建立采购询价制度

PAGE建立采购询价制度一、总则（一）目的为规范公司采购询价行为，确保采购过程的公开、公平、公正，降低采购成本，提高采购效率，保证采购物资和服务的质量，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部所有采购项目，包括但不限于原材料采购、设备采购、办公用品采购、服务采购等。（三）基本原则1.合法性原则：采购询价活动必须遵守国家法律法规和相关政策，确保采购行为合法合规。2.公平公正原则：对待所有供应商一视同仁，不偏袒任何一方，保证询价过程和结果的公正性。3.公开透明原则：采购询价信息应及时、准确地公开，接受公司内部监督。4.成本效益原则：在保证采购质量的前提下，通过合理询价降低采购成本，提高公司经济效益。二、采购询价流程（一）采购申请1.需求部门提出申请：各部门根据业务需求，填写采购申请表，详细说明采购物资或服务的名称、规格、数量、质量要求、交货时间等信息，并经部门负责人签字确认。2.审批：采购申请表提交至采购部门，采购部门根据公司预算和实际需求进行初步审核，审核通过后提交至相关领导审批。（二）询价准备1.成立询价小组：采购部门根据采购项目的性质和规模，组建询价小组。询价小组由采购人员、技术人员、财务人员等相关人员组成，人数不少于三人。2.制定询价文件：询价小组根据采购项目的需求，制定询价文件。询价文件应包括采购项目的详细说明、技术规格要求、质量标准、交货时间、售后服务要求、报价要求等内容。3.确定潜在供应商：采购人员通过多种渠道收集潜在供应商信息，包括供应商目录、行业网站、供应商推荐等。对收集到的供应商信息进行整理和筛选，确定符合采购项目要求的潜在供应商名单。（三）询价实施1.发放询价文件：采购人员向确定的潜在供应商发放询价文件，要求供应商在规定时间内提交报价文件。报价文件应包括报价明细、技术方案、售后服务承诺等内容。2.接收报价文件：采购人员在规定时间内接收供应商的报价文件，并对报价文件进行初步审核，检查报价文件是否齐全、符合要求。3.询价沟通：询价小组对报价文件进行详细分析和比较，如有必要，可与供应商进行进一步的沟通和谈判，了解供应商的价格构成、产品质量、交货期、售后服务等情况。（四）报价评审1.评审标准制定：询价小组根据采购项目的需求和特点，制定报价评审标准。评审标准应包括价格、质量、交货期、售后服务等方面的内容，并明确各方面的权重。2.评审过程：询价小组按照评审标准对供应商的报价文件进行评审，综合考虑各方面因素，确定中标供应商。评审过程应记录详细，确保评审结果的公正性和客观性。3.结果公示：采购部门将中标供应商名单及中标价格在公司内部进行公示，公示期不少于三个工作日。公示期间，如有员工对中标结果提出异议，采购部门应及时进行调查和处理。（五）合同签订1.起草合同：采购部门根据中标结果，起草采购合同。采购合同应明确双方的权利和义务，包括采购物资或服务的名称、规格、数量、价格、交货时间、质量标准、售后服务等内容。2.审核合同：采购合同起草完成后，提交至公司法律部门和财务部门进行审核。法律部门审核合同的合法性和合规性，财务部门审核合同的价格条款和付款方式等内容。3.签订合同：采购合同经审核通过后，由公司法定代表人或授权代表与供应商签订合同。合同签订后，双方应严格履行合同约定的义务。（六）采购验收1.验收准备：采购部门在采购物资或服务到货前，通知相关部门做好验收准备工作。验收部门应根据采购合同和询价文件的要求，制定验收方案，明确验收标准和验收方法。2.实施验收：采购物资或服务到货后，验收部门按照验收方案进行验收。验收内容包括物资或服务的数量、质量、规格、型号等方面。验收过程中，如有问题应及时与供应商沟通解决。3.验收报告：验收完成后，验收部门应出具验收报告。验收报告应包括验收情况、验收结论等内容，并经验收人员签字确认。验收报告作为支付货款的重要依据。三、询价文件编制规范（一）基本要求1.准确性：询价文件应准确表述采购项目的需求和要求，避免模糊不清或歧义性的表述。2.完整性：询价文件应包括采购项目的所有必要信息，确保供应商能够全面了解采购项目的情况。3.一致性：询价文件中的各项要求应保持一致，避免出现相互矛盾或冲突的情况。（二）内容构成1.封面：包括询价文件名称、编号、采购项目名称、采购单位名称、发布日期等信息。2.目录：列出询价文件的各章节标题和页码。3.采购项目说明：详细介绍采购项目的背景、目的、范围等内容。4.技术规格要求：明确采购物资或服务的技术规格、质量标准、性能指标等要求。5.报价要求：规定报价的格式、内容、有效期等要求。6.交货时间和地点：明确采购物资或服务的交货时间和交货地点。7.售后服务要求：包括售后服务的内容、期限、响应时间等要求。8.供应商资格要求：列出供应商应具备的资格条件，如营业执照、资质证书、业绩证明等。9.附件：如有必要，可附上相关的技术文件、图纸、样品等附件。（三）编制流程1.需求调研：采购人员与需求部门进行沟通，了解采购项目的具体需求和要求。2.初稿编制：采购人员根据需求调研结果，编制询价文件初稿。3.内部审核：询价文件初稿完成后，提交至采购部门负责人和相关技术人员进行审核，提出修改意见。4.修改完善：采购人员根据审核意见对询价文件进行修改完善，形成征求意见稿。5.征求意见：将询价文件征求意见稿发送至需求部门、法律部门、财务部门等相关部门征求意见。6.最终定稿：采购人员根据各部门的意见对询价文件进行修改完善，形成最终定稿。四、供应商管理（一）供应商选择1.供应商筛选：采购部门根据采购项目的需求和特点，制定供应商筛选标准。筛选标准应包括供应商的资质、信誉、业绩、产品质量、价格水平、售后服务等方面的内容。采购人员按照筛选标准对潜在供应商进行筛选，确定符合要求的供应商名单。2.实地考察：对于重要的采购项目，采购部门可组织对潜在供应商进行实地考察。实地考察内容包括供应商的生产经营状况、质量管理体系、生产设备、技术水平、售后服务能力等方面。通过实地考察，全面了解供应商的实际情况，为供应商选择提供参考依据。3.供应商评估：采购部门定期对供应商进行评估，评估内容包括供应商的交货及时性、产品质量稳定性、售后服务质量、价格合理性等方面。根据评估结果，对供应商进行分类管理，对于表现优秀的供应商给予更多的合作机会，对于表现不佳的供应商进行警告或淘汰。（二）供应商档案管理1.建立档案：采购部门为每个供应商建立档案，档案内容包括供应商的基本信息、资质证书、业绩证明、报价记录、合同履行情况、评估报告等方面的内容。2.档案更新：采购人员及时更新供应商档案信息，确保档案信息的准确性和完整性。3.档案查阅：公司内部相关人员可根据工作需要查阅供应商档案信息，但应遵守公司的保密规定。（三）供应商激励与约束1.激励措施：对于表现优秀的供应商，公司可采取以下激励措施：增加合作机会，优先选择其产品或服务。给予价格优惠或其他形式的奖励。组织供应商参加公司的培训和交流活动，提高其业务水平。2.约束措施：对于表现不佳的供应商，公司可采取以下约束措施：减少合作机会，直至淘汰。要求供应商限期整改，如整改不力则终止合作。扣除供应商的保证金或采取其他经济处罚措施。五、询价监督与审计（一）内部监督1.采购部门内部监督：采购部门应建立内部监督机制，对采购询价过程进行全程监督。采购人员应严格遵守采购询价制度和工作流程，确保采购询价活动的公正、公平、公开。2.公司内部审计监督：公司内部审计部门定期对采购询价活动进行审计，检查采购询价制度的执行情况、采购流程的合规性、采购成本的合理性等方面的内容。对于审计发现的问题，及时提出整改意见，并督促相关部门进行