内部招标采购制度

PAGE内部招标采购制度一、总则（一）目的为规范公司内部招标采购活动，加强对采购过程的管理与监督，提高采购效率，保证采购质量，降低采购成本，确保公司各项工作的顺利开展，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部各部门、各分支机构及所属全资、控股子公司（以下统称“公司”）的各类物资采购、工程建设项目、服务采购等招标采购活动。（三）基本原则1.公开、公平、公正原则招标采购活动应公开透明，所有参与招标采购的供应商或承包商享有平等的机会，按照统一的标准进行评审，确保结果公正。2.竞争择优原则通过招标采购，引入充分的市场竞争，选择质量可靠、价格合理、信誉良好的供应商或承包商，以实现公司利益最大化。3.诚实信用原则参与招标采购活动的各方应诚实守信，严格履行各自的权利和义务，不得有欺诈、隐瞒等行为。4.依法合规原则招标采购活动必须严格遵守国家法律法规、行业标准以及公司的相关规定，确保采购行为合法合规。二、职责分工（一）采购管理部门1.负责制定和完善公司内部招标采购管理制度，并组织实施。2.汇总各部门的采购需求，编制年度、月度采购计划。3.组织招标采购活动，包括发布招标公告、资格预审、招标文件编制、开标、评标、定标等环节。4.建立和管理供应商库，对供应商进行考核与评价。5.协调处理招标采购过程中的争议和投诉。（二）需求部门1.根据公司业务需要，提出采购需求，明确采购物资、工程或服务的规格、数量、质量要求等。2.协助采购管理部门编制招标文件，参与招标采购活动，提供技术支持和商务谈判等工作。3.负责对采购物资、工程或服务进行验收，并反馈使用情况。（三）财务部门1.参与招标采购预算的编制和审核，提供财务方面的专业意见。2.负责审核招标采购项目的资金支付，确保资金使用合规。3.对招标采购项目的成本进行核算和分析，提供财务数据支持。（四）审计部门1.对招标采购活动进行审计监督，检查采购程序是否合规、采购结果是否公正。2.对采购项目的资金使用情况进行审计，防范财务风险。3.受理有关招标采购活动的投诉举报，进行调查核实，并提出处理建议。（五）其他部门根据各自职责，配合采购管理部门做好招标采购相关工作，如提供技术标准、协助评标等。三、招标采购方式（一）公开招标1.适用范围适用于采购金额较大、技术复杂、潜在供应商较多的项目。2.程序采购管理部门发布招标公告，邀请不特定的供应商参与投标。供应商报名并提交资格预审文件。采购管理部门进行资格预审，确定合格供应商名单。向合格供应商发售招标文件。供应商编制投标文件并在规定时间内提交。采购管理部门组织开标、评标会议，按照招标文件规定的评标标准进行评标，确定中标候选人。采购管理部门公示中标候选人，如无异议，确定中标供应商，并发出中标通知书。（二）邀请招标1.适用范围适用于具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的项目；或采用公开招标方式的费用占项目总价值的比例过大的项目。2.程序采购管理部门根据项目特点和供应商库情况，选择若干家供应商发出投标邀请书。被邀请供应商报名并提交资格预审文件。采购管理部门进行资格预审，确定合格供应商名单。向合格供应商发售招标文件。供应商编制投标文件并在规定时间内提交。采购管理部门组织开标、评标会议，按照招标文件规定的评标标准进行评标，确定中标候选人。采购管理部门公示中标候选人，如无异议，确定中标供应商，并发出中标通知书。（三）竞争性谈判1.适用范围适用于招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；不能事先计算出价格总额的项目。2.程序采购管理部门成立谈判小组，成员包括采购代表和有关技术、经济等方面的专家。谈判小组制定谈判文件，明确谈判程序、内容、标准等。采购管理部门发布谈判公告，邀请符合条件的供应商参与谈判。供应商报名并提交响应文件。谈判小组与供应商进行谈判，供应商可以多次报价。谈判小组根据谈判情况，确定成交供应商，并向其发出成交通知书。（四）单一来源采购1.适用范围适用于只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的项目。2.程序需求部门提出单一来源采购申请，说明理由。采购管理部门对申请进行审核，必要时组织相关部门和专家进行论证。采购管理部门将单一来源采购申请报公司领导审批。审批通过后，采购管理部门与供应商进行协商，签订采购合同。四、招标采购流程（一）采购申请1.需求部门根据业务需求，填写《采购申请表》，详细说明采购物资、工程或服务的名称、规格、数量、质量要求、预算金额、预计交货时间等内容，并提交相关证明材料。2.《采购申请表》经部门负责人审核签字后，提交至采购管理部门。（二）采购审批1.采购管理部门对采购申请进行初审，审核内容包括采购需求的合理性、采购方式的适用性、预算金额的准确性等。2.初审通过后，采购申请按照公司规定的审批流程进行审批，审批层级根据采购金额大小确定。3.审批通过的采购申请进入招标采购流程，未通过的采购申请由采购管理部门反馈给需求部门并说明原因。（三）招标文件编制1.采购管理部门根据采购申请和项目特点，组织编制招标文件。招标文件应包括招标公告（或投标邀请书）、投标人须知、评标办法、合同条款及格式、技术标准和要求、投标文件格式等内容。2.招标文件应明确采购项目的各项要求和标准，确保供应商能够准确理解并响应。涉及技术规格的部分，应征求技术部门的意见；涉及商务条款的部分，应征求财务部门的意见。3.招标文件编制完成后，经采购管理部门负责人审核签字，报公司领导审批。（四）招标公告发布（或投标邀请书发出）1.根据招标采购方式，采购管理部门在公司内部网站、相关行业媒体等平台发布招标公告，或向选定的供应商发出投标邀请书。2.招标公告（或投标邀请书）应明确招标项目的基本情况、报名时间、地点、方式以及获取招标文件的途径等信息。（五）供应商报名与资格预审1.供应商在规定时间内按照招标公告（或投标邀请书）的要求进行报名，提交资格预审文件。资格预审文件应包括营业执照副本、税务登记证副本、组织机构代码证副本（或统一社会信用代码营业执照）、法定代表人授权书、资质证书、业绩证明、财务状况证明等相关资料。2.采购管理部门对供应商提交的资格预审文件进行审核，必要时可进行实地考察或要求供应商补充资料。3.根据资格预审结果，确定合格供应商名单，并向其发售招标文件。（六）投标文件编制与提交1.合格供应商按照招标文件的要求编制投标文件，投标文件应包括商务部分、技术部分和价格部分等内容。2.投标文件应密封包装，并在规定时间内提交至采购管理部门指定的地点。（七）开标采购管理部门组织开标会议，邀请所有投标人参加。开标会议应按照招标文件规定的时间和地点进行，开标过程应公开、透明。开标时，由投标人或其推选的代表检查投标文件的密封情况，经确认无误后，由工作人员当众拆封，宣读投标人名称、投标价格、投标文件的其他主要内容等。（八）评标1.采购管理部门组织评标会议，评标委员会由采购代表和有关技术、经济等方面的专家组成，成员人数应为五人以上单数。评标委员会应按照招标文件规定的评标标准和方法，对投标文件进行评审。2.评标过程中，评标委员会可以要求投标人对投标文件中含义不明确的内容进行澄清或说明，但不得改变投标文件的实质性内容。3.评标委员会根据评标结果，推荐中标候选人，并编写评标报告。评标报告应包括评标基本情况和数据表、评标委员会成员名单、开标记录、符合要求的投标一览表、废标情况说明、评标标准、评标方法或者评标因素一览表、经评审的价格或者评分比较一览表、经评审的投标人排序、推荐的中标候选人名单与签订合同前要处理的事宜、澄清、说明、补正事项纪要等内容。（九）定标1.采购管理部门根据评标报告，确定中标供应商，并报公司领导审批。2.如中标供应商放弃中标、因不可抗力不能履行合同、不按照招标文件要求提交履约保证金，或者被查实存在影响中标结果的违法行为等情形，采购管理部门可以按照评标委员会推荐的中标候选人顺序依次确定其他中标候选人为中标供应商，或者重新组织招标。（十）中标通知采购管理部门向中标供应商发出中标通知书，并将中标结果通知所有未中标的投标人。中标通知书对采购人和中标供应商具有法律效力，中标通知书发出后，采购人改变中标结果的，或者中标供应商放弃中标项目的，应当依法承担法律责任。（十一）合同签订1.中标供应商应在规定时间内与采购管理部门签订采购合同。采购合同应明确双方的权利和义务，包括采购物资、工程或服务的名称、规格、数量、质量标准、价格、交货时间、交货地点、付款方式、违约责任等内容。2.采购合同签订后，由采购管理部门负责将合同副本分发给需求部门、财务部门等相关部门，并按照合同约定组织实施采购项目。（十二）验收与付款1.需求部门负责对采购物资、工程或服务进行验收，验收内容包括数量、质量、规格等是否符合合同要求。验收合格后，需求部门应出具验收报告。2.财务部门根据验收报告和采购合同，按照公司财务管理制度的规定办理付款手续。付款时，应审核相关凭证的真实性、合法性和完整性。五、供应商管理（一）供应商库建立1.采购管理部门负责建立公司供应商库，收集、整理供应商的基本信息、资质情况、业绩表现、信用记录等资料。2.供应商库应实行动态管理，定期对供应商进行评估和更新，淘汰不合格供应商，补充优质供应商。（二）供应商考核与评价1.采购管理部门定期组织对供应商的考核与评价，考核内容包括产品质量、交货期、售后服务、价格水平、合同履行情况等方面。2.考核与评价方式可采用问卷调查、实地考察、数据分析、用户反馈等多种形式。根据考核结果，对供应商进行评分，并划分不同等级。3.对于考核评价结果较差的供应商，采购管理部门应采取警告、暂停合作、取消合作资格等措施，督促其改进。（三）供应商激励与约束1.对表现优秀的供应商，公司可给予一定的奖励，如优先合作、增加采购份额、颁发荣誉证书等，以激励供应商提高服务质量和合作积极性。2.对于违反合同约定、提供不合格产品或服务、存在欺诈行为等的供应商，公司应按照合同约定追究其违约责任，并将其列入不良供应商名单，限制其参与公司后续的招标采购活动。六、监督与检查（一）内部监督1.审计部门负责对招标采购活动进行全过程审计监督，检查采购程序是否合规、采购文件是否齐全、采购过程是否公正、采购结果是否合理等。2.审计部门可定期或不定期开展专项审计，对发现的问题及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。3.采购管理部门应建立内部监督机制，加强对自