湖南单位采购内控制度

PAGE湖南单位采购内控制度一、总则（一）目的为了加强湖南单位采购内部控制，规范采购行为，防范采购风险，提高采购效率和效益，确保采购活动合法合规、公平公正、公开透明，根据国家相关法律法规和行业标准，结合本单位实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于湖南单位机关及所属各部门、各分支机构的采购活动，包括货物、工程和服务的采购。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动应当符合国家法律法规和政策要求，严格遵守相关程序和规定。2.公平公正原则：采购活动应当遵循公平竞争、公正评审的原则，确保所有参与采购的供应商享有平等的机会。3.公开透明原则：采购活动应当公开采购信息和采购过程，接受内部监督和社会监督。4.效益原则：采购活动应当注重提高采购效率和效益，降低采购成本，实现物有所值。5.风险防控原则：采购活动应当建立健全风险防控机制，识别、评估和应对采购过程中的各种风险。二、采购组织与职责（一）采购决策机构成立湖南单位采购领导小组，作为采购决策机构，负责审定采购政策、采购计划、采购预算、采购方式、采购合同等重大采购事项。采购领导小组由单位主要领导担任组长，相关部门负责人为成员。（二）采购执行机构设立湖南单位采购管理部门，作为采购执行机构，负责组织实施采购活动，包括编制采购文件、发布采购信息、组织评审、签订采购合同等。采购管理部门应当配备专业的采购人员，明确岗位职责，确保采购工作的顺利开展，并接受采购领导小组的领导和监督。（三）采购需求部门各部门、各分支机构作为采购需求部门，负责提出采购需求，参与采购文件编制、评审等工作，配合采购管理部门签订采购合同，并负责验收采购项目。采购需求部门应当指定专人负责采购相关工作，确保采购需求的合理性和准确性。(四)监督部门设立湖南单位采购监督部门，负责对采购活动进行全过程监督，检查采购活动是否符合法律法规、政策要求和本制度规定，受理对采购活动的投诉举报，查处采购活动中的违法违规行为。监督部门应当独立行使监督职责，不受其他部门的干涉。三、采购预算管理（一）预算编制采购需求部门应当结合本部门工作实际和事业发展规划，在每年年底前编制下一年度采购预算，明确采购项目名称、采购内容、采购数量、采购预算金额等。采购预算应当按照规定的格式和要求进行编制，并报采购管理部门审核。采购管理部门应当对采购预算进行汇总、审核，报采购领导小组审定。（二）预算执行采购管理部门应当严格按照审定的采购预算组织实施采购活动，不得擅自突破预算。如因特殊情况需要调整采购预算的，应当按照规定的程序进行审批。采购需求部门应当严格控制采购支出，确保采购资金的合理使用。（三）预算监督采购监督部门应当定期对采购预算执行情况进行监督检查，发现问题及时督促整改。采购管理部门应当定期向采购领导小组报告采购预算执行情况，接受采购领导小组的监督。四、采购计划管理（一）计划编制采购管理部门应当根据采购预算和工作实际，在每年年初编制年度采购计划，明确采购项目的实施时间安排、采购方式、采购组织形式等。采购计划应当报采购领导小组审定。（二）计划执行采购管理部门应当按照审定的采购计划组织实施采购活动，确保采购项目按时完成。采购需求部门应当按照采购计划的要求，及时提供采购所需的相关资料和信息，配合采购管理部门做好采购工作。（三）计划调整如因特殊情况需要调整采购计划的，应当按照规定的程序进行审批。采购管理部门应当及时将调整后的采购计划通知采购需求部门和相关部门。五、采购方式管理（一）公开招标公开招标是指采购人依法以招标公告的方式邀请不特定的供应商参加投标的采购方式。符合下列情形之一的货物、工程和服务，可以采用公开招标方式采购：1.采购货物、工程和服务达到规定的限额标准以上的；2.采购项目技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；3.采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；4.不能事先计算出价格总额的。（二）邀请招标邀请招标是指采购人依法从符合相应资格条件的供应商中随机邀请三家以上供应商，并以投标邀请书的方式邀请其参加投标的采购方式。符合下列情形之一的货物、工程和服务，可以采用邀请招标方式采购：1.具有特殊性,只能从有限范围的供应商处采购的；2.采用公开招标方式的费用占政府采购项目总价值的比例过大的。（三）竞争性谈判竞争性谈判是指采购人通过与符合相应资格条件的不少于三家的供应商分别谈判，商定价格、条件和合同条款，最后从中确定成交供应商的采购方式。符合下列情形之一的货物、工程和服务，可以采用竞争性谈判方式采购：1.招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；2.技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；3.采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；4.不能事先计算出价格总额的。（四）单一来源采购单一来源采购是指采购人从某一特定供应商处采购货物、工程和服务的采购方式。符合下列情形之一的货物、工程和服务，可以采用单一来源采购方式采购：1.只能从唯一供应商处采购的；2.发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；3.必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。(五)询价询价是指采购人向三家以上潜在供应商发出询价通知书，对供应商一次性报出的价格进行比较，最后按照符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商的采购方式。采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目，可以采用询价方式采购。（六）其他采购方式除上述采购方式外，法律法规规定的其他采购方式，如竞争性磋商、框架协议采购等，按照相关规定执行。（七）采购方式审批采用公开招标以外的采购方式的，应当在采购活动开始前，按照规定的程序报采购领导小组审批。采购管理部门应当在采购文件中明确采购方式及理由，并提供相关证明材料。六、采购文件管理（一）采购文件编制采购管理部门应当根据采购项目的特点和需求，编制采购文件。采购文件应当包括采购项目的技术规格、数量、质量要求、采购预算金额、采购方式、采购程序、评审标准、合同条款等内容。采购文件应当符合法律法规和行业标准的要求，确保采购活动的公平公正。（二）采购文件审核采购管理部门应当将编制好的采购文件报采购需求部门、采购监督部门等相关部门审核。采购需求部门应当对采购文件中涉及的技术规格、数量、质量要求等内容进行审核，确保采购需求的合理性和准确性。采购监督部门应当对采购文件的合法性、合规性进行审核，提出审核意见。采购管理部门应当根据审核意见对采购文件进行修改完善。（三）采购文件发布采购管理部门应当按照规定的方式和渠道发布采购文件，确保潜在供应商能够及时获取采购文件。采购文件发布后，采购管理部门应当及时解答潜在供应商对采购文件的疑问。（四）采购文件保存采购管理部门应当妥善保存采购文件副本，包括采购项目的采购文件、投标文件、评审记录、合同文本等，保存期限按照国家有关规定执行。采购文件保存期限届满后，应当按照规定进行销毁。七、采购评审管理（一）评审组织采购管理部门应当按照采购文件规定的评审方法和标准，组织成立评审小组，对供应商的投标文件进行评审。评审小组由采购人代表和评审专家组成，采购人代表不得担任评审小组组长。评审专家应当从政府采购评审专家库中随机抽取，评审专家人数应当符合规定要求。（二）评审程序1.评审小组应当对投标文件进行初步评审，审查投标文件是否符合采购文件的实质性要求，剔除无效投标文件。2.对通过初步评审的投标文件，评审小组应当按照采购文件规定的评审方法和标准进行详细评审，对投标文件的技术、商务、价格等方面进行综合评价，推荐中标候选人或成交供应商。3.评审小组应当按照规定的格式和要求编写评审报告，评审报告应当包括采购项目基本情况、评审过程、评审结果等内容。评审报告应当由评审小组全体成员签字确认。（三）评审纪律评审小组应当严格遵守评审纪律，客观公正地履行评审职责，不得与供应商进行私下接触，不得收受供应商的财物或者其他利益，不得泄露评审过程和评审结果。评审专家应当遵守职业道德规范，诚实守信，廉洁自律，保守秘密。（四）评审监督采购监督部门应当对评审活动进行现场监督，发现评审过程中有违法违规行为的，应当及时制止并依法处理。采购管理部门应当及时将评审结果通知采购需求部门和相关部门，并按照规定进行公示。八、采购合同管理（一）合同签订采购管理部门应当根据评审结果，按照规定的程序与中标供应商或成交供应商签订采购合同。采购合同应当明确采购项目的名称、规格、数量、质量标准、价格、交货时间、交货地点等内容，以及双方的权利义务和违约责任。采购合同应当符合法律法规和行业标准的要求，确保合同的合法性、有效性和可操作性。（二）合同审核采购管理部门应当将签订好的采购合同报采购需求部门、采购监督部门等相关部门审核。采购需求部门应当对采购合同中涉及的采购项目内容、质量标准、交货时间等内容进行审核，确保采购合同符合采购需求。采购监督部门应当对采购合同的合法性、合规性进行审核，提出审核意见。采购管理部门应当根据审核意见对采购合同进行修改完善。（三）合同履行采购合同签订后，采购管理部门应当督促供应商按照合同约定履行义务，及时协调解决合同履行过程中出现的问题。采购需求部门应当按照合同约定组织验收采购项目，确保采购项目符合质量要求。（四）合同变更与终止采购合同履行过程中，如因特殊情况需要变更合同内容的，应当按照规定的程序进行审批，并签订补充合同。如因不可抗力等原因需要终止合同的，应当按照规定的程序进行处理，并承担相应的法律责任。（五）合同存档采购管理部门应当妥善保存采购合同副本，包括采购合同文本、补充合同文本、合同变更记录、合同履行情况记录等，保存期限按照国家有关规定执行合同保存期限届满后，应当按照规定进行销毁。九、采购验收管理（一）验收组织采购需求部门应当按照采购合同约定组织验收采购项目。采购需求部门应当成立验收小组，验收小组由采购需求部门代表、技术专家等组成。验收小组应当按照采购合同约定的验收标准和方法进行验收，确保采购项目符合质量要求。（二）验收程序1.采购项目到货后,供应商应当向采购需求部门提交验收申请。采购需求部门应当及时组织验收小组进行验收，并通知采购管理部门和采购监督部门。2.验收小组应当对采购项目的数量、规格、质量等进行现场检查，对采购项目的技术性能进行测试，对采购项目的运行情况进行试运行。3.验收小组应当按照采购合同约定的验收标准和方法进行验收，填写验收报告。验收报告应当包括采购项目基本情况、验收过程、验收结果等内容。验收报告应当由验收小组全体成员签字确认。（三）验收结果处理1.验收合格的，采购需求部门应当出具验收合格证明，并通知采购管理部门支付采购款项。2.验收不合格的，采购需求部门应当及时通知供应商限期整改。供应商整改后仍不合格的，采购需求部门应当按照采购合同约定追究供应商的违约责任，并视情况采取退货、换货、扣减货款等措施。（四）验收监督采购监督部门应当对验收活动进行监督，发现验收过程中有违法违规行为的，应当及时制止并依法处理。采购管理部门应当及时将验收结果通知相关部门。十、采购信息管理（一）信息公开采购管理部门应当按照规定的方式和渠道公开采购信息，包括采购项目公告、采购文件、评审结果、合同签订等信息，确保采购活动的公开透明。采购信息公开应当符合法律法规和行业标准的要求，不得泄露国家秘密、商业秘密和个人隐私。（二）信息记录采购管理部门应当对采购活动中的各类信息进行记录，包括采购项目名称、采购内容、采购方式、采购预算金额、采购文件编制情况、评审过程、评审结果、合同签订情况、验收情况等信息。采购信息记录应当真实、准确、完整，并按照规定的格式和要求进行保存。（三）信息利用采购管理部门应当充分利用采购信息记录，对采购活动进行分析总结，为采购决策、采购管理等提供参考依据。采购管理部门应当定期对采购信息记录进行统计分析，形成采购分析报告，报采购领导小组和相关部门。十一、采购风险管理（一）风险识别采购管理部门应当建立健全采购风险识别机制，对采购活动中可能存在的风险进行识别，包括采购政策风险、采购预算风险、采购计划风险、采购方式风险、采购文件风险、评审风险、合同风险、验收风险、信息风险等。（二）风险评估采购管理部门应当对识别出的采购风险进行评估,确定风险的等级和影响程度。风险评估应当采用科学的方法和工具，结合采购活动的实际情况进行分析判断。（三）风险应对采购管理部门应当根据风险评估结果，制定相应的风险应对措施，对采购风险进行有效防控。风险应对措施应当包括风险规避、风险降低、风险转移、风险接受等。采购管理部门应当定期对风险应对措施进行评估和调整，确保风险应对措施的有效性和适应性。（四）风险监控采购管理部门应当建立健全采购风险监控机制，对采购风险进行实时监控，及时发现和处理风险事件。采购管理部门应当定期对采购风险监控情况进行总结分析，形成采购风险监控报告，报采购领导小组和相关部门。十二、监督检查与责任追究（一）监督检查采购监督部门应当定期对采购活动进行监督检查，检查采购活动是否符合法律法规、政策要求和本制度规定，发现问题及时督促整改。采购管理部门应当定期向采