档案馆政府采购管理制度

PAGE档案馆政府采购管理制度一、总则（一）目的为了加强本档案馆政府采购管理，规范采购行为，提高采购资金使用效益，促进廉政建设，根据《中华人民共和国政府采购法》等相关法律法规，结合本档案馆实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本档案馆使用财政性资金进行的政府采购活动，包括货物、工程和服务的采购。（三）基本原则1.合法性原则：政府采购活动必须严格遵守国家法律法规和相关政策规定。2.公开透明原则：采购信息应全面、及时、准确地公开，确保采购活动的透明度。3.公平竞争原则：为供应商提供公平的竞争机会，保证采购质量，降低采购成本。4.公正原则：采购过程应客观、公正，维护各方合法权益。5.诚实信用原则：参与政府采购活动的各方应诚实守信，履行各自的义务。二、采购预算管理（一）预算编制1.各部门应根据本部门工作需要和事业发展规划，在每年规定时间内编制本部门的政府采购预算。2.采购预算应明确采购项目的名称、规格型号、数量、金额、采购时间等内容，并详细说明采购项目的必要性和可行性。3.采购预算编制应遵循科学合理、勤俭节约的原则，充分考虑项目的实际需求和资金承受能力。（二）预算审核与调整1.档案馆财务部门对各部门报送的采购预算进行审核，审核内容包括预算的合理性、准确性、完整性等。2.经审核后的采购预算报档案馆领导审批。3.因特殊情况需要调整采购预算的，应按照规定的程序进行申报和审批。调整后的采购预算应及时通知相关部门。三、采购计划管理（一）采购计划制定1.根据批准的采购预算，各部门制定具体的采购计划。采购计划应明确采购项目的实施时间、采购方式、采购组织形式等内容。2.采购计划应按照轻重缓急的原则进行安排，确保采购项目按时完成。（二）采购计划审批1.采购计划报档案馆采购管理部门审核。采购管理部门对采购计划的合规性、合理性进行审核，提出审核意见。2.经采购管理部门审核通过的采购计划报档案馆领导审批。（三）采购计划执行1.各部门应严格按照批准的采购计划组织实施采购活动，不得擅自变更采购计划。确需变更的，应按照规定的程序进行申报和审批。2.采购管理部门负责对采购计划的执行情况进行监督检查，确保采购活动按照计划顺利进行。四、采购方式管理政府采购方式包括公开招标、邀请招标、竞争性谈判、单一来源采购、询价等。（一）公开招标1.公开招标是政府采购的主要采购方式。达到公开招标数额标准的采购项目，应采用公开招标方式进行采购。2.采用公开招标方式采购的，应按照规定在政府采购信息发布媒体上发布招标公告，邀请不特定的供应商参加投标。3.招标公告应包括招标项目的名称、内容、数量、技术规格、投标截止时间、开标时间及地点等内容。（二）邀请招标1.符合下列情形之一的，可以采用邀请招标方式采购：（1）具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的；（2）采用公开招标方式的费用占政府采购项目总价值的比例过大的。2.采用邀请招标方式采购的，应从符合相应资格条件的供应商中，通过随机方式选择三家以上的供应商，并向其发出投标邀请书。（三）竞争性谈判1.符合下列情形之一的，可以采用竞争性谈判方式采购：（1）招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；（2）技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；（3）采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；（4）不能事先计算出价格总额的。2.采用竞争性谈判方式采购的，应成立谈判小组，谈判小组由采购人的代表和有关专家共三人以上的单数组成，其中专家的人数不得少于成员总数的三分之二。3.谈判小组应与符合资格条件的供应商就采购项目的技术、价格、服务等方面进行谈判，确定成交供应商。（四）单一来源采购1.符合下列情形之一的，可以采用单一来源采购方式采购：（1）只能从唯一供应商处采购的；（2）发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；（3）必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。2.采用单一来源采购方式采购的，应在省级以上财政部门指定的媒体上公示，并将公示情况报财政部门备案。（五）询价1.采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的政府采购项目，可以采用询价方式采购。2.采用询价方式采购的，应成立询价小组，询价小组由采购人的代表和有关专家共三人以上的单数组成，其中专家的人数不得少于成员总数的三分之二。3.询价小组应向符合资格条件的供应商发出询价通知书，要求其一次报出不得更改的价格。询价小组根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商。五、采购程序管理（一）采购申请1.各部门根据采购计划，填写《政府采购申请表》，详细说明采购项目的名称、规格型号、数量、金额、技术要求、采购时间等内容，并加盖部门公章。2.《政府采购申请表》经部门负责人签字后报采购管理部门。（二）采购审批1.采购管理部门对采购申请进行审核，审核同意后报档案馆领导审批。2.档案馆领导根据采购申请的内容和实际情况进行审批，签署审批意见。（三）采购实施1.采购管理部门根据批准的采购申请，按照规定的采购方式组织实施采购活动。2.采用公开招标、邀请招标方式采购的，应委托具有相应资质的招标代理机构进行招标。3.采购活动应按照法定程序进行开标、评标、定标等工作，确保采购活动的公正性和合法性。（四）合同签订1.采购项目确定成交供应商后，采购人与成交供应商应按照招标文件、投标文件的内容签订政府采购合同。2.政府采购合同应明确采购项目的名称、规格型号、数量、金额、技术要求、服务内容、验收标准、付款方式、违约责任等内容。3.政府采购合同签订后，应报采购管理部门备案。（五）验收1.采购项目完成后，采购人应组织相关人员进行验收。验收人员应根据政府采购合同的要求和相关标准，对采购项目的质量、数量、规格型号等进行验收。2.验收合格的，验收人员应签署验收报告；验收不合格的，采购人应要求成交供应商限期整改，整改后仍不合格的，采购人有权拒绝付款，并按照合同约定追究成交供应商的违约责任。（六）付款1.采购项目验收合格后，采购人应按照政府采购合同的约定及时支付货款。2.采购人支付货款时，应提供合法有效的支付凭证，并按照财务管理制度的规定进行账务处理。六、采购合同管理（一）合同签订1.采购人与成交供应商应在中标、成交通知书发出之日起三十日内，按照招标文件、投标文件的内容签订政府采购合同。2.政府采购合同应采用书面形式，明确双方的权利和义务。合同内容应符合法律法规和招标文件、投标文件的要求。（二）合同履行1.采购人和成交供应商应按照政府采购合同的约定履行各自的义务。2.采购人应按照合同约定及时支付货款，成交供应商应按照合同约定提供货物、工程和服务。（三）合同变更与终止1.在政府采购合同履行过程中，如需变更合同内容的，采购人和成交供应商应协商一致，并签订书面的合同变更协议。合同变更协议作为政府采购合同的组成部分，具有同等法律效力。2.在政府采购合同履行过程中，如出现法定情形需要终止合同的，采购人和成交供应商应按照法律法规的规定办理合同终止手续。（四）合同档案管理1.采购管理部门应建立政府采购合同档案管理制度，对政府采购合同进行分类、编号、归档。2.政府采购合同档案应包括合同文本、招标文件、投标文件、中标通知书、成交通知书、验收报告、付款凭证等相关资料。3.政府采购合同档案应妥善保管，保管期限按照国家有关规定执行。七、采购监督管理（一）内部监督1.档案馆成立政府采购监督小组，负责对政府采购活动进行内部监督。监督小组由档案馆纪检监察部门、财务部门、采购管理部门等相关人员组成。2.监督小组应定期对政府采购活动进行检查，检查内容包括采购程序的合规性、采购文件的完整性、采购合同的签订与履行情况等。3.对检查中发现的问题，监督小组应及时提出整改意见，并督促相关部门进行整改。（二）外部监督1.政府采购活动应接受财政部门、审计部门等相关部门的监督检查。2.档案馆应积极配合财政部门、审计部门等相关部门的监督检查工作，如实提供有关资料和情况。八、责任追究（一）采购人责任1.采购人有下列情形之一的，由财政部门责令限期改正，给予警告，对直接负责的主管人员和其他直接责任人员依法给予处分，并予以通报：（1）应当采用公开招标方式而擅自采用其他方式采购的；（2）擅自提高采购标准的；（3）委托不具备政府采购业务代理资格的机构办理采购事务的；（4）以不合理的条件对供应商实行差别待遇或者歧视待遇的；（5）在招标采购过程中与投标人进行协商谈判的；（6）中标、成交通知书发出后不与中标、成交供应商签订采购合同的；（7）拒绝有关部门依法实施监督检查的。2.采购人有下列情形之一的，责令限期改正，给予警告，可以并处罚款，对直接负责的主管人员和其他直接责任人员，由其行政主管部门或者有关机关依法给予处分，并予以通报：（1）未按照规定在评标委员会、竞争性谈判小组或者询价小组推荐的中标或者成交候选人中确定中标或者成交供应商的；（2）政府采购合同履行中追加与合同标的相同的货物、工程或者服务的采购金额超过原合同采购金额百分之十的。3.采购人有下列情形之一的，由财政部门责令限期改正，对直接负责的主管人员和其他直接责任人员依法给予处分，并予以通报：（1）擅自变更、中止或者终止政府采购合同的；（2）未按照规定将政府采购合同副本报同级财政部门备案的。（二）供应商责任1.供应商有下列情形之一的，处以采购金额千分之五以上千分之十以下的罚款，列入不良行为记录名单；有违法所得的，并处没收违法所得；情节严重的，由工商行政管理机关吊销营业执照；构成犯罪的，依法追究刑事责任：（1）提供虚假材料谋取中标、成交的；（2）采取不正当手段诋毁、排挤其他供应商的；（3）与采购人、其他供应商或者采购代理机构恶意串通的；（4）向采购人、采购代理机构行贿或者提供其他不正当利益的；（5）在招标采购过程中与采购人进行协商谈判的；（6）拒绝有关部门监督检查或者提供虚假情况的。2.供应商有下列情形之一的，由财政部门责令限期改正，给予警告，有违法所得的，并处没收违法所得；情节严重的取消其采购资格，并予以公告：（1）中标、成交后无正当理由不与采购人签订合同的；（2）未按照采购文件确定的事项签订政府采购合同，或者与采购人另行订立背离合同实质性内容的协议的；（3）拒绝履行合同义务的。（三）采购代理机构责任1.采购代理机构有下列情形之一的，责令限期改正，给予警告；情节严重的，暂停其政府采购代理资格，并处十万元以下的罚款：（1）应当采用公开招标方式而擅自采用其他方式采购的；（2）擅自提高采购标准的；（3）以不合理的条件对供应商实行差别待遇或者歧视待遇的；（4）在招标采购过程中与投标人进行协商谈判的；（5）未按照规定在评标委员会、竞争性谈判小组或者询价小组推荐的中标或者成交候选人中