医院集中采购制度

PAGE医院集中采购制度一、总则（一）目的为加强医院集中采购管理，规范采购行为，保证采购质量，控制采购成本，提高资金使用效益，促进廉政建设，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于医院各科室及下属单位涉及的各类物资、设备、服务等采购活动。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须严格遵守国家法律法规及相关政策要求。2.公开、公平、公正原则：采购过程应公开透明，确保所有符合条件的供应商都有平等参与竞争的机会，采购结果公正合理。3.质量优先原则：优先选择质量可靠、性能优良的产品和服务，以满足医院医疗工作的实际需求。4.效益原则：在保证质量的前提下，努力降低采购成本，提高资金使用效益。5.廉政原则：杜绝采购过程中的不正当交易和腐败行为，确保廉洁从业。二、采购组织与职责（一）采购管理委员会1.组成：由医院领导、相关职能部门负责人、临床专家等组成。2.职责审议医院采购工作的重大政策、制度和流程。审定年度采购预算和采购计划。对重大采购项目进行决策，包括采购方式的确定、供应商的选定等。监督采购工作的执行情况，协调解决采购过程中的重大问题。（二）采购部门1.人员配置：配备专业的采购人员，负责具体采购业务的实施。2.职责贯彻执行采购管理委员会的决策和医院采购制度。根据各科室需求，编制采购计划，经审核后组织实施。收集、整理供应商信息，建立供应商数据库，负责供应商的资格审查和日常管理。组织采购活动，包括招标、谈判、询价等，确保采购过程合法合规。签订采购合同，跟踪合同执行情况，协调解决合同履行过程中的问题。负责采购文件的整理、归档和保管，定期统计采购数据，分析采购情况。（三）需求科室1.职责根据本科室业务发展和实际工作需要，提出物资、设备、服务等采购需求。参与采购项目的技术参数论证、评标等工作，提供专业意见。协助采购部门进行验收工作，确保采购物品符合实际需求。（四）其他相关部门1.财务部门负责审核采购预算，监督采购资金的使用，确保资金安全。参与采购合同的审核，负责采购款项的支付和账务处理。2.审计部门对采购活动进行审计监督，检查采购行为的合法性、合规性和效益性。对采购项目进行专项审计，提出审计意见和建议，督促整改存在的问题。3.质量控制部门参与大型设备、高值耗材等采购项目的技术参数论证和验收工作，确保采购物品的质量符合相关标准和要求。对采购物品的质量进行跟踪和评估，建立质量反馈机制，及时处理质量问题。三、采购预算管理（一）预算编制1.各科室应根据下一年度业务发展计划和实际工作需要，于每年[具体时间]前向采购部门提交采购需求计划。2.采购部门汇总各科室采购需求，结合医院财务状况和发展规划，编制年度采购预算草案，报采购管理委员会审议。3.采购管理委员会根据医院整体工作安排和资金情况，审定年度采购预算，并报医院领导批准后执行。（二）预算调整1.如遇特殊情况需要调整采购预算，相关科室应填写《采购预算调整申请表》，详细说明调整原因、调整内容和金额等。2.《采购预算调整申请表》经科室负责人签字、分管领导审核后，报采购管理委员会审批。3.采购管理委员会根据实际情况进行审批，批准后的预算调整申请交采购部门和财务部门备案，并据此调整采购计划和资金安排。四、采购方式（一）公开招标1.适用范围：单项或批量采购金额达到公开招标限额标准的货物、工程和服务项目。公开招标限额标准按照国家和地方有关规定执行。2.招标程序采购部门制定招标文件，明确招标项目的技术规格、商务条款、评标标准等内容。在指定媒体上发布招标公告，邀请潜在供应商报名参加投标。对报名供应商进行资格审查，确定符合条件的投标人名单。组织开标、评标会议，按照评标标准进行评标，确定中标候选人。发布中标公告，向中标供应商发出中标通知书，并签订采购合同。（二）邀请招标1.适用范围：符合下列情形之一的，可以采用邀请招标方式采购：具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的。采用公开招标方式的费用占政府采购项目总价值的比例过大的。2.招标程序采购部门根据采购项目特点和需求，确定邀请供应商名单，一般不少于三家。向邀请供应商发出投标邀请书，同时提供招标文件。对邀请供应商进行资格审查，组织开标、评标会议，确定中标候选人。发布中标公告，向中标供应商发出中标通知书，并签订采购合同。（三）竞争性谈判1.适用范围：符合下列情形之一的，可以采用竞争性谈判方式采购：招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的。技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的。采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的。不能事先计算出价格总额的。2.谈判程序采购部门制定谈判文件，明确谈判项目的技术规格、商务条款、谈判程序等内容。确定参加谈判的供应商名单，一般不少于三家。组织谈判会议，与供应商进行谈判，要求供应商提供报价和技术方案等。谈判小组根据谈判情况，要求供应商进行二次报价或提供最终报价。谈判小组综合考虑报价、技术方案等因素，确定成交供应商，并签订采购合同。（四）单一来源采购1.适用范围：符合下列情形之一的，可以采用单一来源方式采购：只能从唯一供应商处采购的。发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的。必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。2.采购程序采购部门填写《单一来源采购申请表》,详细说明采购项目的名称、内容、金额、采用单一来源采购方式的原因等。《单一来源采购申请表》经科室负责人签字、分管领导审核后，报采购管理委员会审批。采购管理委员会批准后，采购部门与单一供应商进行协商，签订采购合同。（五）询价1.适用范围：采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目，可以采用询价方式采购。2.询价程序采购部门向不少于三家的供应商发出询价通知书，要求供应商在规定时间内报价。供应商报价后，采购部门对报价进行比较，选择符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的供应商作为成交供应商。采购部门与成交供应商签订采购合同。五、采购流程（一）采购申请1.各科室根据业务需要，填写《采购申请表》，详细注明采购物品的名称、规格、型号、数量、预算金额、用途等信息，并经科室负责人签字确认。2.《采购申请表》提交至采购部门，采购部门对申请内容进行初步审核，审核通过后进入采购流程。（二）采购审批1.采购部门根据采购申请的金额和性质，按照医院审批权限进行审批。金额较小的采购申请，由采购部门负责人审批。金额较大的采购申请，报分管领导审批。重大采购项目，需经采购管理委员会审议通过后，报医院领导批准。2.审批通过后，采购部门根据采购项目的特点和需求，选择合适的采购方式组织采购活动。（三）采购实施1.招标采购采购部门按照公开招标、邀请招标等程序，组织招标活动。发布招标公告或投标邀请书，对供应商进行资格审查，发售招标文件。组织开标、评标会议，确定中标候选人，发布中标公告，签订采购合同。2.竞争性谈判采购采购部门制定谈判文件，确定参加谈判的供应商名单。组织谈判会议，与供应商进行谈判，要求供应商进行报价和提供技术方案。谈判小组根据谈判情况，确定成交供应商，签订采购合同。3.单一来源采购采购部门填写《单一来源采购申请表》，报采购管理委员会审批。批准后，与单一供应商进行协商，签订采购合同。4.询价采购采购部门向不少于三家的供应商发出询价通知书，要求供应商报价。对供应商报价进行比较，选择成交供应商，签订采购合同。（四）合同签订1.采购部门根据评标结果或谈判、询价等情况，与中标或成交供应商签订采购合同。2.采购合同应明确采购物品的名称、规格、型号、数量、价格、交货时间、交货地点、质量标准、付款方式、售后服务等条款。3.采购合同签订后，采购部门应将合同副本送财务部门、需求科室等相关部门备案。（五）验收1.采购物品到货前，采购部门应通知需求科室和质量控制部门等相关人员做好验收准备。2.采购物品到货后，由需求科室、质量控制部门等组成验收小组，按照合同要求和相关标准进行验收。3.验收内容包括采购物品的数量、规格、型号、质量、性能等方面。验收合格后出具验收报告，验收报告应由验收小组成员签字确认。4.如发现采购物品存在质量问题或与合同约定不符，验收小组应及时通知采购部门与供应商协商解决，供应商应负责更换或处理，直至验收合格。（六）付款1.采购物品验收合格后，需求科室填写《付款申请表》，附上验收报告、采购合同等相关资料，报财务部门审核。2.财务部门根据合同约定和医院财务制度，审核《付款申请表》，办理付款手续。3.付款方式应按照采购合同约定执行，一般包括预付款、货到付款、验收合格后付款等。六、供应商管理（一）供应商准入1.采购部门建立供应商准入制度，明确供应商的资格条件和准入程序。2.供应商应具备合法经营资质，具有良好的商业信誉和财务状况，能够提供质量可靠、价格合理的产品和服务。3.新供应商申请准入时，应向采购部门提交营业执照、税务登记证、组织机构代码证、产品质量认证证书、业绩证明等相关资料。4.采购部门对供应商提交的资料进行审核，并实地考察供应商的生产经营情况、质量管理体系等，符合条件的供应商纳入供应商数据库。（二）供应商评价与考核1.采购部门定期对供应商进行评价与考核，评价内容包括产品质量、交货期、售后服务、价格水平、合同履行情况等方面。2.评价与考核方式可采用问卷调查、实地考察、数据分析等多种形式。3.根据评价与考核结果，对供应商进行分类管理，分为优秀供应商、合格供应商、不合格供应商。4.对于优秀供应商，在同等条件下可优先选择其产品和服务；对于不合格供应商，采购部门应及时与其沟通，要求其限期整改，整改仍不合格的，取消其供应商资格。（三）供应商淘汰与重新引入1.如供应商出现严重质量问题、交货期延误、售后服务不到位等情况，采购部门应及时淘汰该供应商，并在供应商数据库中删除其信息。2.对于因特殊原因需要重新引入已淘汰供应商的，采购部门应进行严格的重新评估和审批，确保其符合供应商准入条件。七、采购风险管理（一）风险识别1.采购部门应定期对采购活动进行风险识别，分析可能存在的风险因素，如供应商违约风险、质量风险、价格波动风险、廉政风险等。2.针对不同的风险因素，制定相应的风险应对措施，降低风险发生的可能性和影响程度。（二）风险应对1.供应商违约风险在采购合同中明确违约责任条款，要求供应商提供履约保证金或银行保函。加强对供应商的合同管理和监督，及时跟踪供应商的合同履行情况，发现问题及时采取措施解决。2.质量风险严格审核供应商的产品质量认证证书等相关资料，要求供应商提供样品进行检验。在采购合同中约定质量标准和验收条款，加强验收环节的管理，确保采购物品质量符合要求。建立质量反馈机制，及时处理采购物品的质量问题，要求供应商承担相应的责任。3.价格波动风险关注市场价格动态，定期收集和分析价格信息，合理确定采购价格。在采购合同中约定价格调整条款，根据市场价格波动情况，适时调整采购价格。采用套期保值等金融工具，规避价格波动风险。4.廉政风险加强采购人员的廉政教育，提高廉洁自律意识。建立健全采购监督机制，加强对采购过程的全程监督，防止不正当交易和腐败行为的发生。对违反廉政规定的采购人员和供应商，依法依规严肃处理。八、监督与检查（一）内部监督1.审计部门定期对采购活动进行审计监督，检查采购程序的合法性、合规性和采购结果的公正性。2.财务部