解市场行情，掌握谈判技巧，维护公司利益，确保采购成本合理、采购质量可靠、采购风险可控。2.合同签订采购谈判达成一致后，采购部门起草采购合同，明确双方的权利和义务。采购合同应符合法律法规要求，内容完整、条款清晰、表述准确。采购合同经法务部门审核通过后，由公司授权代表与供应商签订。签订后的采购合同应及时归档，作为采购执行和结算的依据。（五）采购订单下达与执行1.采购订单下达：采购部门根据采购合同，向供应商下达采购订单，明确采购物资或服务的具体要求、交货时间、交货地点等信息。采购订单应经采购部门负责人审核批准后发送给供应商。2.采购订单跟踪：采购部门负责对采购订单的执行情况进行跟踪，及时了解供应商备货、生产、运输等环节的进展情况，确保按时、按质、按量交货。如发现供应商存在问题或可能影响交货的情况，应及时与供应商沟通协调，采取相应措施解决问题。3.采购变更管理：如因公司业务需求变化或其他原因需要对采购订单进行变更，采购部门应及时与供应商协商，签订变更协议，并按照公司内部审批流程进行审批。（六）验收与付款1.验收采购物资或服务到货后，采购部门应及时组织相关部门进行验收工作。验收人员应根据采购合同和质量标准对物资或服务的数量、质量、规格等进行检查，确保其符合要求。对于重要物资或服务，可邀请专业机构或第三方检测公司进行验收。验收合格后，验收人员应填写验收报告，并签字确认。2.付款采购部门根据验收报告和采购合同，填写付款申请单，提交财务部门审核。财务部门审核付款申请单的真实性、准确性和合规性，确认无误后按照公司财务管理制度和采购合同约定进行付款。付款方式可根据公司与供应商的协商确定，包括支票、汇票、电汇、网上支付等。四、采购预算管理（一）预算编制1.采购部门根据公司年度业务计划和采购需求预测，编制年度采购预算草案，明确各类采购项目的预算金额、预算执行时间等信息。2.采购预算草案应提交财务部门进行审核，财务部门结合公司财务状况、资金安排等因素，对采购预算草案进行调整和完善，形成年度采购预算方案。3.年度采购预算方案经采购决策委员会审议通过后，报公司董事会批准，作为公司年度预算的重要组成部分。（二）预算执行与控制1.预算执行：采购部门严格按照批准的采购预算执行采购任务，确保采购活动在预算范围内进行。如因特殊情况需要调整采购预算，应按照公司内部预算调整流程进行审批。2.预算控制：财务部门定期对采购预算执行情况进行监控和分析，及时发现预算执行过程中的偏差，并采取相应措施进行纠正。采购部门应配合财务部门做好预算控制工作，提供相关采购数据和信息。五、采购风险管理（一）风险识别与评估1.采购部门定期对采购活动进行风险识别，分析可能存在的风险因素，如供应商违约风险、质量风险、价格波动风险、法律风险等。2.对识别出的风险因素进行评估，确定其发生的可能性和影响程度，为制定风险应对措施提供依据。（二）风险应对措施1.供应商违约风险应对：在采购合同中明确违约责任条款，要求供应商提供履约保证金或银行保函；加强对供应商的日常管理和监督，定期评估供应商的履约能力；建立供应商违约应急预案，如寻找替代供应商、调整采购计划等，以降低供应商违约对公司业务的影响。2.质量风险应对：在采购合同中明确质量标准和验收条款，加强对采购物资和服务的验收工作；要求供应商提供质量保证文件和售后服务承诺；定期对供应商的产品质量进行抽检，发现质量问题及时要求供应商整改或更换产品。3.价格波动风险应对：关注市场价格动态，与供应商协商签订价格调整条款或采用套期保值等金融工具锁定采购价格；建立采购价格预警机制，及时调整采购策略，降低价格波动对采购成本的影响。4.法律风险应对：加强对采购人员的法律法规培训，提高法律意识；在采购合同签订前，由法务部门进行严格审核；定期对采购合同进行合规检查，确保采购活动符合法律法规要求。六、采购绩效评估（一）评估指标1.采购成本：评估采购价格与市场价格的差异、采购成本的节约情况等。2.采购质量：评估采购物资和服务的质量符合要求的程度、因质量问题导致的损失情况等。3.交货及时性：评估供应商按时交货的比例、交货延迟对公司业务的影响程度等。4.供应商管理：评估供应商的选择、评估、关系维护等方面的工作效果。5.采购流程合规性：评估采购活动是否符合公司采购制度和相关法律法规要求。（二）评估方法1.定期评估：采购部门定期对采购绩效进行评估总结，形成采购绩效报告，提交采购决策委员会和公司管理层。评估周期可根据实际情况确定，一般为季度或年度。2.数据分析：通过对采购数据的统计分析来评估采购绩效，如采购成本的变化趋势、交货延迟率、质量合格率等。3.问卷调查：向需求部门、使用部门等相关部门发放问卷调查，了解他们对采购工作的满意度和意见建议。4.现场检查：对采购项目的执行情况进行现场检查，核实采购物资和服务的实际情况与合同约定是否相符。（三）结果应用1.根据采购绩效评估结果，对采购部门和采购人员进行奖惩。对表现优秀者给予表彰、