华侨城采购制度规定

PAGE华侨城采购制度规定一、总则（一）目的为规范华侨城采购行为，加强采购管理，确保采购活动合法、合规、高效，保障公司利益，特制定本制度规定。（二）适用范围本制度适用于华侨城各部门、各项目涉及的各类物资采购、服务采购等活动。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规以及相关行业标准，确保采购行为合法合规。2.公平公正原则：采购过程应遵循公平、公正的原则，对待所有供应商，不偏袒、不歧视。3.效益原则：在保证采购质量的前提下，追求采购成本的合理性，提高采购效益。4.诚信原则：采购双方应诚实守信，严格履行合同约定。二、采购组织与职责（一）采购决策机构华侨城设立采购决策委员会，负责对重大采购项目进行决策。采购决策委员会由公司高层管理人员、相关部门负责人等组成。其职责包括：1.审议采购战略、政策和制度。2.审批重大采购项目的采购方案、预算等。3.对采购过程中的重大事项进行决策。（二）采购执行部门1.采购部门负责制定采购计划，组织实施采购活动。选择、评估和管理供应商。签订采购合同，并跟踪合同执行情况。建立采购档案，保存采购相关资料。2.需求部门提出采购需求，明确采购物资或服务的规格、数量、质量要求等。参与采购过程中的技术谈判、验收等工作。对采购物资或服务的使用情况进行反馈。（三）监督部门公司内部审计部门负责对采购活动进行监督审计，检查采购行为是否符合本制度规定，是否存在违规违纪行为，确保采购活动的规范运作。三、采购流程（一）采购需求提出1.需求部门根据工作需要，填写《采购需求申请表》，详细说明采购物资或服务的名称、规格、数量、质量要求、用途、预计采购时间等信息。2.《采购需求申请表》经部门负责人审核签字后，提交给采购部门。（二）采购计划制定1.采购部门收到《采购需求申请表》后，进行汇总分析。2.根据需求情况和公司库存状况，制定采购计划，明确采购物资或服务的种类、数量、采购时间、采购预算等。3.采购计划报采购决策委员会审批。（三）供应商选择与管理1.供应商开发采购部门通过多种渠道收集供应商信息，建立供应商数据库。对潜在供应商进行初步筛选，考察其资质、信誉、生产能力、产品质量、价格水平等方面情况。对于符合基本条件的供应商，邀请其提供相关资料，进行进一步评估。2.供应商评估采购部门组织相关人员对供应商进行实地考察或样品检验。从质量、价格、交货期、售后服务等方面对供应商进行综合评估，填写《供应商评估表》。根据评估结果，确定合格供应商名单，并报采购决策委员会备案。3.供应商管理采购部门与合格供应商签订《供应商合作协议》，明确双方权利义务。定期对供应商进行考核评价，根据考核结果调整供应商合作关系。建立供应商激励机制，对表现优秀的供应商给予奖励，对不符合要求的供应商进行淘汰。（四）采购实施1.采购方式选择根据采购物资或服务的特点、金额大小等因素，选择合适的采购方式，包括公开招标、邀请招标、竞争性谈判、单一来源采购、询价采购等。符合下列情形之一的，可以采用单一来源采购方式：只能从唯一供应商处采购的。发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的。必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。采购金额达到规定标准的，必须按照规定的采购方式进行采购，并严格履行相关审批手续。2.采购文件编制采购部门根据采购需求和采购方式，编制采购文件，如招标文件、谈判文件、询价文件等。采购文件应明确采购物资或服务的技术规格、质量要求、价格要求、交货期、售后服务等条款。3.采购谈判与招标对于采用竞争性谈判、单一来源采购等方式的项目，采购部门组织与供应商进行谈判。谈判过程中，应严格按照采购文件要求进行，记录谈判内容，形成谈判纪要。对于公开招标项目，采购部门发布招标公告，组织开标、评标等活动。评标应遵循公平、公正、科学、择优的原则，按照招标文件规定的评标标准和方法进行评审。4.合同签订根据谈判或招标结果，采购部门与选定的供应商签订采购合同。采购合同应明确双方的权利义务、采购物资或服务的规格、数量、价格、交货期、质量标准、验收方式、付款方式等条款。采购合同经双方签字盖章后生效，并报采购决策委员会备案。（五）采购验收1.采购物资或服务到货前，采购部门通知需求部门准备验收工作。2.需求部门组织相关人员按照采购合同和质量标准对采购物资或服务进行验收。3.验收合格的，填写《采购验收单》；验收不合格的，采购部门应及时与供应商沟通协商解决，要求供应商采取补货、换货、退货等措施，直至验收合格。（六）付款结算1.采购部门根据采购合同和验收情况，填写《付款申请单》，附上采购合同、验收单、发票等相关资料。2.《付款申请单》经采购部门负责人、财务部门审核、公司领导审批后，由财务部门办理付款手续。3.财务部门应严格按照合同约定的付款方式和时间进行付款，确保资金安全。四、采购预算管理（一）预算编制1.采购部门会同财务部门等相关部门，根据公司年度经营计划和采购需求，编制采购预算。2.采购预算应明确各类采购项目的预算金额、预算执行时间等，并细化到具体的采购物资或服务项目。3.采购预算报采购决策委员会审批后，作为采购活动的控制依据。（二）预算执行与调整1.采购部门应严格按照采购预算组织采购活动，控制采购成本，确保预算执行的严肃性。2.如因特殊原因需要调整采购预算的，采购部门应提出书面申请，说明调整原因和调整金额，报采购决策委员会审批。3.经批准调整的采购预算，采购部门应及时调整采购计划和相关工作安排。五、采购风险管理（一）风险识别与评估1.采购部门会同相关部门定期对采购活动进行风险识别，分析可能存在的风险因素，如供应商违约风险、质量风险、价格波动风险、法律合规风险等。2.采用定性与定量相结合的方法对识别出的风险进行评估，确定风险等级。（二）风险应对措施1.针对不同类型的风险，制定相应的应对措施。对于供应商违约风险，加强供应商管理和合同管理，要求供应商提供履约担保；对于质量风险，加强验收环节管理，增加检验频次和严格度；对于价格波动风险，建立价格预警机制，适时采取套期保值等措施；对于法律合规风险，加强法律法规培训，确保采购活动合法合规。2.定期对风险应对措施的执行效果进行评估，根据评估结果及时调整和完善风险应对策略。六、采购信息管理（一）信息收集与整理1.采购部门负责收集采购活动中的各类信息，包括供应商信息、采购需求信息、采购合同信息、采购价格信息、采购验收信息等。2.对收集到的信息进行分类整理，建立采购信息数据库，确保信息的完整性和准确性。（二）信息共享与使用1.采购信息数据库应实现内部共享，需求部门、财务部门等相关部门可以根据工作需要查询和使用采购信息。2.定期对采购信息进行分析和总结，为采购决策、供应商管理、成本控制等提供数据支持。七、监督与考核（一）监督检查1.公司内部审计部门定期对采购活动进行监督检查，检查采购流程的执行情况、采购合同的签订与履行情况、采购预算的执行情况等。2.对于监督检查中发现的问题，及时提出整改意见，要求相关部门限期整改。（二）考核评价1.建立采购工作考核评价机制，对采购部门和需求部门的采购工作进行考核评价。2.