河南事业单位采购制度

PAGE河南事业单位采购制度一、总则（一）目的为了规范河南事业单位的采购行为，加强采购管理，提高采购资金的使用效益，保证采购质量，促进廉政建设，根据国家有关法律法规和政策规定，结合河南事业单位实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于河南各级各类事业单位使用财政性资金进行的货物、工程和服务采购活动。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须严格遵守国家法律法规和相关政策规定，确保采购行为合法合规。2.公开透明原则：采购信息应及时、准确、完整地公开，采购过程应接受社会监督，保证采购活动的公开透明。3.公平竞争原则：通过公平竞争，选择最优的供应商、承包商或服务提供者，确保采购质量，降低采购成本。4.公正原则：采购活动应遵循公正的程序和标准，对所有参与采购的供应商、承包商或服务提供者一视同仁，不得偏袒或歧视任何一方。5.诚实信用原则：采购当事人应诚实守信，履行各自的权利和义务，不得隐瞒或提供虚假信息，不得损害国家利益、社会公共利益和他人合法权益。二、采购组织与管理（一）采购管理机构1.成立采购管理领导小组：由单位主要领导担任组长，分管领导担任副组长，相关部门负责人为成员。领导小组负责审议采购政策、制度和重大采购事项，协调解决采购工作中的重大问题。2.设立采购部门：负责具体组织实施采购活动，配备专业的采购人员，明确采购岗位职责和工作流程。采购部门应具备与采购工作相适应的专业知识和技能，熟悉采购法律法规和政策规定。（二）采购人员职责1.采购人员应具备的条件具有良好的政治素质和职业道德，廉洁奉公，诚实守信。熟悉采购法律法规和政策规定，掌握采购业务知识和技能。具备较强的沟通协调能力和团队合作精神，能够与供应商、内部部门等有效沟通。2.采购人员的主要职责负责采购项目的需求调研、采购文件编制、采购信息发布、供应商资格审查、采购谈判、合同签订等工作。组织采购项目的开标、评标、定标等活动，确保采购过程公平、公正、公开。负责采购项目的合同执行、验收管理、资金支付等工作，及时处理采购过程中的问题和纠纷。建立采购档案，妥善保管采购文件、合同、验收报告等资料，确保采购档案完整、准确、可查。三、采购预算管理（一）预算编制1.采购预算的编制依据：根据单位年度工作计划和实际需求，结合财政部门下达的预算控制指标，编制采购预算。采购预算应明确采购项目的名称、规格型号、数量、金额等内容。2.预算编制程序各部门根据本部门的工作需要，提出采购项目申请，填写采购项目申请表，详细说明采购项目的名称、规格型号、数量、用途、预算金额等内容，并提交相关的需求说明和论证材料。采购部门对各部门提交的采购项目申请进行汇总、审核，结合单位年度工作计划和财政预算控制指标，提出采购预算建议方案。财务部门对采购预算建议方案进行审核，根据财政部门下达的预算控制指标，调整确定采购预算草案。采购预算草案经单位领导班子审议通过后，报财政部门审批。（二）预算执行1.严格执行采购预算：采购项目应按照批准的采购预算实施，不得擅自调整或突破预算。如因特殊情况需要调整采购预算的，应按照规定的程序报财政部门审批。2.加强预算执行监控：采购部门应定期对采购预算执行情况进行检查和分析，及时发现和解决预算执行过程中存在的问题。财务部门应加强对采购资金支付的审核和管理，确保采购资金专款专用，安全高效。四、采购方式（一）公开招标1.适用范围：达到公开招标数额标准的采购项目，应当采用公开招标方式采购。公开招标数额标准按照国家和河南省有关规定执行。2.招标程序采购部门编制招标文件，明确招标项目的技术规格、商务条款、评标标准等内容。招标文件应符合法律法规和政策规定，具有明确性、公正性和可操作性。发布招标公告，通过河南省政府采购网等指定媒体向社会公开招标信息。招标公告应包括招标项目的名称、内容、数量、预算金额（最高限价）、投标人资格要求、获取招标文件的时间和地点、投标截止时间、开标时间及地点等内容。发售招标文件，潜在投标人按照招标公告要求获取招标文件，并按照招标文件规定的格式和内容编制投标文件。开标、评标，采购部门按照招标文件规定的时间和地点组织开标、评标活动。开标时，由投标人或其推选的代表检查投标文件的密封情况，经确认无误后，由工作人员当众拆封，宣读投标人名称、投标价格和投标文件的其他主要内容。评标委员会按照招标文件规定的评标标准和方法，对投标文件进行评审，推荐中标候选人。定标，采购人根据评标委员会推荐的中标候选人确定中标人。中标人确定后，采购部门应在河南省政府采购网等指定媒体上发布中标公告，并向中标人发出中标通知书。（二）邀请招标1.适用情形：符合下列情形之一的，可以采用邀请招标方式采购：具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的。采用公开招标方式的费用占政府采购项目总价值的比例过大的。2.邀请程序采购部门根据采购项目的特点和需求，确定邀请招标的供应商名单。邀请招标的供应商数量不得少于三家。向被邀请的供应商发出投标邀请书，投标邀请书应包括招标项目的名称、内容、数量、预算金额（最高限价）、投标人资格要求、获取招标文件的时间和地点、投标截止时间、开标时间及地点等内容。后续招标程序与公开招标基本相同，包括发售招标文件、开标、评标、定标等环节。（三）竞争性谈判1.适用情形：符合下列情形之一的，可以采用竞争性谈判方式采购：招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的。技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的。采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的。不能事先计算出价格总额的。2.谈判程序成立谈判小组，谈判小组由采购人的代表和有关专家共三人以上的单数组成，其中专家的人数不得少于成员总数的三分之二。制定谈判文件，谈判文件应明确谈判项目的技术规格、商务条款、谈判程序、评定成交的标准等内容。确定邀请参加谈判的供应商名单，并向其发出谈判邀请书。邀请参加谈判的供应商数量不得少于三家。谈判，谈判小组与供应商进行谈判，在谈判过程中，谈判小组可以根据谈判文件和谈判情况实质性变动采购需求中的技术、服务要求以及合同草案条款，但不得变动谈判文件中的其他内容。实质性变动的内容，须经采购人代表确认。对谈判文件作出的实质性变动是谈判文件的有效组成部分，谈判小组应当及时以书面形式同时通知所有参加谈判的供应商。供应商应当按照谈判文件的变动情况和谈判小组的要求重新提交响应文件，并由其法定代表人或授权代表签字或者加盖公章。确定成交供应商，谈判结束后，谈判小组要求所有参加谈判的供应商在规定时间内进行最后报价，采购人从谈判小组提出的成交候选人中根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商，并将结果通知所有参加谈判的未成交供应商。（四）单一来源采购1.适用情形：符合下列情形之一的，可以采用单一来源方式采购：只能从唯一供应商处采购的。发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的。必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。2.采购程序采购部门组织专业人员对采购项目进行论证，形成论证意见，说明采用单一来源采购方式的理由和依据。将论证意见报单位采购管理领导小组审议通过后，报财政部门批准。如果获得财政部门批准，采购部门与单一供应商就采购项目的价格、技术规格、服务要求等内容进行协商，签订采购合同。（五）询价1.适用范围：采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的政府采购项目，可以采用询价方式采购。2.询价程序成立询价小组，询价小组由采购人的代表和有关专家共三人以上的单数组成，其中专家的人数不得少于成员总数的三分之二。确定被询价的供应商名单，并向其发出询价通知书，询价通知书应包括采购项目的名称、规格型号、数量、质量要求、交货时间、交货地点、报价要求等内容。供应商按照询价通知书的要求，在规定时间内一次报出不得更改的价格。询价小组对供应商的报价进行比较，以提出最低报价的供应商为成交供应商。成交供应商确定后，采购部门应向其发出成交通知书，并将成交结果通知所有被询价的未成交供应商。五、采购文件管理（一）采购文件编制1.采购文件的内容要求：采购文件应包括采购项目的需求说明、采购方式、采购程序、评标标准、合同条款等内容。采购文件应符合法律法规和政策规定，具有明确性、公正性和可操作性。2.采购文件的审核：采购文件编制完成后，应提交采购部门负责人审核，审核通过后报单位采购管理领导小组审议。重大采购项目的采购文件应报财政部门备案。（二）采购文件保存1.采购文件的保存期限：采购文件应妥善保存，保存期限按照国家和河南省有关规定执行。一般采购项目的采购文件保存期限不少于十五年，重大采购项目的采购文件保存期限不少于三十年。2.采购文件的保存方式：采购文件可以采用纸质档案和电子档案相结合的方式保存。纸质档案应按照档案管理的要求进行整理、装订、归档，电子档案应进行备份，并存储在安全可靠的介质上。六、采购合同管理（一）合同签订与履行1.合同签订：采购项目确定中标人或成交供应商后，采购部门应及时与中标人或成交供应商签订采购合同。采购合同应明确采购项目的名称、规格型号、数量、价格、交货时间、交货地点、质量要求、验收标准、付款方式等内容。采购合同应符合法律法规和政策规定，具有明确性、公正性和可操作性。2.合同履行：采购合同签订后，双方应按照合同约定履行各自的义务。采购部门应督促供应商按时、按质、按量履行合同义务，及时处理合同履行过程中出现的问题和纠纷。供应商应严格按照合同约定提供货物、工程或服务，确保采购项目的质量和进度。（二）合同变更与终止1.合同变更：在合同履行过程中，如因特殊情况需要变更合同内容的，双方应协商一致，并签订书面变更协议。变更协议应作为采购合同的组成部分，与采购合同具有同等法律效力。2.合同终止：在合同履行过程中，如因下列原因导致合同终止的，双方应按照合同约定办理终止手续：合同履行完毕。双方协商一致解除合同。因不可抗力等原因导致合同无法履行。因一方违约导致合同无法履行，另一方依法解除合同。七、采购验收管理（一）验收组织1.成立验收小组：采购项目完成后，采购部门应组织成立验收小组，负责采购项目的验收工作。验收小组由采购部门、使用部门、财务部门等相关人员组成，必要时可邀请专业技术人员或第三方机构参与验收。2.验收小组职责制定验收方案，明确验收标准、验收程序、验收方法等内容。组织实施验收工作，对采购项目的数量、质量、规格型号、技术性能等进行检查和测试。填写验收报告，验收报告应包括采购项目的名称、规格型号、数量、供应商名称、验收日期、验收结论等内容。验收报告应由验收小组成员签字确认，并加盖单位公章。（二）验收标准与程序1.验收标准：采购项目的验收标准应按照采购合同约定和国家有关标准执行。验收标准应明确、具体，具有可操作性。2.验收程序供应商提交验收申请，采购项目完成后，供应商应向采购部门提交验收申请，说明采购项目的完成情况，并提供相关的证明材料。采购部门组织验收，采购部门收到供应商的验收申请后，应及时组织验收小组进行验收。验收小组应按照验收方案的要求，对采购项目进行检查和测试，填写验收报告。验收结果处理，验收合格的采购项目，采购部门应按照合同约定及时支付采购资金；验收不合格的采购项目，采购部门应要求供应商限期整改，整改后仍不合格的，采购部门应按照合同约定追究供应商的违约责任。八、采购监督与管理（一）内部监督1.建立健全内部监督机制：单位应建立健全内部监督机制，加强对采购活动的全过程监督。采购管理领导小组应定期对采购工作进行检查和指导，及时发现和解决采购工作中存在的问题。2.加强对采购人员的监督管理：采购部门应加强对采购人员的职业道德教育和业务培训，提高采购人员的素质和能力。同时，应建立采购人员考核评价制度，对采购人员的工作业绩、廉洁自律等情况进行考核评价，对违反规定的采购人员依法依规进行处理。（二）外部监督1.接受财政部门监督：单位应自觉接受财政部门的监督检查，按照财政部门的要求及时报送采购预算执行情况、采购项目实施情况等资料。财政部门有权对单位的采购活动进行监督检查，对发现的问题依法依规进行处理。2.接受审计部门监督：单位应接受审计部门的审计监督，审计