湛江市采购业务管理制度

PAGE湛江市采购业务管理制度一、总则（一）目的为规范湛江市各单位采购业务流程，加强采购管理，提高采购效率，保证采购质量，控制采购成本，防范采购风险，依据国家相关法律法规及行业标准，结合本市实际情况，制定本管理制度。（二）适用范围本制度适用于湛江市行政区域内各级国家机关、事业单位、社会团体以及国有企业等单位（以下统称“采购人”）的采购活动。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规，确保采购行为合法合规。2.公开透明原则：采购信息应公开透明，采购过程应接受社会监督。3.公平竞争原则：通过公平竞争，选择最优的供应商和采购方案，确保采购质量和效益。4.诚实信用原则：采购人、供应商及相关参与方应诚实守信，履行各自的权利和义务。二、采购组织与职责（一）采购决策机构各采购人应设立采购决策机构，如采购领导小组或采购委员会等，负责审议重大采购事项，包括采购预算、采购方式、采购合同等。采购决策机构应明确职责分工，确保决策的科学性和公正性。（二）采购执行部门采购人应设立专门的采购执行部门，负责具体采购业务的实施。采购执行部门应配备专业的采购人员，明确采购人员的岗位职责，确保采购工作的顺利开展。采购人员应具备相应的专业知识和技能，熟悉采购流程和法律法规。（三）其他相关部门1.需求部门：负责提出采购需求，明确采购项目的技术规格、数量、质量要求等，并对采购结果进行验收。2.财务部门：负责审核采购预算，监督采购资金的使用，参与采购合同的审核，并进行采购项目的财务核算。3.审计部门：负责对采购活动进行审计监督，检查采购程序是否合规，采购结果是否合理，防范采购风险。三、采购预算管理（一）预算编制1.采购人应根据本单位的工作需要和事业发展规划，编制年度采购预算。采购预算应明确采购项目名称、数量、规格、金额等内容，并按照财政部门的要求进行细化和分类。2.采购预算编制应遵循“量入为出、收支平衡”的原则，充分考虑本单位的财力状况和实际需求，确保采购预算的合理性和可行性。3.采购预算编制过程中，需求部门应与采购执行部门充分沟通，结合市场价格行情，合理确定采购项目的预算金额。财务部门应加强对采购预算的审核，确保预算编制的准确性。（二）预算执行1.采购人应严格按照批准的采购预算执行采购活动，不得擅自调整或突破预算。如因特殊原因需要调整采购预算,应按照规定的程序报经原预算审批部门批准。2.采购执行部门应根据采购预算安排，合理制定采购计划，明确采购项目的实施时间、采购方式、采购进度等，确保采购活动按计划有序进行。3.财务部门应加强对采购资金的管理，严格按照预算安排支付采购款项，确保采购资金专款专用，防止资金浪费和挪用。（三）预算监督与考核1.审计部门应定期对采购预算的执行情况进行审计监督，检查采购预算是否严格执行，有无超预算采购、无预算采购等情况。对发现的问题，应及时提出整改意见，并督促采购人进行整改。2.采购人应建立采购预算执行考核机制，对采购执行部门和相关人员的预算执行情况进行考核评价。考核结果应与绩效挂钩，激励采购人员严格执行采购预算，提高采购资金使用效益。四、采购方式管理（一）公开招标1.公开招标是指采购人以招标公告的方式邀请不特定的供应商参加投标，从中择优选择中标供应商并与之签订采购合同的采购方式。2.达到公开招标数额标准的采购项目，应当采用公开招标方式。公开招标数额标准按照国家和湛江市有关规定执行。3.采购人应按照法定程序编制招标文件，明确招标项目的技术规格、数量、质量要求、评标标准等内容。招标文件应符合法律法规和行业标准的要求，确保公平竞争。4.采购人应通过指定的媒体发布招标公告，公告内容应包括招标项目名称、招标内容、投标人资格要求、投标截止时间、开标时间及地点等信息。招标公告应确保潜在供应商能够及时获取相关信息。5.采购人应组织开标、评标活动，按照招标文件规定的评标标准和方法进行评标，确定中标供应商。评标过程应严格保密，确保评标结果的公正性。6.采购人应在中标通知书发出之日起三十日内，按照招标文件和中标供应商的投标文件签订采购合同。采购合同应明确双方的权利和义务，确保采购项目的顺利实施。（二）邀请招标1.邀请招标是指采购人以投标邀请书的方式邀请特定的供应商参加投标，从中择优选择中标供应商并与之签订采购合同的采购方式。2.符合下列情形之一的采购项目，可以采用邀请招标方式：具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的；采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的。3.采购人应按照规定的程序确定邀请招标的供应商名单。邀请招标的供应商数量不得少于三家。4.采购人应向被邀请的供应商发出投标邀请书，投标邀请书的内容应包括招标项目名称、招标内容、投标人资格要求、投标截止时间、开标时间及地点等信息。5.邀请招标的开标、评标等程序按照公开招标的相关规定执行。（三）竞争性谈判1.竞争性谈判是指采购人通过与符合相应资格条件的不少于三家的供应商分别谈判，商定价格、条件和合同条款，从中确定成交供应商的采购方式。2.符合下列情形之一的采购项目，可以采用竞争性谈判方式：招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；不能事先计算出价格总额的。3.采购人应成立谈判小组，谈判小组由采购人代表和有关专家共三人以上单数组成，其中专家的人数不得少于成员总数的三分之二采购项目。4.采购人应向符合资格条件的供应商发出谈判文件，谈判文件应明确谈判项目的技术规格、数量、质量要求、谈判程序、成交标准等内容。5.谈判小组应与供应商进行谈判，在谈判过程中，谈判小组可以要求供应商对谈判文件作出澄清、说明或者更正。谈判结束后，谈判小组应要求所有参加谈判的供应商在规定时间内进行最后报价，采购人从谈判小组提出的成交候选人中根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商，并将结果通知所有参加谈判的未成交供应商。6.采购人应在成交供应商确定之日起三十日内，与成交供应商签订采购合同。（四）单一来源采购1.单一来源采购是指采购人从某一特定供应商处采购货物、工程或服务的采购方式。2.符合下列情形之一的采购项目，可以采用单一来源采购方式：只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。3.采购人应组织成立单一来源采购小组，单一来源采购小组由采购人代表和有关专家共三人以上单数组成，其中专家的人数不得少于成员总数的三分之二。4.采购人应向拟采用单一来源采购方式的供应商发出协商文件协商文件，应明确采购项目的技术规格、数量、质量要求、协商程序、成交标准等内容。5.单一来源采购小组应与供应商进行协商，在协商过程中，单一来源采购小组可以要求供应商对协商文件作出澄清、说明或者更正。协商结束后，单一来源采购小组应根据符合采购需求、质量和服务相等的原则确定成交供应商，并将结果通知所有参加协商的未成交供应商。6.采购人应在成交供应商确定之日起三十日内，与成交供应商签订采购合同。（五）询价1.询价是指采购人向有关供应商发出询价单让其报价，在报价基础上进行比较并确定最优供应商的一种采购方式。2.采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目，可以采用询价方式采购。3.采购人应成立询价小组，询价小组由采购人代表和有关专家共三人以上单数组成，其中专家的人数不得少于成员总数的三分之二。4.采购人应向符合资格条件的供应商发出询价通知书，询价通知书应明确询价项目的技术规格、数量、质量要求、询价程序、成交标准等内容。5.询价小组应要求被询价的供应商一次报出不得更改的价格，采购人根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商，并将结果通知所有被询价的未成交供应商。6.采购人应在成交供应商确定之日起三十日内，与成交供应商签订采购合同。五、采购程序管理（一）采购申请与审批1.需求部门根据本单位的工作需要，填写采购申请表，明确采购项目名称、规格型号、数量、质量要求预算金额、采购时间等内容，并提交采购执行部门。2.采购执行部门收到采购申请表后，应进行初步审核，审核内容包括采购项目是否符合采购预算、采购方式是否合规等。如审核通过，采购执行部门应将采购申请表提交采购决策机构进行审批。3.采购决策机构应按照规定的程序对采购申请表进行审批。审批通过后，采购执行部门应按照批准的采购申请组织实施采购活动。（二）采购文件编制与发布1.根据采购方式的不同，采购执行部门应编制相应的采购文件，如招标文件、谈判文件、询价通知书等。采购文件应明确采购项目的技术规格、数量质量要求评标标准、合同条款等内容确保采购文件的合法性、完整性和公正性。2.采购执行部门应按照规定的程序发布采购文件，如通过指定媒体发布招标公告、向邀请招标的供应商发出投标邀请书、向符合资格条件的供应商发出谈判文件或询价通知书等。采购文件的发布应确保潜在供应商能够及时获取相关信息。（三）供应商选择与采购合同签订1采购执行部门应按照采购文件规定的程序和标准选择供应商。对于公开招标、邀请招标项目，应组织开标、评标活动，确定中标供应商；对于竞争性谈判项目，应与供应商进行谈判，确定成交供应商；对于单一来源采购项目，应与供应商进行协商，确定成交供应商；对于询价项目，应要求供应商报价，确定成交供应商。2.在确定供应商后，采购人应与供应商签订采购合同。采购合同应明确双方的权利和义务，包括采购项目的名称、规格型号、数量、质量要求、价格、交货时间、交货地点、付款方式、违约责任等内容。采购合同应符合法律法规和行业标准的要求，确保采购项目的顺利实施。（四）采购项目验收1.采购项目完成后，需求部门应按照采购合同的要求对采购项目进行验收。验收内容包括采购项目的数量、规格型号、质量、性能等是否符合合同约定。2.需求部门应成立验收小组，验收小组由需求部门代表和相关专业人员组成。验收小组应按照规定的程序进行验收，并出具验收报告。验收报告应包括验收项目名称、验收依据、验收内容、验收结论等内容。3.如采购项目验收不合格，需求部门应及时通知供应商进行整改或退换货。供应商应按照要求进行整改或退换货，直至采购项目验收合格。(五)采购资金支付1.财务部门应根据采购合同和验收报告，审核采购资金支付申请。审核内容包括采购项目是否已验收合格、采购资金是否已按合同约定支付等。2.财务部门审核通过后，应按照规定的程序办理采购资金支付手续。采购资金支付应严格按照财政部门的有关规定执行，确保采购资金专款专用，防止资金浪费和挪用。六、采购风险管理（一）风险识别与评估1.采购人应建立采购风险识别与评估机制，定期对采购活动中可能存在的风险进行识别和评估。采购风险包括法律风险、市场风险、质量风险、廉洁风险等。2.采购执行部门应会同相关部门，对采购项目的特点、市场环境、供应商情况等进行分析，识别可能存在的风险因素，并评估风险发生的可能性和影响程度。（二）风险应对措施1.针对不同类型的采购风险，采购人应制定相应的风险应对措施。对于法律风险，应加强对法律法规的学习和理解，确保采购活动合法合规；对于市场风险，应加强市场调研，合理确定采购价格和采购时机，降低市场波动对采购活动的影响；对于质量风险，应加强对供应商的质量管理，严格验收采购项目，确保采购项目质量符合要求；对于廉洁风险，应加强对采购人员的廉洁教育，建立健全廉洁监督机制，防止采购过程中出现腐败行为。2.采购人应定期对风险应对措施的执行情况进行检查和评估，及时发现问题并进行调整和改进，确保风险应对措施的有效性。（三）风险监控与预警1.采购人应建立采购风险监控与预警机制，对采购活动中的风险进行实时监控。采购执行部门应定期收集采购项目的相关信息，如采购进度、供应商履约情况、采购资金支付情况等，并对这些信息进行分析，及时发现潜在的风险因素。2采购执行部门应根据风险监控的结果，及时发出风险预警信号，并采取相应的措施进行处理。对于风险预警信号，采购决策机构应及时进行研究和决策，制定应对措施，确保采购活动的顺利进行。七、监督与检查（一）内部监督1.采购人应建立健全内部监督机制，加强对采购活动的全过程监督。审计部门应定期对采购活动进行审计监督，检查采购程序是否合规，采购结果是否合理，防范采购风险。2.采购执行部门应定期向采购决策机构报告采购工作进展情况，接受采购决策机构的监督和指导。采购决策机构应加强对采购执行部门的监督，确保采购工作按照规定的程序和要求进行。3.需求部门、财务部门等相关部门应按照各自的职责，对采购活动进行监督。需求部门应参与采购项目的验收工作，确保采购项目符合需求；财务部门应加强对采购资金的管理，监督采购资金的使用情况。（二）外部监督1.湛江市财政部门应加强对采购人采购活动的监督管理，定期对采购人的采购预算执行情况、采购方