小学工会采购管理制度

PAGE小学工会采购管理制度一、总则（一）目的为加强小学工会采购管理，规范采购行为，提高采购效率，保证采购质量，维护学校和师生的合法权益，依据相关法律法规及行业标准，结合本校实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于小学工会组织的各类采购活动，包括但不限于教学用品、办公用品、文体活动用品、教职工福利物资等的采购。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规，严格按照法定程序进行，确保采购行为合法合规。2.公开透明原则：采购信息应公开透明，采购过程应接受学校师生及相关部门的监督，保障各方知情权。3.公平竞争原则：通过公平竞争，选择优质的供应商和产品，确保采购质量，降低采购成本。4.诚实信用原则：采购各方应诚实守信，履行各自的权利和义务，维护采购活动的正常秩序。二、采购组织与职责（一）工会采购工作小组1.组成人员：由工会主席担任组长，工会委员、教职工代表等若干人组成。2.主要职责负责制定采购计划和预算，审核采购申请。组织采购活动，包括确定采购方式、发布采购信息、组织开标评标等。对采购过程进行监督，确保采购活动公平、公正、公开。协调处理采购过程中的争议和问题。负责采购项目的验收工作，确保采购物资符合要求。（二）工会主席1.职责全面领导工会采购工作，对采购工作的合法性、合规性负责。审核采购计划、预算和重大采购项目的采购方案。协调与学校其他部门及外部相关单位的关系，保障采购工作顺利进行。（三）工会委员1.职责协助工会主席开展采购工作，参与采购计划的制定和采购项目的组织实施。负责采购信息的收集、整理和发布，与供应商进行沟通和洽谈。对采购项目的合同签订、执行情况进行跟踪和监督。（四）教职工代表1.职责参与采购计划的讨论和审核，反映教职工的需求和意见。对采购过程进行监督，确保采购活动符合教职工的利益。协助做好采购项目的验收工作，提出验收意见。三、采购计划与预算（一）采购计划1.工会各部门应根据工作需要和实际情况，提前制定年度采购计划，并报工会采购工作小组审核。2.采购计划应包括采购项目名称、规格型号、数量、预算金额、采购时间等内容。3.采购计划应具有前瞻性和合理性，避免盲目采购和重复采购。（二）采购预算1.采购预算应根据采购计划编制，明确各项采购项目的资金来源和金额。2.采购预算应严格控制，确保资金使用合理、合规，不得超预算采购。3.对于重大采购项目，应进行专项预算评估，确保预算的准确性和可行性。四、采购方式（一）公开招标1.适用范围：采购金额较大、技术复杂、涉及面广的采购项目，应采用公开招标方式。2.招标程序编制招标文件，明确招标项目的技术要求、商务条款、评标标准等内容。发布招标公告，通过学校官网、校内公告栏等渠道向社会公开招标信息。接受投标报名，对投标人进行资格审查，确定合格投标人名单。组织开标评标，按照招标文件规定的评标标准进行评标，确定中标候选人。公示中标结果，无异议后发出中标通知书。（二）邀请招标1.适用范围：具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的项目，或者采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的项目，可采用邀请招标方式。2.邀请程序确定邀请对象，向具有相应资质和能力的供应商发出邀请书。组织开标评标，按照招标文件规定的评标标准进行评标，确定中标候选人。公示中标结果，无异议后发出中标通知书。（三）竞争性谈判1.适用范围：招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；不能事先计算出价格总额的采购项目，可采用竞争性谈判方式。2.谈判程序成立谈判小组，由工会采购工作小组相关人员及专业技术人员组成。制定谈判文件，明确谈判项目的技术要求、商务条款、谈判程序等内容。邀请供应商参加谈判，向供应商发出谈判邀请书。组织谈判，谈判小组与供应商进行谈判，要求供应商在规定时间内提交报价文件和技术方案。确定成交供应商，谈判小组根据谈判情况，综合考虑报价、技术方案等因素确定成交供应商。（四）单一来源采购1.适用范围：只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的采购项目，可采用单一来源采购方式。2.采购程序提出单一来源采购申请，说明采购理由和供应商情况。进行单一来源采购论证，由工会采购工作小组组织相关人员进行论证，形成论证意见。公示单一来源采购信息，接受学校师生及相关部门的监督。签订采购合同，与供应商签订采购合同，明确采购项目的规格型号、数量、价格、服务要求等内容。（五）询价1.适用范围：采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目，可采用询价方式。2.询价程序成立询价小组，由工会采购工作小组相关人员及专业技术人员组成。制定询价文件，明确询价项目的技术要求、商务条款、询价程序等内容。向供应商发出询价通知书，要求供应商在规定时间内提交报价文件。询价小组对供应商的报价文件进行评审，确定成交供应商。五、采购流程（一）采购申请1.工会各部门根据工作需要填写采购申请表，详细说明采购项目的名称、规格型号、数量、预算金额、采购理由等内容，并提交工会采购工作小组审核。2.采购申请表应经部门负责人签字确认，并加盖部门公章。（二）采购审批1.工会采购工作小组对采购申请进行审核，根据采购金额、采购方式等情况进行审批。2.对于重大采购项目，应提交工会委员会审议通过。3.采购申请经审批通过后，方可组织实施采购活动。（三）采购实施1.根据采购方式和审批结果，组织开展采购活动。2.公开招标、邀请招标、竞争性谈判等采购方式应按照相关法律法规和程序进行操作。3.询价采购方式应向不少于三家供应商发出询价通知书，要求供应商在规定时间内提交报价文件。4.采购过程中应做好记录，包括采购文件、投标文件、评标报告、谈判记录、询价记录等，以备查阅。（四）合同签订1.确定成交供应商后，应及时与供应商签订采购合同。2.采购合同应明确采购项目的规格型号、数量、价格、交货时间、交货地点、质量标准、售后服务等内容。3.采购合同应经工会采购工作小组审核，并报工会主席签字确认。（五）验收付款1.采购项目到货后，工会采购工作小组应组织相关人员进行验收。2.验收内容包括货物的数量、规格型号、质量标准等是否符合采购合同要求。3.验收合格后，按照采购合同约定办理付款手续。4.付款凭证应妥善保存，作为财务核算的依据。六、采购监督与管理（一）内部监督1.工会采购工作小组应加强对采购过程的内部监督，确保采购活动合法合规。2.定期对采购项目进行检查和评估，发现问题及时整改。3.接受学校师生及相关部门的监督，对提出的意见和建议及时进行处理和反馈。（二）供应商管理1.建立供应商档案，对供应商的基本情况、资质信誉、产品质量、售后服务等进行记录和评价。2.定期对供应商进行考核，对于考核不合格的供应商，应暂停或取消其合作资格。3.加强与供应商的沟通与合作，建立良好的合作关系，共同提高采购质量和服务水平。（三）采购档案管理1.建立健全采购档案管理制度，对采购活动中形成的各类文件、资料进行分类整理、归档保存。2.采购档