工会集体采购制度

PAGE工会集体采购制度一、总则（一）目的为规范本公司/组织工会集体采购行为，加强采购管理，提高采购效率，保证采购质量，维护公司/组织及工会会员的合法权益，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本公司/组织工会使用工会经费进行的各类采购活动，包括但不限于办公用品、劳保用品、节日福利、活动用品等。（三）基本原则1.依法合规原则：严格遵守国家法律法规和相关行业标准，确保采购活动合法合规。2.公开透明原则：采购过程应公开、公平、公正，接受工会会员的监督。3.质量优先原则：优先选择质量可靠、信誉良好的供应商，确保所采购物品和服务符合要求。4.效益原则：在保证采购质量的前提下，合理控制采购成本，提高采购效益。二、采购组织与职责（一）工会采购小组1.成立由工会委员、会员代表等组成的采购小组，负责具体采购工作的组织实施。2.采购小组设组长一名，由工会主席担任，负责全面领导采购工作；设副组长若干名，协助组长开展工作。3.采购小组的职责包括：制定采购计划、组织采购活动、审核供应商资质、参与合同签订、监督采购过程等。（二）工会财务人员1.负责对采购经费进行审核和管理，确保经费使用合规。2.参与采购合同的审核，对合同中的财务条款进行把关。3.负责采购资金的支付和账务处理。（三）工会会员监督小组1.由工会会员代表组成，负责对采购活动进行全程监督。2.监督小组有权对采购过程中的违规行为提出质疑和建议，要求采购小组进行解释和整改。3.定期向工会会员公布采购情况，保障会员的知情权和监督权。三、采购流程（一）需求申报1.各部门或工会活动负责人根据工作需要或活动安排，填写《工会采购需求申报表》，详细说明采购物品或服务的名称、规格、数量、预算等。2.将申报表提交至工会办公室，由工会办公室汇总后提交采购小组。（二）采购计划制定1.采购小组根据各部门申报的需求，结合工会经费预算和实际情况，制定采购计划。2.采购计划应明确采购项目、采购时间、采购方式、预算金额等内容，并报工会主席审批。（三）供应商选择1.采购小组通过多种渠道收集供应商信息，如网络搜索、行业推荐、会员推荐等。2.对收集到的供应商进行资质审查，包括营业执照、税务登记证、组织机构代码证、生产经营许可证、产品质量认证等。3.筛选出符合要求的供应商，邀请其参与报价。4.采购小组根据供应商的报价、产品质量、信誉等因素进行综合评估，选择合适的供应商。（四）采购合同签订1.采购小组与选定的供应商签订采购合同，合同应明确采购物品或服务的名称、规格、数量、价格、交货时间、质量标准、售后服务等条款。2.合同签订前，应提交工会财务人员审核合同中的财务条款，确保经费使用合规。3.合同签订后，由采购小组负责跟踪合同执行情况，确保供应商按时、按质、按量履行合同义务。（五）采购验收1.采购物品或服务到货后，采购小组应及时组织验收。2.验收人员应根据合同要求对采购物品的数量、质量、规格等进行逐一核对，确保符合要求。3.验收合格后，验收人员应填写《工会采购验收单》，并签字确认。4.如发现采购物品或服务存在质量问题或其他不符合合同要求的情况，采购小组应及时与供应商沟通协商，要求其限期整改或退换货。（六）采购付款1.采购验收合格后，由工会财务人员根据合同约定和验收情况，办理采购付款手续。2.付款时，应严格按照财务制度进行审核，确保付款凭证齐全、手续完备。3.采购付款后，应及时进行账务处理，记录采购支出情况。四、采购方式（一）公开招标1.适用于采购金额较大、技术要求较高、市场竞争较为充分的采购项目。2.采购小组应按照相关法律法规和招标程序，编制招标文件，发布招标公告，组织开标、评标、定标等活动。3.公开招标应邀请至少三家符合条件的供应商参与投标，确保充分竞争。（二）邀请招标1.适用于具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的项目，或者采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的项目。2.采购小组应根据项目特点和供应商信息，选择若干家符合条件的供应商，向其发出投标邀请书。3.邀请招标应邀请至少三家供应商参与投标。（三）竞争性谈判1.适用于招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的项目，或者技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的项目，或者采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的项目，或者不能事先计算出价格总额的项目。2.采购小组应与不少于三家的供应商分别进行谈判，根据谈判情况确定成交供应商。3.谈判过程中，采购小组应明确谈判的程序、内容、要求等，确保谈判公平、公正、公开。（四）单一来源采购1.适用于只能从唯一供应商处采购的项目，或者发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的项目，或者必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的项目。2.采购小组应与单一供应商进行协商，确定采购价格和其他条款。3.单一来源采购应在采购文件中说明理由，并报工会主席审批。（五）询价1.适用于采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目。2.采购小组应向不少于三家的供应商发出询价通知书，要求其在规定时间内报价。3.采购小组根据供应商的报价情况，选择报价最低且符合要求的供应商作为成交供应商。五、采购预算管理（一）预算编制1.工会应根据年度工作计划和实际需求，编制采购预算。2.采购预算应明确采购项目、采购金额、资金来源等内容，并报上级工会备案。3.采购预算应遵循“量入为出、收支平衡”的原则，合理安排经费支出。（二）预算执行1.采购活动应严格按照采购预算执行，不得超预算采购。2.如因特殊情况需要调整采购预算，应按照规定程序报上级工会审批。3.工会财务人员应加强对采购预算执行情况的监督和管理，确保经费使用合规。（三）预算调整1.在采购预算执行过程中，如遇市场价格波动、政策调整、实际需求变化等原因，需要调整采购预算的，采购小组应及时提出调整申请。2.调整申请应说明调整的原因、调整的内容、调整的金额等，并报工会主席审批。3.经批准的采购预算调整申请，应及时通知相关部门和人员，并按照新的预算执行采购活动。六、采购风险管理（一）风险识别1.采购小组应定期对采购活动进行风险识别，分析可能存在的风险因素，如供应商违约、质量问题、价格波动、法律法规风险等。/show/1108774.html2.针对识别出的风险因素，应制定相应的风险应对措施。（二）风险评估1.对识别出的风险因素进行评估，确定其发生的可能性和影响程度。2.根据风险评估结果，对风险进行排序，确定重点关注的风险领域。（三）风险应对1.针对不同的风险因素，采取相应的风险应对措施，如加强供应商管理、签订质量保证协议、建立价格预警机制、加强法律法规学习等。2.定期对风险应对措施的执行情况进行检查和评估，及时调整和完善风险应对策略。七、监督与检查（一）内部监督1.工会会员监督小组应定期对采购活动进行监督检查，重点检查采购程序是否合规、采购过程是否公开透明、采购结果是否公正合理等。2.采购小组应定期向工会会员公布采购情况，接受会员的监督和质询。3.工会财务人员应加强对采