清华科研采购管理制度

PAGE清华科研采购管理制度一、总则（一）目的为加强清华大学科研采购管理，规范采购行为，提高采购效率，保证采购质量，促进科研工作顺利开展，依据国家相关法律法规和学校实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于清华大学各院系、科研机构、教师及科研人员在科研活动中进行的货物、工程和服务采购。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规，确保采购行为合法合规。2.公正性原则：采购过程应遵循公正、公平、公开的原则，保障各方的合法权益。3.效益性原则：在保证采购质量的前提下，追求采购成本效益最大化，提高资金使用效率。4.诚信原则：采购各方应诚实守信，履行各自的权利和义务。二、采购管理机构及职责（一）学校采购管理部门1.负责制定和完善学校科研采购管理制度、流程和标准。2.监督和指导各部门的科研采购活动，协调解决采购过程中的重大问题。3.负责组织实施学校集中采购项目，对采购项目进行审核、审批和备案。4.建立和管理学校科研采购信息平台，发布采购信息，提供采购服务。（二）院系及科研机构1.负责本单位科研采购项目的需求论证、预算编制和采购申请。2.按照学校采购管理制度和流程，组织实施本单位的科研采购活动。3.对本单位采购项目的执行情况进行监督和管理，确保采购项目按时、按质、按量完成。4.配合学校采购管理部门做好采购项目的验收、结算和绩效评价等工作。（三）采购项目负责人1.负责采购项目的具体实施，包括制定采购方案、组织采购谈判、签订采购合同等。2.对采购项目的质量、进度、成本等负责，确保采购项目符合科研需求和学校规定。3.协调采购项目各方关系，及时解决采购过程中出现的问题和纠纷，并向本单位和学校采购管理部门报告。4.配合做好采购项目的验收、结算和绩效评价等工作。三、采购预算管理（一）预算编制各部门在进行科研采购项目申报时，应根据科研任务和实际需求，科学合理地编制采购预算。采购预算应包括采购项目的名称、规格型号、数量、单价、总价等详细信息，并明确资金来源。（二）预算审核学校采购管理部门对各部门提交的采购预算进行审核，重点审核预算的合理性、准确性和合规性。对于不符合要求的预算，应及时反馈并要求修改完善。（三）预算执行采购项目应严格按照预算执行，不得擅自调整预算。如因特殊原因需要调整预算，应按照学校相关规定办理审批手续，并报采购管理部门备案。四、采购方式及流程（一）采购方式1.公开招标：适用于采购金额较大、技术复杂、有众多潜在供应商的项目。采购流程：采购管理部门发布招标公告，邀请潜在供应商参与投标。供应商报名并购买招标文件。采购管理部门组织开标评标活动，确定中标供应商。采购管理部门与中标供应商签订采购合同。2.邀请招标：适用于具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的项目以及采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的项目。采购流程：采购管理部门向符合条件的供应商发出投标邀请书。供应商收到邀请书后，在规定时间内报名并购买招标文件。采购管理部门组织开标评标活动，确定中标供应商。采购管理部门与中标供应商签订采购合同。3.竞争性谈判：适用于招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的、技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的、采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的、不能事先计算出价格总额的项目。采购流程：采购管理部门成立谈判小组，制定谈判文件。谈判小组从符合相应资格条件的供应商名单中确定不少于三家供应商参加谈判，并向其提供谈判文件。谈判小组与供应商分别进行谈判，供应商提交报价文件和技术方案。谈判小组根据谈判情况，确定成交供应商。采购管理部门与成交供应商签订采购合同。4.单一来源采购：适用于只能从唯一供应商处采购的、发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的、必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的项目。采购流程：采购项目负责人提出单一来源采购申请，说明理由并提供相关证明材料。采购管理部门组织专家进行论证，形成论证意见。采购管理部门根据论证意见，审批单一来源采购申请。采购管理部门与供应商进行协商，确定采购价格和合同条款。采购管理部门与供应商签订采购合同。5.询价：适用于采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目。采购流程：采购管理部门成立询价小组，制定询价文件并向符合相应资格条件的供应商发出询价通知书。供应商在规定时间内报价。询价小组对供应商的报价进行比较，确定成交供应商。采购管理部门与成交供应商签订采购合同。（二）采购流程1.采购申请：各部门根据科研项目需求，填写采购申请表，详细说明采购项目的名称、规格型号、数量、预算金额、技术要求、交货时间等信息，并提交本单位负责人审核签字。2.需求论证：对于金额较大、技术复杂的采购项目，采购管理部门组织相关专家进行需求论证，确保采购项目的必要性和合理性。3.采购审批：采购申请表经本单位负责人审核签字后，提交学校采购管理部门进行审批。采购管理部门根据采购金额、采购方式等规定进行审批，审批通过后下达采购任务。4.采购实施：采购项目负责人按照采购方式和流程组织实施采购活动。在采购过程中，应严格按照法律法规和学校规定，与供应商进行沟通协商，签订采购合同，明确双方的权利和义务。5.合同签订：采购合同应采用书面形式，明确采购项目的名称、规格型号、数量、价格、交货时间、质量标准、验收方式、付款方式等条款。采购合同签订后，应报采购管理部门备案。6.验收：采购项目完成后采购管理部门组织相关人员按照采购合同和验收标准进行验收。验收合格的项目，出具验收报告；验收不合格的项目，应要求供应商限期整改或重新采购，直至验收合格。7.结算：采购项目验收合格后，采购项目负责人应及时办理结算手续。财务部门根据采购合同和验收报告，按照规定支付采购款项。五、供应商管理（一）供应商准入1.建立供应商准入制度，明确供应商的资质要求、业绩要求、信誉要求等准入条件。2.采购管理部门负责收集、整理供应商信息，建立供应商数据库。3.各部门在采购过程中，应优先选择已纳入学校供应商数据库的供应商。如确需从数据库外选择供应商，应按照供应商准入程序进行审批。（二）供应商评价1.建立供应商评价机制定期对供应商的供货质量、交货期、售后服务等进行评价。2.采购管理部门负责组织实施供应商评价工作，各部门应积极配合提供相关评价信息。3.根据供应商评价结果，对表现优秀的供应商给予奖励和优先合作机会；对表现不佳的供应商进行警告、限制合作或淘汰处理。（三）供应商监督1.采购管理部门和各部门应加强对供应商的监督管理，确保供应商严格履行采购合同。2.如发现供应商存在违约行为，应及时要求供应商整改，并按照采购合同约定追究其违约责任。3.建立供应商诚信档案，记录供应商的违约行为和处理情况，为供应商评价和合作提供参考。六、采购合同管理（一）合同签订1.采购合同应在中标或成交供应商确定后及时签订，合同签订应遵循平等、自愿、公平、诚实信用的原则。2.采购合同的条款应符合法律法规和学校规定以及采购文件的要求，明确双方的权利和义务。3.采购合同签订前，采购项目负责人应将合同文本提交本单位和采购管理部门审核，审核通过后方可签订。（二）合同履行1.采购合同签订后，双方应严格按照合同约定履行各自的义务。采购项目负责人应跟踪合同履行情况，及时协调解决合同履行过程中出现的问题。2.如因不可抗力或其他特殊原因需要变更合同条款的，应按照合同约定或法律法规规定办理变更手续，并报采购管理部门备案。（三）合同验收1.采购项目完成后，采购项目负责人应及时组织验收，并出具验收报告。验收报告应包括采购项目的名称、规格型号、数量、质量标准、验收情况等内容。2.验收合格的采购项目，采购项目负责人应按照合同约定办理结算手续；验收不合格的采购项目，应要求供应商限期整改或重新采购直至验收合格。（四）合同归档采购合同签订后，采购项目负责人应及时将合同文本及相关资料整理归档，保存期限按照学校档案管理规定执行。七、采购风险管理（一）风险识别1.采购管理部门和各部门应建立采购风险识别机制对采购过程中可能出现的风险进行识别和评估。2.采购风险主要包括政策风险法律法规风险市场风险供应商风险合同风险等。（二）风险应对1.针对识别出的采购风险，应制定相应的风险应对措施。如加强政策法规学习，及时调整采购策略；建立市场监测机制，降低市场风险；加强供应商管理，防范供应商风险；完善合同条款，减少合同风险等。2.在采购过程中，应密切关注风险变化情况，及时调整风险应对措施，确保采购活动顺利进行。（三）风险监控1.建立采购风险监控机制，对采购风险进行实时监控和预警。2.采购管理部门和各部门应定期对采购风险进行评估和分析，总结经验教训，不断完善采购风险管理体系。八、信息公开与保密（一）信息公开1.采购管理部门应建立科研采购信息公开制度，及时发布采购项目信息、采购结果信息等，保障师生员工的知情权和监督权。2.采购信息公开应遵循公正、公平、公开的原则，不得泄露国家秘密、商业秘密和个人隐私。（二）保密1.在采购活动中，涉及国家秘密、商业秘密和个人隐私的信息，应严格按照保密规定进行管理，防止信息泄露。2.参与采购活动的工作人员应签订保密协议，明确保密责任和义务。3.对违反保密规定导致信息泄露的，应依法追究相关人员责任。九、监督与检查（一）内部监督1.学校审计部门负责对科研采购活动进行审计监督，检查采购项目的合法性、合规性和效益性。2.采购管理部门应加强对各部门科研采购活动的日常监督管理，定期检查采购制度执行情况和采购项目实施情况。3.各部门应建立健全内部监督机制，对本单位科研采购活动进行自我监督和检查。（二）外部监督1.接受国家有关部门和社会公众的监督，对提出的意见和建议应认真研究处理，并及时反馈处理结果。2.积极配合国家有关