浅析政府采购及采购制度

PAGE浅析政府采购及采购制度一、总则（一）目的为了规范本公司/组织的政府采购行为，加强政府采购管理，提高政府采购资金的使用效益，维护国家利益和社会公共利益，促进廉政建设，根据《中华人民共和国政府采购法》等相关法律法规，结合本公司/组织实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本公司/组织使用财政性资金采购依法制定的集中采购目录以内的或者采购限额标准以上的货物、工程和服务的行为。财政性资金包括财政预算资金和预算外资金。（三）基本原则1.公开透明原则政府采购活动应具有较高的透明度，采购信息要公开，采购过程要透明，确保社会公众能够了解采购活动的全过程，接受社会监督。2.公平竞争原则通过公平竞争，让所有符合条件的供应商能够参与到采购活动中来，为采购人提供更多的选择机会，从而实现资源的优化配置，提高采购效益。3.公正原则采购活动应按照事先公布的采购规则和标准进行，保证采购程序的公正性，维护供应商的合法权益，确保采购结果公正合理。4.诚实信用原则采购当事人在政府采购活动中应诚实守信，严格履行各自的权利和义务，不得欺诈、隐瞒或提供虚假信息。二、采购机构及职责（一）采购决策机构成立公司/组织政府采购领导小组，作为采购决策机构。其主要职责包括：1.研究制定政府采购政策、制度和发展规划。2.审议重大采购项目的采购方式、采购预算、采购计划等。3.协调解决采购工作中的重大问题。4.监督采购活动的执行情况。（二）采购执行机构设立专门的采购部门，负责具体采购项目的组织实施。采购部门的职责如下：1.贯彻执行政府采购法律法规和公司/组织的采购制度。2.根据采购需求，编制采购预算和采购计划。3.组织采购项目的招标、谈判、询价等采购活动。4.对供应商进行资格审查和管理。5.签订采购合同，并监督合同的履行。6.整理、归档采购文件和资料。（三）其他相关部门职责1.需求部门提出采购需求，对采购需求的合理性、准确性负责。配合采购部门进行采购项目的前期调研、技术参数论证等工作。2.财务部门审核采购预算，安排采购资金，对采购资金的支付进行管理和监督。参与采购合同的审核，确保合同条款符合财务规定。3.审计部门对政府采购活动进行审计监督，检查采购程序的合法性、合规性，采购资金的使用效益等。三、采购预算管理（一）预算编制1.各需求部门应根据工作需要和事业发展规划，结合上一年度采购执行情况，编制本部门的采购预算。采购预算应明确采购项目的名称、规格型号、数量、预算金额等内容。2.采购预算应按照财政部门规定的预算编制格式和要求进行编制，并报公司/组织财务部门审核。财务部门应根据公司/组织的财务状况和资金安排，对采购预算进行综合平衡，提出审核意见。3.采购预算经公司/组织政府采购领导小组审议通过后，报财政部门备案。（二）预算调整1.在采购项目执行过程中，因特殊情况需要调整采购预算的，需求部门应提出书面申请，说明调整的原因、内容和金额。2.采购部门对申请进行审核，提出审核意见后报公司/组织政府采购领导小组审批。3.经批准调整的采购预算，应及时报财政部门备案。（三）预算执行1.采购部门应严格按照批准的采购预算组织采购活动，不得超预算采购。2.财务部门应根据采购合同和采购进度，及时安排采购资金，确保采购资金的足额支付。3.审计部门应加强对采购预算执行情况的审计监督，防止截留、挪用采购资金等行为的发生。四、采购方式（一）公开招标公开招标是政府采购的主要采购方式。采购人采购货物或者服务应当采用公开招标方式的，其具体数额标准，属于中央预算的政府采购项目，由国务院规定；属于地方预算的政府采购项目，由省、自治区、直辖市人民政府规定；因特殊情况需要采用公开招标以外的采购方式的，应当在采购活动开始前获得设区的市、自治州以上人民政府采购监督管理部门的批准。公开招标应按照以下程序进行：1.采购人委托采购代理机构编制招标文件。招标文件应包括招标公告、投标人须知、评标标准和方法、合同主要条款等内容。2.采购代理机构在财政部门指定的媒体上发布招标公告，公告期不得少于五个工作日。3.供应商按照招标文件的要求编制投标文件，并在规定的时间内提交投标文件。4.采购代理机构组织开标、评标活动。开标应公开进行，由采购人或者采购代理机构主持，邀请所有投标人参加。评标由评标委员会负责，评标委员会由采购人代表和有关技术、经济等方面的专家组成，成员人数为五人以上单数，其中技术、经济等方面的专家不得少于成员总数的三分之二。5.评标委员会按照招标文件规定的评标标准和方法，对投标文件进行评审，推荐中标候选人。采购人根据评标委员会推荐的中标候选人确定中标供应商，并向中标供应商发出中标通知书。6.采购人与中标供应商签订采购合同。（二）邀请招标符合下列情形之一的货物或者服务，可以采用邀请招标方式采购：1.具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的。2.采用公开招标方式的费用占政府采购项目总价值的比例过大的。邀请招标应按照以下程序进行：1.采购人从符合相应资格条件的供应商中，通过随机方式选择三家以上的供应商，并向其发出投标邀请书。2.被邀请的供应商按照投标邀请书的要求编制投标文件，并在规定的时间内提交投标文件。3.采购代理机构组织开标、评标活动，程序与公开招标相同。4.采购人确定中标供应商，并向中标供应商发出中标通知书。5.采购人与中标供应商签订采购合同。（三）竞争性谈判符合下列情形之一的货物或者服务，可以采用竞争性谈判方式采购：1.招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的。2.技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的。3.采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的。4.不能事先计算出价格总额的。竞争性谈判应按照以下程序进行：1.成立谈判小组。谈判小组由采购人的代表和有关专家共三人以上的单数组成，其中专家的人数不得少于成员总数的三分之二。2.制定谈判文件。谈判文件应当明确谈判程序、谈判内容、合同草案的条款以及评定成交标准等事项。3.确定邀请参加谈判的供应商名单。谈判小组从符合相应资格条件的供应商名单中确定不少于三家的供应商参加谈判，并向其发出谈判邀请书。4.谈判。谈判小组与供应商分别进行谈判。在谈判中，谈判的任何一方不得透露与谈判有关的其他供应商的技术资料、价格和其他信息。谈判文件有实质性变动的，谈判小组应当以书面形式通知所有参加谈判的供应商。5.确定成交供应商。谈判结束后，谈判小组要求所有参加谈判的供应商在规定时间内进行最后报价，采购人从谈判小组提出的成交候选人中根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商，并将结果通知所有参加谈判的未成交的供应商。6.采购人与成交供应商签订采购合同。（四）单一来源采购符合下列情形之一的货物或者服务，可以采用单一来源方式采购：1.只能从唯一供应商处采购的。2.发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的。3.必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。单一来源采购应按照以下程序进行：1.采购人组织成立单一来源采购小组。单一来源采购小组由采购人的代表和有关专家共三人以上的单数组成，其中专家的人数不得少于成员总数的三分之二。2.采购小组对采购项目进行论证，形成论证意见。论证意见应包括采购项目的必要性、单一来源供应商的唯一性、采购价格的合理性等内容。3.采购人将单一来源采购项目、论证意见等报公司/组织政府采购领导小组审批。4.经批准后，采购人向单一来源供应商发出采购邀请书，邀请其参加谈判。5.采购小组与单一来源供应商进行谈判，确定成交价格和合同条款。6.采购人与成交供应商签订采购合同。（五）询价采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的政府采购项目，可以采用询价方式采购。询价应按照以下程序进行：1.成立询价小组。询价小组由采购人的代表和有关专家共三人以上的单数组成，其中专家的人数不得少于成员总数的三分之二。2.确定被询价的供应商名单。询价小组根据采购需求，从符合相应资格条件的供应商名单中确定不少于三家的供应商，并向其发出询价通知书让其报价。3.询价。询价小组要求被询价的供应商一次报出不得更改的价格。4.确定成交供应商。采购人根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商，并将结果通知所有被询价的未成交的供应商。5.采购人与成交供应商签订采购合同。五、采购程序（一）采购申请需求部门根据工作需要，填写采购申请表，详细说明采购项目的名称、规格型号、数量、预算金额、采购理由、技术参数要求等内容，并经部门负责人签字确认后报采购部门。（二）采购审批采购部门收到采购申请后，对采购申请进行审核，审核内容包括采购项目的必要性、采购预算的合理性、采购方式的合规性等。审核通过后，报公司/组织政府采购领导小组审批。（三）采购实施1.委托采购代理机构对于需要委托采购代理机构进行采购的项目，采购部门应按照规定程序选择采购代理机构，并签订委托代理协议。2.编制采购文件采购部门或采购代理机构根据采购项目的特点和要求，编制采购文件。采购文件应包括采购公告、招标文件、投标文件格式、评标标准和方法等内容。3.发布采购信息采购代理机构在财政部门指定的媒体上发布采购信息，包括采购公告、招标文件等，公告期应符合相关规定。4.接受投标文件采购代理机构按照招标文件规定的时间和地点，接受供应商提交的投标文件，并进行登记和签收。5.开标、评标采购代理机构组织开标、评标活动。开标应公开进行，由采购人或者采购代理机构主持，邀请所有投标人参加。评标由评标委员会负责，评标委员会按照招标文件规定的评标标准和方法，对投标文件进行评审，推荐中标候选人。6.确定中标供应商采购人根据评标委员会推荐的中标候选人确定中标供应商，并向中标供应商发出中标通知书。（四）合同签订与履行1.签订采购合同采购人与中标供应商应在中标通知书发出之日起三十日内，按照招标文件和中标供应商的投标文件签订采购合同。采购合同应明确双方的权利和义务，包括采购标的、数量、价格、质量标准、交货时间、交货地点、付款方式等内容。2.合同履行采购合同签订后，双方应按照合同约定履行各自的义务。采购部门应监督合同的履行情况，及时协调解决合同履行过程中出现的问题。供应商应按照合同约定的时间、地点、质量标准等要求提供货物、工程或服务。（五）验收1.验收准备采购项目完成后，采购部门应组织需求部门、财务部门等相关人员成立验收小组，制定验收方案，明确验收标准和验收程序。2.实施验收验收小组按照验收方案对采购项目进行验收。验收内容包括采购项目的数量、质量、规格型号、技术参数等是否符合合同约定。验收合格的，验收小组应出具验收报告；验收不合格的，验收小组应要求供应商限期整改，整改后仍不合格的，应按照合同约定追究供应商的违约责任。六、供应商管理（一）供应商资格要求1.具有独立承担民事责任的能力。2.具有良好的商业信誉和健全的心财务会计制度。3.具有履行合同所必需的设备和专业技术能力。4.有依法缴纳税收和社会保障资金的良好记录。5.参加政府采购活动前三年内，在经营活动中没有重大违法记录。6.法律、行政法规规定的其他条件。（二）供应商登记与审核1.采购部门建立供应商信息库，对供应商的基本信息、资质情况、业绩情况等进行登记。2.采购部门对申请加入供应商信息库的供应商进行资格审核，审核内容包括供应商提交的营业执照、税务登记证、组织机构代码证、资质证书、业绩证明等相关资料。3.经审核合格的供应商，纳入供应商信息库管理；审核不合格的，通知供应商并说明理由。（三）供应商评价与考核1.采购部门定期对供应商的履约情况进行评价和考核，评价内容包括交货期、货物质量、售后服务等方面。2.根据评价和考核结果，对供应商进行分类管理。对于履约情况良好的供应商，在下次采购中可给予优先考虑；对于履约情况较差的供应商，采购部门应责令其限期整改，整改后仍不符合要求的，可将其从供应商信息库中删除。七、采购文件管理（一）采购文件的编制采购文件应按照法律法规和行业标准的要求进行编制，内容应完整、准确、清晰，包括采购项目的基本情况、采购需求、采购方式、评标标准和方法、合同条款等。（二）采购文件的审核采购文件编制完成后，应提交采购部门负责人、公司/组织政府采购领导小组等进行审核，确保采购文件符合法律法规和公司/组织的要求。（三）采购文件的保存采购文件应妥善保存，保存期限按照法律法规的规定执行。采购文件包括采购公告、招标文件、投标文件、评标报告、采购合同等。八、监督检查与法律责任（一