深圳学校采购制度

PAGE深圳学校采购制度一、总则（一）目的为规范深圳学校采购行为，加强采购管理，提高资金使用效益，保证采购质量，促进廉政建设，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于深圳各级各类学校（含幼儿园）使用财政性资金、自有资金及其他资金进行的货物、工程和服务采购活动。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规和相关政策规定，确保采购行为合法合规。2.公开透明原则：采购信息应公开透明，采购过程应接受社会监督，保证采购活动公平公正。3.公平竞争原则：通过公平竞争，选择优质的供应商、承包商和服务提供商，确保采购项目性价比最优。4.诚实信用原则：采购当事人应诚实守信，履行各自的权利和义务，不得欺诈、隐瞒或提供虚假信息。二、采购组织与职责(一)采购决策机构学校应成立采购领导小组，由学校领导、相关部门负责人等组成。采购领导小组负责审议采购项目的预算、采购方式、采购文件等重大事项，对采购活动进行决策和监督。(二)采购执行机构学校应设立采购部门或指定专人负责采购项目的具体实施。采购执行机构应根据采购领导小组的决策，按照本制度规定的程序和要求组织采购活动，包括编制采购文件、发布采购信息、组织开标评标、签订采购合同等。(三)相关部门职责分工1.财务部门：负责审核采购项目预算，监督采购资金的支付和使用，对采购活动进行财务核算和审计。2.资产管理部门：负责对采购的资产进行验收、登记、入账和管理，确保资产安全完整。3.使用部门：负责提出采购需求，参与采购文件编制、验收等工作，对采购项目的质量和使用效果负责。三、采购预算管理(一)预算编制1.学校应根据教育教学、科研、管理等工作需要，结合事业发展规划和财力状况，科学合理地编制采购预算。采购预算应细化到具体项目和品目，明确采购数量、金额、资金来源等内容。2.采购预算编制应遵循“量入为出、收支平衡”的原则，不得编制无资金来源或超预算的采购项目。(二)预算执行1.采购项目应严格按照批准的预算执行，不得擅自调整预算。如因特殊原因确需调整预算的，应按照规定程序报经批准。2.财务部门应加强对采购预算执行情况的监控，定期对采购资金的使用情况进行检查和分析，确保预算执行进度与采购项目实施进度相匹配。(三)预算调整1.在采购项目实施过程中，因政策变化、市场价格波动、采购需求变更等原因需要调整预算的，采购部门应及时提出预算调整申请，说明调整原因、调整金额及资金来源等情况。2.预算调整申请经采购领导小组审议通过后，报上级主管部门或财政部门审批。未经批准，不得擅自调整预算。四、采购方式(一)公开招标1.公开招标是指采购人依法以招标公告的方式邀请不特定的供应商参加投标的采购方式。2.达到公开招标数额标准的采购项目，应当采用公开招标方式采购。公开招标数额标准按照国家和深圳市有关规定执行。(二)邀请招标1.邀请招标是指采购人依法从符合相应资格条件的供应商中随机邀请三家以上供应商，并以投标邀请书的方式邀请其参加投标的采购方式。2.符合下列情形之一的货物或者服务，可以采用邀请招标方式采购：具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的；采用公开招标方式的费用占政府采购项目总价值的比例过大的。(三)竞争性谈判1.竞争性谈判是指采购人通过与符合相应资格条件的不少于三家的供应商分别谈判，商定价格、条件和合同条款并达成协议，从中确定成交供应商的采购方式。2.符合下列情形之一的货物或者服务，可以采用竞争性谈判方式采购：招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；不能事先计算出价格总额以及其他法律法规规定的情形。(四)单一来源采购1.单一来源采购是指采购人从某一特定供应商处采购货物、工程和服务的采购方式。符合下列情形之一的货物或者服务，可以采用单一来源方式采购：只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。(五)询价1.询价是指采购人向有关供应商发出询价单让其报价，在报价基础上进行比较并确定最优供应商的一种采购方式。2.询价采购适用于采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目。五、采购程序(一)采购申请与审批1.使用部门根据工作需要提出采购申请，填写《采购申请表》，详细说明采购项目名称、规格型号、数量、预算金额、采购方式建议及申请理由等内容。2.《采购申请表》经使用部门负责人审核签字后，报采购部门。采购部门对采购申请的必要性、合理性、合规性进行审核，并提出审核意见。3.采购申请经采购部门审核通过后，报采购领导小组审批。采购领导小组根据采购项目的性质、金额等情况进行审议，做出审批决定。(二)采购文件编制1.采购部门根据采购领导小组的审批意见，组织编制采购文件。采购文件应包括采购公告（招标邀请书）、采购需求、采购预算和最高限价、采购合同条款、评标标准和方法等内容。2.采购文件应符合法律法规和行业标准要求，明确采购项目的技术规格、质量标准、服务要求等实质性内容，确保采购活动的公平公正和采购结果的质量。(三)采购信息发布1.采购部门应按照规定的方式和渠道发布采购信息。公开招标项目应在指定的政府采购信息发布媒体上发布招标公告；邀请招标、竞争性谈判、单一来源采购、询价等项目应向符合相应资格条件的供应商发出采购邀请书。2.采购信息发布应确保信息的准确性、完整性和及时性，保证潜在供应商能够及时获取采购信息。(四)供应商资格审查1.采购部门对报名参加采购项目的供应商进行资格审查。资格审查内容包括供应商的营业执照、税务登记证、组织机构代码证、资质证书、业绩情况、财务状况、信誉等方面。2.对通过资格审查的供应商，采购部门应向其发出采购文件，并告知其应提交的投标文件或响应文件的要求、截止时间等事项。(五)开标评标（谈判、询价）1.采购部门按照采购文件规定的时间和地点组织开标评标（谈判、询价）活动。开标时，应邀请所有投标人参加，并由投标人或其推选的代表检查投标文件的密封情况，经确认无误后，由工作人员当众拆封，宣读投标人名称、投标价格和投标文件的其他主要内容。2.评标委员会（谈判小组、询价小组）由采购人代表和有关技术、经济等方面的专家组成，成员人数应当为五人以上单数其中技术、经济等方面的专家不得少于成员总数的三分之二。评标委员会（谈判小组询价小组）应按照采购文件规定的评标标准和方法进行评标（谈判、询价），对投标文件或响应文件进行评审和比较，推荐中标候选人或确定成交供应商。(六)中标（成交）结果公示与公告1.采购部门应将中标（成交）结果在指定的媒体上进行公示，公示期不得少于三个工作日。公示内容包括采购项目名称、中标（成交）供应商名称、中标（成交）金额、主要中标（成交）标的规格型号数量等。2.公示期满无异议的，采购部门应向中标（成交）供应商发出中标（成交）通知书，并同时发布中标（成交）公告。中标（成交）通知书对采购人和中标（成交）供应商具有同等法律效力。(七)采购合同签订1.采购人与中标（成交）供应商应在中标（成交）通知书发出之日起三十日内，按照采购文件和中标（成交）供应商的投标文件或响应文件签订采购合同。采购合同应明确双方的权利和义务，包括采购标的、规格型号、数量、价格、交货时间、交货地点、质量标准、验收方法、付款方式、违约责任等内容。2.采购合同签订后，采购部门应将合同副本送财务部门、资产管理部门等相关部门备案。(八)采购验收1.采购项目完成后，使用部门应组织对采购项目进行验收。验收内容包括采购项目的数量、质量、规格型号、性能指标等是否符合采购合同要求。2.验收人员应按照采购合同和相关验收标准进行验收，并填写《采购项目验收报告》。验收合格的，验收人员应签字确认；验收不合格的，应及时与中标（成交）供应商协商解决，要求其采取补救措施或退换货物等。(九)采购付款1.财务部门应按照采购合同约定的付款方式和时间，对采购项目进行付款审核。审核内容包括采购合同的签订情况、验收报告的真实性、发票的合规性等。2.经财务部门审核通过后，按照规定的程序办理付款手续。付款时，应严格遵守财政资金支付管理规定，确保资金支付安全。六、采购监督与管理(一)内部监督1.学校应建立健全内部监督机制，加强对采购活动的全过程监督。采购领导小组应定期对采购项目进行检查和评估，发现问题及时督促整改。2.财务部门应加强对采购资金的监督管理，对采购资金的使用情况进行定期审计，确保资金使用合法合规。3.资产管理部门应加强对采购资产的验收、登记、入账和管理工作，定期对资产进行清查盘点确保资产账实相符。(二)外部监督1采购活动应接受财政、审计、监察等部门的监督检查。学校应积极配合相关部门的监督检查工作，如实提供采购项目的有关资料和情况。2.学校应建立采购项目投诉处理机制，对供应商的投诉进行及时受理和处理。对投诉事项经查实的，应依法依规追究相关责任人的责任。七、法律责任(一)采购人及相关人员责任1.采购人有下列情形之一的，由财政部门责令限期改正，给予警告，可以并处罚款，对直接负责的主管人员和其他直接责任人员，由其行政主管部门或者有关机关给予处分，并予通报：应当采用公开招标方式而擅自采用其他方式采购的；擅自提高采购标准的；委托不具备政府采购业务代理资格的机构办理采购事务的；以不合理的条件对供应商实行差别待遇或者歧视待遇的；在招标采购过程中与投标人进行协商谈判的；中标、成交通知书发出后不与中标、成交供应商签订采购合同的；拒绝有关部门依法实施监督检查的。2.采购人及其工作人员有下列情形之一，构成犯罪的，依法追究刑事责任；尚不构成犯罪的，处以罚款，有违法所得的，并处没收违法所得，由其行政主管部门或者有关机关给予处分，并予通报：与供应商或者采购代理机构恶意串通的；在采购过程中接受贿赂或者获取其他不正当利益的；在有关部门依法实施的监督检查中提供虚假情况的；开标前泄露标底的。(二)供应商责任1.供应商有下列情形之一的，处以采购金额千分之五以上千分之十以下的罚款，列入不良行为记录名单，在一至三年内禁止参加政府采购活动，有违法所得的，并处没收违法所得，情节严重的，由工商行政管理机关吊销营业执照；构成犯罪的，依法追究刑事责任：提供虚假材料谋取中标、成交的；采取不正当手段诋毁、排挤其他供应商的；与采购人、其他供应商或者采购代理机构恶意串通的；向采购人、采购代理机构行贿或者提供其他不正当利益的；在招标采购过程中与采购人进行协商谈判的；拒绝有关部门监督检查或者提供虚假情况的。2.供应商有下列情形之一，则取消其中标、成交资格，处采购金额千分之五