深圳水务集团采购制度

PAGE深圳水务集团采购制度一、总则（一）目的为规范深圳水务集团（以下简称“集团”）采购活动，加强采购管理，提高采购效率，保证采购质量，控制采购成本，防范采购风险，依据国家相关法律法规及行业标准，结合集团实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于集团总部及所属各全资、控股子公司（以下统称“各单位”）的采购活动，包括但不限于工程建设项目、设备物资采购、服务采购等。（三）基本原则1.依法合规原则：采购活动必须遵守国家法律法规和集团相关规定，确保采购行为合法合规。2.公开公正原则：采购过程应公开透明，遵循公平竞争原则，保证所有潜在供应商享有平等参与机会，维护采购活动的公正性。3.效益优先原则：在确保采购质量的前提下，充分考虑采购成本、效率和效益因素，实现集团利益最大化。4.诚信廉洁原则：采购人员应诚实守信，廉洁自律，杜绝任何形式的不正当交易行为。二、采购组织与职责（一）采购决策机构集团成立采购决策委员会，负责对重大采购项目进行决策。采购决策委员会由集团领导、相关部门负责人等组成，其职责包括：1.审议采购战略、政策和制度；2.审批重大采购项目的采购方案、预算和合同；3.协调解决采购过程中的重大问题；4.监督采购活动的执行情况。（二）采购管理部门集团设立采购管理部门，作为采购活动的归口管理部门，其主要职责如下：1.贯彻执行国家有关采购的法律法规和集团采购制度；2.制定和完善采购管理制度、流程和标准；3.组织实施采购活动，并对采购过程进行监督和管理；4.建立和维护供应商库，负责供应商的资格审查、评价和管理；5.负责采购合同的签订、履行、变更和终止等管理工作；6.协调处理采购过程中的争议和纠纷；7.定期统计分析采购数据，为集团决策提供支持。（三）采购执行部门各单位根据采购管理部门的安排，负责具体采购项目的实施，其职责包括：1.按照采购管理制度和流程，编制采购计划和采购文件；2.组织开展采购活动，包括发布采购信息、邀请供应商、组织开标评标等；3.对供应商进行考察和评估，提出推荐意见；4.负责采购项目的商务谈判和合同起草工作；5.配合采购管理部门做好采购合同的签订、履行和验收等工作；6.及时反馈采购过程中的问题和情况。（四）其他相关部门1.需求部门：提出采购需求，参与采购文件的编制和评审，负责采购项目的验收工作。2.财务部门：负责审核采购预算，参与采购合同的审核，办理采购款项的支付和结算。3.审计部门：对采购活动进行审计监督，检查采购制度的执行情况，防范采购风险。三、采购预算管理（一）预算编制1.各单位需求部门应根据年度工作计划和实际业务需求，在每年规定时间内编制采购预算草案，明确采购项目名称、规格型号、数量、预算金额等内容。采购预算草案应详细说明采购项目资金来源、预计支出时间等，并附相关依据和说明。2.采购预算草案经本单位财务部门审核后，报采购管理部门汇总。采购管理部门对各单位采购预算进行审核汇总，形成集团年度采购预算草案，提交集团采购决策委员会审议。3.集团采购决策委员会审议通过后的年度采购预算，报集团董事会批准后执行，并下达各单位组织实施。（二）预算执行与调整1.各单位应严格按照批准的采购预算组织采购活动，不得擅自突破预算。如因特殊原因需要调整采购预算，应按照预算调整程序进行申请和审批。2.采购预算调整申请由需求部门提出，说明调整原因、调整内容及预计增加或减少的预算金额，并附相关证明材料。经本单位财务部门审核后，报采购管理部门。3.采购管理部门对预算调整申请进行审核，提出审核意见后报集团采购决策委员会审批。集团采购决策委员会批准后的预算调整事项下达各单位执行，并相应调整集团年度采购预算。四、采购方式与流程（一）采购方式1.公开招标：适用于采购金额较大、技术复杂、潜在供应商较多的项目。通过公开招标方式，能够吸引众多供应商参与竞争，可以保证采购质量，降低采购成本。2.邀请招标：对于具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的项目，或者采用公开招标方式的费用占采购项目总价值比例过大的项目，可以采用邀请招标方式。邀请招标应选择不少于三家符合条件的供应商参与投标。3.竞争性谈判：符合下列情形之一的采购项目，可以采用竞争性谈判方式：招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；不能事先计算出价格总额的。4.单一来源采购：符合下列情形之一的采购项目，可以采用单一来源采购方式：只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。5.询价：采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目，可以采用询价方式采购。询价应向不少于三家供应商发出询价通知书，要求其一次报出不得更改的价格，并根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商。（二）采购流程1.采购申请：需求部门根据业务需要，填写采购申请表，详细说明采购项目的名称、规格型号、数量、技术要求、交货时间、预算金额等内容，并经本单位相关负责人审批后提交采购执行部门。采购申请表应明确采购项目的资金来源和支付方式，并确保采购项目符合集团相关规定和预算安排。2.采购计划编制：采购执行部门收到采购申请表后，结合采购预算和实际情况编制采购计划，明确采购方式、采购时间安排、采购文件编制要求等内容。采购计划经采购管理部门审核后实施，并报集团采购决策委员会备案。3.采购文件编制：采购执行部门根据采购计划，编制采购文件。采购文件应包括采购公告（邀请函）、采购需求、技术规格、评标标准、合同条款等内容，确保采购文件清晰、准确、完整，能够满足采购项目的要求。对于公开招标和邀请招标项目，采购文件应按照相关法律法规和行业标准进行编制，并在规定媒体上发布采购公告（邀请函）。4.供应商选择与确定：采购执行部门按照采购文件规定的方式和程序，邀请供应商参与采购活动。供应商应按照采购文件要求提交响应文件，采购执行部门对供应商的响应文件进行评审，根据评审结果确定中标（成交）供应商。对于采用公开招标、邀请招标方式采购的项目，应组织开标评标活动，由评标委员会按照评标标准对投标文件进行评审，推荐中标候选人，采购决策机构根据评标委员会推荐意见确定中标供应商，并发布中标公告。对于采用竞争性谈判、单一来源采购、询价方式采购的项目，采购执行部门应组织谈判小组或询价小组进行评审，根据评审结果确定成交供应商，并向成交供应商发出成交通知书。5.合同签订：采购执行部门与中标（成交）供应商签订采购合同。采购合同应明确双方的权利和义务，包括采购项目的名称、规格型号数量、价格、交货时间、质量标准、验收方式、付款方式、违约责任等内容。采购合同签订前，应经本单位法律审核部门审核，并报采购管理部门备案。6.合同履行与验收：采购合同签订后，采购执行部门应跟踪合同履行情况督促供应商按时、按质、按量履行合同义务，并负责协调解决合同履行过程中出现的问题。采购项目完成后，需求部门应组织相关人员按照合同约定和验收标准进行验收，并出具验收报告。验收合格的，采购执行部门按照合同约定办理付款手续；验收不合格的，采购执行部门应及时与供应商协商解决，要求供应商采取整改措施或重新提供货物，直至验收合格。7.采购资料归档：采购活动结束后，采购执行部门应及时整理采购过程中形成的各类文件资料，包括采购申请表、采购计划、采购文件、投标（响应）文件、评标报告、采购合同、验收报告等，并按照档案管理规定进行归档保存，以备查阅。五、供应商管理（一）供应商准入1.采购管理部门负责建立供应商库，制定供应商准入标准和程序。供应商准入标准应包括供应商的资质、信誉、生产能力、产品质量、售后服务等方面的要求。2.潜在供应商向采购管理部门提交准入申请，填写供应商基本信息表，并提供相关证明材料，如营业执照、税务登记证、组织机构代码证、产品质量认证证书、业绩证明材料等采购管理部门对潜在供应商提交的申请和证明材料进行审核，必要时可进行实地考察。3.经审核符合准入标准的供应商，纳入供应商库管理，并向其发出准入通知。供应商库实行动态管理，定期对供应商进行评估和清理，不符合要求的供应商及时淘汰出库。（二）供应商评价与考核1.采购管理部门定期组织对供应商进行评价和考核，评价内容包括供应商的产品质量、交货期、价格、售后服务、合作配合度等方面。评价方式可采用问卷调查、实地考察、数据分析等多种形式。2.根据评价结果，对供应商进行分类分级管理。对于表现优秀的供应商给予表彰和奖励，在后续采购活动中给予优先考虑；对于存在问题的供应商，要求其限期整改，整改后仍不符合要求的，从供应商库中淘汰。3.采购执行部门应及时反馈供应商在合同履行过程中的表现情况，为供应商评价和考核提供依据。同时，采购执行部门应与供应商保持沟通，督促供应商不断改进服务质量提高产品水平。（三）供应商关系管理1.采购管理部门应加强与供应商的沟通与合作，建立良好的供应商关系。定期组织供应商座谈会，了解供应商的需求和意见，共同探讨合作发展的机会和问题解决方案。2.对于重要供应商，采购管理部门应与其签订战略合作协议，明确双方的合作目标、合作领域、合作方式、权利义务等内容，加强长期稳定的合作关系，实现互利共赢。3.在采购活动中，采购执行部门应与供应商保持密切联系及时协调解决合同履行过程中出现的问题，确保采购项目顺利实施。同时，采购执行部门应积极向供应商宣传集团的采购政策和需求变化，引导供应商不断优化产品和服务，提高供应能力和水平。六、采购风险管理（一）风险识别与评估1.采购管理部门应定期对采购活动进行风险识别和评估，分析可能存在的风险因素，包括市场风险、供应商风险、合同风险、质量风险、法律风险等。2.采用定性与定量相结合的方法，对识别出的风险因素进行评估，确定风险发生的可能性和影响程度，划分风险等级。对于高风险事项，应制定专项应对措施，重点监控和管理。（二）风险应对措施1.市场风险应对：密切关注市场动态，及时掌握市场价格波动、供求变化等信息，合理安排采购时间和数量，采用套期保值、框架协议采购等方式，降低市场风险对采购成本的影响。2.供应商风险应对：加强供应商管理，严格供应商准入和评价考核制度，选择信誉良好实力雄厚的供应商合作。与供应商签订详细的合同条款，明确双方权利义务和违约责任，降低供应商违约风险。3.合同风险应对：加强采购合同管理，严格合同签订、审核、履行、变更和终止等环节的管理。合同签订前应进行法律审核，确保合同合法合规有效。在合同履行过程中应跟踪监督，及时发现和解决合同履行过程中出现的问题，防范合同风险。4.质量风险应对：在采购文件中明确质量标准和验收要求，加强采购过程中的质量控制和验收管理。要求供应商提供产品质量证明文件，对采购产品进行抽检或检验，确保采购产品质量符合要求。5.法律风险应对：加强采购人员法律法规培训，提高法律意识和风险防范能力。采购活动应严格遵守国家法律法规和集团相关规定，确保采购行为合法合规避免因法律问题给集团带来损失。（三）风险监控与预警1.建立采购风险监控机制，定期对采购风险状况进行检查和评估，及时发现风险变化情况。采购管理部门应收集、分析采购过程中的各类数据信息，如采购价格、交货期、质量验收情况等，通过数据分析和比对，及时发现潜在风险信号。2.设定风险预警指标和阈值，当风险指标达到或接近预警阈值时，及时发出预警信号，启动相应的风险应对措施。采购管理部门应根据风险评估结果，制定风险预警指标体系，明确各项风险指标的具体数值和预警阈值。同时，建立风险预警信息传递机制，确保预警信息能够及时准确地传达给相关人员。七、监督与检查（一）内部监督1.审计部门定期对采购活动进行审计监督，检查采购制度执行情况、采购流程合规性、采购合同履行情况等，发现问题及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况确保采购活动规范有序进行。2.采购管理部门负责对采购活动进行日常监督检查，对采购执行部门的采购工作进行指导和监督，及时发现和纠正采购过程中存在的