恒大集团采购管理制度

PAGE恒大集团采购管理制度一、总则（一）目的为规范恒大集团采购管理工作，确保采购活动合法合规、高效有序，保障集团各项业务顺利开展，降低采购成本，提高采购质量，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于恒大集团总部及所属各子公司、分公司的采购活动，包括但不限于工程建设、物资设备、办公用品、服务等各类采购事项。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须严格遵守国家法律法规及相关政策要求，确保采购行为合法合规。2.公平公正原则：采购过程应遵循公平、公正的原则，对待所有供应商，不得偏袒或歧视任何一方。3.公开透明原则：采购信息应公开透明，除涉及商业秘密等特殊情况外，采购流程、标准、结果等应向相关方公开。4.成本效益原则：在保证采购质量的前提下，充分考虑采购成本，追求成本效益最大化。5.诚实守信原则：采购活动各方应诚实守信，履行各自的权利和义务，不得欺诈、隐瞒或提供虚假信息。二、采购组织与职责（一）采购决策机构集团设立采购决策委员会，负责重大采购事项的决策。采购决策委员会由集团高层管理人员、相关部门负责人等组成，其职责包括：1.审议采购战略、政策和制度。2.审批重大采购项目的采购方案、预算、供应商选择等。3.协调解决采购过程中的重大问题。（二）采购执行部门集团设立采购中心，作为采购执行部门，负责具体采购业务的实施。采购中心职责如下：1.制定采购计划和采购方案。2.组织采购招标、询价、谈判等采购活动。3.对供应商进行评估、选择和管理。4.签订采购合同并跟踪合同执行情况。5.负责采购文件档案的整理和保管。（三）需求部门各需求部门负责提出采购需求，配合采购中心开展采购工作，包括提供采购需求详细信息、参与供应商评估、验收采购物资或服务等。（四）其他部门财务部门负责采购资金的预算安排、支付审核等；审计部门负责对采购活动进行审计监督；法务部门负责审查采购合同等法律文件，提供法律咨询服务。三、采购计划管理（一）采购需求预测各需求部门应结合业务发展规划、项目进度安排等，定期对采购需求进行预测，填写采购需求预测表，详细说明需求物资或服务的名称、规格、数量、预计采购时间等信息。（二）采购计划编制采购中心根据各需求部门的采购需求预测表，结合库存情况、市场供应情况等，编制年度、季度和月度采购计划。采购计划应明确采购项目、采购数量、采购预算（包括资金来源）、采购时间安排等内容。（三）采购计划审批采购计划编制完成后，报采购决策委员会审批。采购决策委员会应根据集团战略目标、资金状况、市场情况等对采购计划进行审核，批准后的采购计划作为采购活动的依据。（四）采购计划调整因业务发展变化、市场供应变化等原因需要调整采购计划的，需求部门应及时提出申请，说明调整原因、调整内容等。采购中心对申请进行审核后，报采购决策委员会审批。采购计划调整后，应及时通知相关部门。四、供应商管理（一）供应商准入1.采购中心建立供应商信息库，收集供应商基本信息、资质证明、业绩情况等资料。2.制定供应商准入标准，包括企业资质、生产能力、产品质量、信誉状况、售后服务等方面的要求。3.供应商申请准入时，应提交相关资料，采购中心按照准入标准进行审核评估。审核通过的供应商纳入供应商信息库，并分配唯一的供应商编码。（二）供应商评估1.定期对供应商进行评估，评估周期根据实际情况确定，一般为每年一次。2.评估内容包括供应商的供货质量、交货期、价格水平、售后服务、合作配合度等方面。3.采购中心组织相关部门人员组成评估小组，按照评估标准对供应商进行打分评价。评估结果分为优秀、良好、合格、不合格四个等级。（三）供应商分类管理根据供应商评估结果，对供应商进行分类管理：1.A类供应商：评估结果为优秀的供应商，给予优先合作机会，在采购价格、付款方式等方面给予一定优惠。2.B类供应商：评估结果为良好的供应商，作为主要合作对象，保持密切合作关系。3.C类供应商：评估结果为合格的供应商，在采购活动中进行正常合作，但需加强监督管理。4.D类供应商：评估结果为不合格的供应商，暂停合作，限期整改。整改后仍不符合要求的，取消其准入资格。（四）供应商淘汰与退出1.对于出现严重质量问题、交货期严重延误、违反合同约定等情况的供应商，采购中心应及时进行调查处理，视情节轻重给予警告、罚款、暂停合作等处罚，直至淘汰退出供应商信息库。2.因业务调整、市场变化等原因不再与某些供应商合作的，采购中心应办理供应商退出手续，并通知相关部门。五、采购方式选择（一）招标采购1.适用范围：对于金额较大、技术复杂、竞争充分的采购项目，应采用招标采购方式。2.招标程序：采购中心发布招标公告，明确招标项目名称、内容、要求、投标截止时间等信息。供应商报名参加投标，提交投标文件。采购中心组织开标、评标，按照评标标准确定中标候选人。采购决策委员会审批中标候选人，确定中标供应商，并发布中标公告。3.招标文件编制：招标文件应明确采购项目的技术规格、商务条款、评标标准等内容，确保招标文件的公平性、公正性和合法性。（二）询价采购1.适用范围：对于规格标准统一、市场货源充足、价格相对稳定的采购项目，可采用询价采购方式。2.询价程序：采购中心向不少于三家符合条件的供应商发出询价通知书，要求供应商在规定时间内报价。供应商提交报价文件，采购中心对报价进行比较分析，选择报价合理、信誉良好的供应商作为成交供应商。采购中心与成交供应商签订采购合同。（三）谈判采购1.适用范围：对于采购项目具有特殊性、供应商数量有限或需要与供应商进行深入沟通协商的情况，可采用谈判采购方式。2.谈判程序：采购中心确定谈判供应商名单，与供应商进行谈判前的沟通准备。采购中心组织谈判会议，与供应商就采购价格、质量标准、交货期、售后服务等条款进行谈判。谈判达成一致后，采购中心与供应商签订采购合同。（四）单一来源采购1.适用范围：符合下列情形之一的采购项目，可采用单一来源采购方式：只能从唯一供应商处采购的。发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的。必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。2.单一来源采购程序：采购中心提出单一来源采购申请，说明采购理由、供应商名称等信息。采购决策委员会审批单一来源采购申请，批准后采购中心与供应商签订采购合同。六、采购合同管理（一）合同签订1.采购合同应采用书面形式，明确双方的权利和义务。采购合同内容应包括采购项目名称、规格型号、数量、价格、交货期、质量标准、付款方式、售后服务等条款。2.采购中心负责起草采购合同文本，经法务部门审查后，与供应商签订合同。合同签订前，应确保合同条款符合法律法规要求，明确双方责任，避免潜在风险。3.采购合同签订后，采购中心应及时将合同副本分发给需求部门、财务部门等相关部门，以便各部门履行各自职责。（二）合同执行1.采购中心负责跟踪采购合同执行情况，及时与供应商沟通协调，确保供应商按照合同约定履行义务。2.需求部门应配合采购中心做好合同执行工作，及时验收采购物资或服务，如发现问题应及时反馈给采购中心。3.财务部门按照合同约定的付款方式和时间，审核支付申请，办理付款手续。（三）合同变更与解除1.在合同履行过程中，如因不可抗力、市场变化、双方协商一致等原因需要变更合同条款的，采购中心应及时与供应商协商，签订合同变更协议。合同变更协议应明确变更内容、变更后的权利义务等。2.如因一方严重违约、不可抗力等原因导致合同无法继续履行或需要提前终止的，采购中心应及时通知对方，并按照法律法规和合同约定办理合同解除手续。合同解除后，双方应按照约定进行结算和清理。（四）合同纠纷处理1.在合同履行过程中如发生纠纷，采购中心应及时与供应商协商解决。协商不成的，可按照合同约定的争议解决方式，通过仲裁或诉讼等途径解决。2.发生合同纠纷时，采购中心应及时收集相关证据资料，配合法务部门做好纠纷处理工作，维护集团合法权益七、采购预算管理（一）预算编制1.采购中心根据采购计划编制采购预算，采购预算应明确采购项目的预算金额、资金来源等信息。2.采购预算编制应结合市场价格行情、历史采购数据等进行合理估算，确保预算的准确性和合理性。3.采购预算编制完成后，报财务部门审核，财务部门根据集团资金状况等对采购预算进行审核调整。审核后的采购预算报采购决策委员会审批。（二）预算执行1.采购活动应严格按照批准的采购预算执行，不得超预算采购。如因特殊原因需要调整采购预算的，应按照预算调整程序办理审批手续。2.财务部门负责对采购预算执行情况进行监控和分析，定期向采购决策委员会报告预算执行情况。（三）预算控制1.采购中心应建立采购预算控制制度，对采购项目的预算执行情况进行实时监控，确保采购成本控制在预算范围内。2.对于超预算采购的项目，采购中心应及时分析原因，提出整改措施，并报采购决策委员会审批。八、采购风险管理（一）风险识别与评估1.采购中心应定期对采购活动进行风险识别与评估，分析可能存在的风险因素，如市场风险、供应商风险、质量风险、合同风险等。2.采用定性与定量相结合的方法对风险进行评估，确定风险等级，为风险应对提供依据。（二）风险应对措施1.市场风险应对：关注市场价格波动、供应短缺等情况，加强市场调研和分析，与供应商建立长期稳定的合作关系，合理安排采购计划和库存，降低市场风险影响。2.供应商风险应对：加强供应商管理，严格供应商准入和评估，定期对供应商进行监督检查，建立供应商风险预警机制，及时发现和处理供应商风险。3.质量风险应对：明确采购物资或服务的质量标准，加强采购过程中的质量检验和验收，要求供应商提供质量保证措施，对质量不合格的供应商进行严肃处理。4.合同风险应对：加强合同管理，严格合同签订、执行、变更和解除等环节的管理，确保合同合法合规、条款明确、责任清晰，避免合同纠纷和风险。（三）风险监控与改进1.建立采购风险监控机制，定期对采购风险应对措施的执行情况进行检查和评估，及时发现新的风险因素和风险变化情况。2.根据风险监控结果，及时调整风险应对措施，持续改进采购风险管理工作，提高采购风险管理水平。九、采购信息管理（一）信息收集采购中心应收集与采购活动相关的各类信息，包括市场价格信息、供应商信息、采购项目信息、采购合同信息等。信息收集渠道包括市场调研、供应商反馈、行业报告、网络平台等。（二）信息整理与分析采购中心对收集到的信息进行整理和分析，形成采购信息报告。采购信息报告应包括市场动态分析、供应商情况分析、采购项目进展情况分析等内容，为采购决策提供参考依据。（三）信息共享与应用采购中心应建立采购信息共享平台，将采购信息及时共享给需求部门、财务部门、审计部门等相关部门，实现信息的互联互通和有效应用。各部门应根据采购信息共享平台提供的信息，做好相关工作。十、采购绩效评估（一）评估指标设定1.采购成本指标：包括采购价格、采购费用、采购成本节约率等。2.采购质量指标：如采购物资或服务的合格率、退货率等。3.采购效率指标：如采购周期、合同签订及时率、交货期准时率等。4.供应商管理指标：如供应商满意度、供应商投诉率等。5.合规性指标：如采购活动符合法律法规和集团制度的情况等。（二）评估方法与周期1.采用定量与定性相结合的方法对采购绩效进行评估，如数据统计分析、问卷调查评价、现场检查等。2.采购绩效评估周期为每季度一次，采购中心应在每季度末对采购