湖南局采购管理制度

PAGE湖南局采购管理制度一、总则（一）目的为加强湖南局采购管理工作，规范采购行为，提高采购效率，保证采购质量，控制采购成本，防范采购风险，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于湖南局机关及所属各单位（以下统称“各单位”）的货物、工程和服务采购活动。（三）基本原则1.依法依规原则：严格遵守国家法律法规及相关行业标准，确保采购活动合法合规。2.公开公正原则：采购过程应公开透明，公平对待所有供应商，确保采购结果公正合理。3.效益优先原则：在保证采购质量的前提下，充分考虑采购成本，追求采购效益最大化。4.诚实守信原则：采购活动各方应诚实守信，严格履行合同约定。二、采购组织与职责（一）采购决策机构湖南局成立采购领导小组，作为采购决策机构，负责审定采购计划、采购方式、采购预算等重大事项。采购领导小组由局领导及相关部门负责人组成。（二）采购执行部门各单位设立采购工作小组，作为采购执行部门，负责具体采购项目的组织实施。采购工作小组应配备专业人员，明确职责分工，确保采购工作顺利进行。（三）相关部门职责1.需求部门：负责提出采购需求，明确采购项目的规格、数量、质量等要求，并对采购项目的实施效果负责。2.财务部门：负责审核采购预算，监督采购资金的使用，参与采购合同的审核。3.审计部门：负责对采购活动进行审计监督，检查采购程序的合规性、采购结果的公正性等。4.纪检监察部门：负责对采购活动中的违规违纪行为进行调查处理，维护采购秩序。三、采购预算管理（一）预算编制各单位应根据工作需要和实际情况，科学合理地编制采购预算。采购预算应明确采购项目的名称、规格、数量、金额等内容，并按照规定的格式和程序进行申报。（二）预算审核财务部门负责对采购预算进行审核，重点审核预算的合理性、准确性和合规性。审核通过的采购预算报采购领导小组审定。（三）预算执行采购预算一经审定，必须严格执行。各单位应按照预算安排组织采购活动，不得擅自调整或突破预算。如因特殊情况需要调整预算，应按照规定的程序进行申报和审批。四、采购方式（一）公开招标1.达到公开招标数额标准的采购项目，应当采用公开招标方式。公开招标应通过国家指定的媒体发布招标公告，邀请不特定的供应商参加投标。2.招标文件应明确招标项目的技术规格、商务条款、评标标准等内容，确保投标人能够准确理解招标要求。（二）邀请招标1.符合下列情形之一的采购项目，可以采用邀请招标方式：具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的；采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的。2.采用邀请招标方式的，采购工作小组应从符合相应资格条件的供应商中，通过随机方式选择三家以上的供应商，并向其发出投标邀请书。（三）竞争性谈判1.符合下列情形之一的采购项目，可以采用竞争性谈判方式：招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；不能事先计算出价格总额的。2.采用竞争性谈判方式的，采购工作小组应成立谈判小组，与符合资格条件的供应商就采购项目的技术、商务、价格等条款进行谈判。谈判小组应按照谈判文件规定的谈判程序、评定成交的标准等事项与供应商进行谈判，并确定成交供应商。（四）单一来源采购1.符合下列情形之一的采购项目，可以采用单一来源采购方式：只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购地；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。2.采用单一来源采购方式的，采购工作小组应与供应商进行协商，在保证采购项目质量和双方商定合理价格的基础上确定成交供应商。（五）询价1.采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目，可以采用询价方式采购。2.采用询价方式的，采购工作小组应向三家以上的供应商发出询价通知书，要求其一次报出不得更改的价格。采购工作小组根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商。五、采购程序（一）采购申请需求部门根据工作需要提出采购申请，并填写《采购申请表》，详细说明采购项目的名称、规格、数量、质量要求、预算金额、采购方式等内容。采购申请表应经部门负责人审核签字后报采购工作小组。（二）采购审批采购工作小组收到采购申请表后，对采购申请进行审核。审核内容包括采购需求的合理性、采购方式的合规性、采购预算的准确性等。审核通过的采购申请报采购领导小组审批。采购领导小组根据采购项目的性质和金额大小，按照规定的审批权限进行审批。（三）采购实施1.制定采购文件：采购工作小组根据采购项目的特点和采购方式要求，制定采购文件。采购文件应包括招标文件、谈判文件邀请函、询价通知书等。采购文件应明确采购项目的技术规格、商务条款、评标标准、报价要求等内容。2.发布采购信息：采用公开招标、邀请招标方式的采购项目，应通过国家指定的媒体发布招标公告或投标邀请书。采用竞争性谈判、单一来源采购、询价方式的采购项目，应向符合资格条件的供应商发出邀请函或询价通知书。3.组织采购活动：采购工作小组按照采购文件规定的程序组织采购活动。在采购活动过程中，应严格遵守相关法律法规和行业标准，确保采购活动的公平、公正、公开。4.评审与确定成交供应商：对于采用招标、谈判、询价方式的采购项目，采购工作小组应组织评审小组进行评审。评审小组应按照采购文件规定的评标标准、谈判标准、询价标准等对供应商的投标文件、谈判响应文件、询价报价文件进行评审，并确定成交供应商。（四）合同签订采购项目确定成交供应商后，采购工作小组应与成交供应商签订采购合同。采购合同应明确采购项目的名称、规格、数量、质量要求、价格、交货时间、交货地点、付款方式、违约责任等内容。采购合同应经法律部门审核后签订。（五）采购验收1.采购项目到货后，需求部门应及时组织验收。验收人员应按照采购合同的要求，对采购项目的数量、质量、规格等进行验收。2.验收合格的，验收人员应签署验收报告。验收报告应包括采购项目的名称、规格、数量、验收情况等内容。验收不合格的，需求部门应及时与供应商协商解决，要求供应商采取补货、换货、退货等措施，直至验收合格。（六）采购付款财务部门应按照采购合同的约定，及时办理采购付款手续。付款前，财务部门应审核采购合同执行情况、验收报告等相关资料，确保付款依据充分、手续齐全。六、采购风险管理（一）风险识别各单位应建立采购风险识别机制，定期对采购活动进行风险评估，识别可能存在的风险因素，如供应商违约风险、采购价格风险、采购质量风险采购程序合规风险等。（二）风险评估对识别出的采购风险，应进行风险评估，评估风险发生的可能性和影响程度。根据风险评估结果，确定风险等级，为风险应对提供依据。（三）风险应对针对不同等级的采购风险，应采取相应的风险应对措施。对于高风险事项，应制定专项应对方案，采取重点监控、加强审核等措施；对于一般风险事项，应采取常规的风险控制措施，如完善采购制度、加强供应商管理等。七、监督与检查（一）内部监督1.审计部门应定期对采购活动进行审计监督，检查采购程序的合规性、采购结果公正性、采购资金使用合理性等。审计部门应出具审计报告，对发现的问题提出整改意见。2.纪检监察部门应加强对采购活动的监督检查，严肃查处采购活动中的违规违纪行为。对违反本制度规定的单位和个人，应依法依规追究责任。（二）外部监督积极接受上级主管部门、财政部门、审计机关等外部部门的监督检查，及时整改存在的问题，不断提高采购管理水平。八、信息管理（一）采购档案管理采购工作小组应建立完善的采购档案管理制度，对采购活动过程中形成的文件、资料进行整理、归档和保管采购档案应包括采购申请表采购文件、投标文件、谈判记录、询价报价文件、采购合同、验收报告、付款凭证等。采购档案应保存一定期限，以