湖北电子化采购制度

PAGE湖北电子化采购制度一、总则（一）目的为了规范湖北地区的电子化采购活动，提高采购效率，降低采购成本，保证采购质量，加强采购监督管理，依据相关法律法规，结合湖北实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于湖北地区各级国家机关、事业单位和团体组织，使用财政性资金进行的货物、工程和服务采购活动，以及国有企业、民营企业等各类组织通过电子化平台进行的采购活动。（三）基本原则1.公开透明原则采购活动信息应全面、准确、及时地在电子化平台上公开，确保采购过程和结果的透明度，接受社会监督。2.公平竞争原则营造公平竞争的市场环境，鼓励符合条件的供应商参与采购活动，保障其平等获取采购信息和参与竞争的权利。3.公正原则采购活动应严格按照规定的程序和标准进行，确保采购结果的公正性，维护各方合法权益。4.诚实信用原则采购当事人应诚实守信，履行各自的义务，不得隐瞒真实情况、提供虚假材料或采取不正当手段谋取利益。（四）定义1.电子化采购指利用现代信息技术，通过电子化采购平台完成采购信息发布、供应商报名、采购文件获取、投标（响应）文件提交、开标（评审）、结果公示等采购全过程的活动。2.采购平台由政府部门或相关机构搭建的，用于集中发布采购信息、开展采购交易活动的电子化系统。3.采购当事人包括采购人、供应商和采购代理机构等参与采购活动的各方主体。二、采购平台建设与管理（一）平台建设1.平台规划采购平台应根据湖北地区采购业务需求和发展趋势，进行科学合理的规划设计，确保平台功能完善、操作便捷、安全可靠。2.技术架构采用先进的信息技术架构，具备数据处理、信息存储、网络传输、安全防护等功能，支持多种采购方式和业务流程。3.功能模块涵盖采购项目管理、供应商管理、采购文件管理、投标（响应）文件管理、开标（评审）管理、结果公示管理、电子支付管理等核心功能模块，并根据实际需要不断优化和扩展。（二）平台管理1.运行维护建立专业的运维团队，负责采购平台的日常运行维护，及时处理系统故障和技术问题，确保平台稳定运行。2.安全管理加强采购平台的安全防护，采取防火墙、加密技术、身份认证、访问控制等措施，保障采购信息的安全保密，防止数据泄露和恶意攻击等安全事件发生。3.数据管理建立完善的数据管理制度，对采购过程中产生的各类数据进行规范采集、存储、分析和利用，为采购决策提供数据支持。4.用户培训定期组织采购当事人进行平台操作培训和业务指导，提高其对电子化采购系统的操作熟练程度和业务水平。三、采购流程（一）采购计划编制1.需求申报采购人根据实际工作需要，按照规定格式在电子化采购平台上申报采购项目需求，明确采购货物、工程或服务的名称、规格、数量、技术要求、预算金额等内容。2.计划审核采购单位内部对采购计划进行审核，重点审查采购需求的合理性、必要性和合规性，确保采购计划符合相关政策法规和单位实际情况。审核通过后，提交至财政部门等相关部门进行审批。3.计划下达财政部门等审批部门对采购计划进行审核批复后，采购人将采购计划下达至采购平台执行。（二）采购信息发布1.采购项目公告采购人或采购代理机构根据采购计划，在采购平台上发布采购项目公告，详细介绍采购项目的基本情况、采购需求、采购方式、采购程序、供应商资格条件、报名时间、投标（响应）截止时间等信息。2.采购文件获取供应商通过采购平台获取采购文件，采购文件应包括采购项目要求、采购合同条款、投标（响应）文件格式等内容。供应商应按照采购文件要求编制投标（响应）文件。（三）供应商报名与资格审查1.报名登记供应商在采购平台上进行报名登记，提交相关资质证明文件和业绩证明材料等，表明其参与采购项目的意愿和资格条件符合要求。2.资格审查采购人或采购代理机构根据采购文件规定的资格条件，对报名供应商进行资格审查。审查方式可包括资格预审和资格后审，通过查阅资料、实地考察、信用查询等手段，确定供应商是否具备参与采购项目的资格。（四）投标（响应）文件提交1.文件编制供应商按照采购文件要求，编制投标（响应）文件，内容应包括商务部分、技术部分、价格部分等，确保投标（响应）文件真实、准确、完整。2.电子签章投标（响应）文件应按照规定进行电子签章，以保证文件的法律效力和真实性。电子签章应符合国家相关法律法规和技术标准要求。3.文件上传供应商在投标（响应）截止时间前，将投标（响应）文件通过采购平台上传至指定位置。上传成功后，系统自动记录上传时间和文件信息。（五）开标（评审）1.开标采购项目开标时，采购平台自动开启投标（响应）文件，采购人、采购代理机构和供应商等相关人员通过网络远程参与开标活动。开标过程应全程记录，包括开标时间、地点、唱标内容等信息。2.评审根据采购项目的特点和要求，组建评审委员会。评审委员会成员通过采购平台对投标（响应）文件进行评审，按照评审标准和方法，对供应商的商务、技术、价格等方面进行综合评价，推荐中标候选人或成交供应商。评审过程应严格保密，评审委员会成员应独立评审，不得泄露评审情况。（六）结果公示与中标（成交）通知发放1.结果公示采购项目评审结束后，采购人或采购代理机构在采购平台上发布采购结果公示，公示内容包括中标（成交）供应商名称、中标（成交）金额、主要中标（成交）标的等信息，公示期不得少于规定天数。公示期间接受社会监督，如有质疑或投诉，应按照规定程序处理。2.中标（成交）通知发放公示无异议后，采购人或采购代理机构向中标（成交）供应商发放中标（成交）通知书，中标（成交）通知书具有法律效力，是签订采购合同的依据之一。（七）合同签订与履行1.合同签订中标（成交）供应商与采购人应在中标（成交）通知书发出之日起规定时间内，按照采购文件和投标（响应）文件的内容，通过采购平台签订采购合同。采购合同应明确双方的权利和义务，包括货物、工程或服务规格、数量、价格、交货（服务）时间、质量标准、验收方式等条款。2.合同履行采购合同签订后，双方应严格按照合同约定履行各自义务。采购人应及时支付采购资金，中标（成交）供应商应按时、按质、按量提供货物、工程或服务。在合同履行过程中，如发生合同变更、中止或终止等情况，应按照相关法律法规和合同约定办理手续，并在采购平台上进行记录。四、采购方式（一）公开招标1.适用范围适用于采购货物、工程或服务数额较大、技术复杂、有较多潜在供应商可供选择的采购项目。2.招标程序按照本制度规定的采购流程，在采购平台上发布公开招标公告、编制招标文件、组织开标、评审和中标（成交）结果公示等活动。公开招标应严格遵循公开、公平、公正的原则，确保所有符合条件的供应商都有平等参与竞争的机会。(二)邀请招标1.适用范围具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的；采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的采购项目。2.邀请程序采购人或采购代理机构通过采购平台从符合相应资格条件的供应商中随机邀请三家以上供应商，并向其发出投标邀请书。被邀请供应商应按照采购文件要求参与投标，后续评审等程序与公开招标类似。（三）竞争性谈判1.适用范围招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；不能事先计算出价格总额的采购项目。谈判程序：采购平台发布竞争性谈判公告，邀请符合条件的供应商参与谈判。谈判小组与供应商进行多轮谈判，供应商根据谈判情况进行报价和方案调整。谈判结束后，谈判小组按照谈判文件规定的评定成交标准，确定成交供应商。（四）单一来源采购1.适用范围只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的采购项目。2.采购程序采购人或采购代理机构在采购平台上公示单一来源采购理由，经批准后与单一供应商进行协商谈判，确定采购价格和合同条款等内容。单一来源采购应严格履行审批手续，确保采购的必要性和合理性。（五）询价1.适用范围采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目。2.询价程序采购人或采购代理机构向不少于三家的供应商发出询价通知书，供应商在规定时间内报价。采购人根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商。询价过程应在采购平台上记录相关信息，保证采购活动的规范透明。五、监督管理(一)内部监督1.采购人监督采购人应建立健全内部监督机制，对本单位采购活动进行全过程监督，确保采购行为符合法律法规和单位内部规定要求。加强对采购需求申报、采购计划编制、采购过程执行、合同签订与履行等环节的监督检查及时发现和纠正问题。2.采购代理机构监督采购代理机构应加强自身内部管理，建立完善的质量控制和监督制度，对采购项目的代理活动进行规范操作和监督。严格按照采购代理协议履行职责，确保采购代理服务质量和公正性。（二）财政监督1.预算管理监督财政部门加强对采购项目预算的审核和管理，确保采购资金的合理安排和使用。对采购项目预算执行情况进行监督检查，防止超预算采购等违规行为发生。2.采购资金支付监督财政部门负责对采购资金支付进行监督管理，按照采购合同约定和财政资金支付程序，及时、足额支付采购资金。加强对采购资金支付凭证的审核，确保资金支付的真实性、合法性和合规性。（三）审计监督审计部门依法对采购项目进行审计监督，重点审查采购项目的预算执行情况、采购程序合规性、采购合同履行情况、采购资金使用效益等方面。通过审计监督，发现问题及时督促整改，严肃查处采购活动中的违法违规行为。（四）社会监督1.供应商监督供应商有权对采购活动中的违法违规行为进行投诉和举报，维护自身合法权益。采购平台应设立专门的投诉举报渠道，及时受理供应商的投诉举报，并按照规定程序进行处理。2.社会公众监督鼓励社会公众对采购活动进行监督，对发现的问题可通过采购平台、政府网站、媒体等渠道进行反映。采购活动相关信息应及时公开，接受社会公众的监督和评价。六、法律责任（一）采购人责任采购人有下列情形之一的，责令限期改正，给予警告，可以并处罚款，对直接负责的主管人员和其他直接责任人员依法给予处分，并予以通报：1.未按照本制度规定编制采购计划、进行采购信息发布、组织开标（评审）等采购活动的；2.擅自提高采购标准、变更采购方式、规避采购程序的；3.与供应商或者采购代理机构恶意串通的；4.在采购过程中接受贿赂或者获取其他不正当利益的；5.未按照采购合同约定履行义务的；6.其他违反本制度规定的行为。（二）供应商责任供应商有下列情形之一的，处以采购金额千分之五以上千分之十以下的罚款，列入不良行为记录名单，在一至三年内禁止参加湖北地区的采购活动，有违法所得的，并处没收违法所得，情节严重的，由工商行政管理机关吊销营业执照；构成犯罪的，依法追究刑事责任：1.提供虚假材料谋取中标、成交的；2.采取不正当手段诋毁、排挤其他供应商的；3.与采购人、其他供应商或者采购代理机构恶意串通的；4.向采购人、采购代理机构行贿或者提供其他不正当利益的；5.在招标采购过程中与采购人进行协商谈判的；6.拒绝有关部门监督检查或者提供虚假情况的；7.其他违反本制度规定的行为。（三）采购代理机构责任采购代理机构有下列情形之一的，责令限期改正，给予警告，可以并处罚款，对直接负责的主管人员和其他直接责任人员依法给予处分，并予以通报：1.未按照本制度规定履行采