医院院内采购询价制度及流程

PAGE医院院内采购询价制度及流程一、总则（一）目的为规范医院院内采购行为，确保采购过程公开、公平、公正，提高采购资金使用效益，保证所采购物资、服务的质量，特制定本制度及流程。（二）适用范围本制度适用于医院各科室、部门在开展医疗、教学、科研及行政管理等工作中所需物资、设备、服务等的采购活动。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规及相关政策要求，确保采购行为合法合规。2.公开透明原则：采购信息应全面、及时、准确地公开，采购过程应接受各方监督。3.公平竞争原则：为供应商创造公平的竞争环境，保证采购结果的合理性。4.效益原则：在保证质量的前提下，追求采购资金的最大使用效益。二、采购询价管理职责（一）采购管理部门1.负责制定和完善医院院内采购询价制度及流程，并组织实施。2.汇总各科室采购需求，编制采购计划。3.建立并维护供应商信息库，组织开展供应商资格审查。4.负责组织采购询价活动，协调解决采购过程中的问题。5.对采购合同的执行情况进行跟踪和监督。（二）需求科室1.根据本科室业务需求，提出采购申请，明确采购物资或服务的规格、型号、数量、质量要求等详细信息。2.配合采购管理部门开展采购询价工作，提供必要的技术支持和需求说明。3.参与采购合同的签订和验收工作。（三）财务部门1.负责审核采购预算，确保采购资金的合理安排。2.参与采购合同的审核，对采购资金支付进行监督。（四）审计部门1.对采购活动进行审计监督，检查采购行为是否合规。2.对采购项目的效益进行评估。三、采购询价流程（一）采购申请1.需求科室根据业务需要，填写《医院院内采购申请表》，详细注明采购物资或服务的名称、规格型号、数量、质量要求、预算金额、预计到货时间等内容，并经科室负责人签字确认后提交至采购管理部门。2.采购申请应附相关技术资料或需求说明，以便采购管理部门准确理解采购需求。（二）采购计划编制1.采购管理部门收到采购申请后，对申请内容进行审核。审核内容包括采购需求的合理性、必要性、预算金额的准确性等。2.对于审核通过的采购申请，采购管理部门根据医院年度预算和实际情况，汇总编制医院院内采购计划。采购计划应明确采购项目的名称、采购时间、采购方式、预算金额等信息。3.采购计划经采购管理部门负责人审核后，报医院分管领导审批。（三）供应商选择1.采购管理部门根据采购项目的特点和要求，从供应商信息库中筛选出符合条件的潜在供应商。供应商信息库应包含供应商的基本信息、资质证书、业绩情况、产品质量、售后服务等内容。2.向筛选出的潜在供应商发出《询价通知书》，《询价通知书》应明确采购项目的详细要求、报价截止时间、报价方式等内容。3.潜在供应商应在规定的报价截止时间前，将填写完整的《报价单》及相关证明材料提交至采购管理部门。《报价单》应包含物资或服务的名称、规格型号、数量、单价、总价、交货期、售后服务承诺等内容。4.采购管理部门对供应商的报价进行初步审查，审查内容包括报价的完整性、准确性、合理性等。对于报价明显偏离市场价格或存在疑问的供应商，采购管理部门可要求其进行书面说明或提供补充材料。（四）询价谈判1.根据初步审查结果，采购管理部门确定参与询价谈判的供应商名单。一般选择不少于三家符合要求的供应商进行询价谈判。2.组织召开询价谈判会议，采购管理部门、需求科室及相关技术人员参加。会议主要内容包括：供应商介绍其提供的物资或服务的特点、优势、技术参数、售后服务等情况；采购方介绍采购需求和要求；双方就价格、交货期、质量标准、售后服务等条款进行谈判。3.在询价谈判过程中，采购方应要求供应商对其报价进行详细说明，并对采购需求的关键条款进行明确和确认。采购方应记录谈判过程中的重要信息和达成的共识。4.询价谈判结束后，供应商应在规定时间内提交最终报价。采购管理部门对各供应商的最终报价进行综合比较和分析，结合谈判情况，选择最优供应商。（五）合同签订1.确定中标供应商后，采购管理部门与中标供应商签订《采购合同》。《采购合同》应明确双方的权利和义务，包括物资或服务的名称、规格型号、数量、价格、交货期、质量标准、验收方式、付款方式、售后服务等条款。2.《采购合同》经采购管理部门负责人审核后，报医院分管领导审批。审批通过后，由双方签字盖章生效。（六）采购验收1.采购物资或服务到货前，采购管理部门应通知需求科室做好验收准备工作。需求科室应组织相关人员成立验收小组，明确验收标准和方法。2.物资或服务到货后，验收小组按照《采购合同》及相关标准对其进行验收。验收内容包括物资的数量、规格型号、质量、外观等方面，以及服务的内容、质量、效果等方面。3.验收合格后，验收小组应出具《验收报告》，《验收报告》应详细记录验收情况，并由验收人员签字确认。对于验收不合格的物资或服务，采购管理部门应及时与供应商沟通协商，要求其限期整改或退换货。（七）付款结算1.采购物资或服务验收合格后，供应商应按照《采购合同》约定提交付款申请及相关发票等资料。2.采购管理部门对付款申请进行审核，审核通过后提交至财务部门。财务部门按照医院财务管理制度和《采购合同》约定进行付款结算。四、采购询价相关文件管理（一）采购申请文件采购申请文件包括《医院院内采购申请表》及相关技术资料或需求说明等，由需求科室负责整理和保管，保存期限为[X]年。（二）采购计划文件采购计划文件包括采购计划编制过程中形成的各类文件，如采购申请汇总表、采购计划审批表等，由采购管理部门负责整理和保管，保存期限为[X]年。（三）供应商文件供应商文件包括供应商信息库资料、《询价通知书》、《报价单》、供应商资质证明文件、询价谈判记录等，由采购管理部门负责整理和保管，保存期限为[X]年。（四）采购合同文件采购合同文件包括《采购合同》及相关补充协议、变更协议等，由采购管理部门负责整理和保管，保存期限为[X]年。（五）验收文件验收文件包括《验收报告》、验收过程中形成的各类记录等，由需求科室负责整理和保管，保存期限为[X]年。（六）付款文件付款文件包括付款申请、发票、付款审批表等，由财务部门负责整理和保管，保存期限为[X]年。五、监督与检查（一）内部监督1.审计部门定期对医院院内采购活动进行审计监督，检查采购制度的执行情况、采购流程的合规性、采购资金的使用效益等。2.医院设立举报信箱和举报电话，接受全院职工对采购活动中违规行为的举报。对于举报线索，审计部门应及时进行调查核实，并将处理结果向举报人反馈。（二）外部监督1.医院采购活动接受卫生行政部门、财政部门等相关部门的监督检查。对于上级部门提出的整改意见，医院应认真落实，及时