办公室采购询价制度范本

PAGE办公室采购询价制度范本一、总则（一）目的为规范公司办公室采购询价行为，确保采购活动公开、公平、公正，提高采购资金使用效益，保障公司利益，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司办公室各类物资、服务的采购询价活动，包括但不限于办公用品、办公设备、办公家具、维修服务、印刷服务等。（三）基本原则1.合法性原则：采购询价活动必须遵守国家法律法规及相关行业标准，确保采购行为合法合规。2.公平公正原则：对待所有参与询价的供应商，给予平等的机会，不偏袒任何一方，保证询价过程和结果的公正性。3.公开透明原则：采购询价信息应在规定范围内公开，接受公司内部监督，确保采购过程透明。4.效益原则：在保证采购质量的前提下，通过合理询价，降低采购成本，提高采购资金使用效益。二、采购询价流程（一）需求提出1.公司各部门根据工作需要，填写《采购申请表》，详细说明采购物资或服务的名称、规格、数量、质量要求、预计采购时间等信息，并提交至办公室。2.办公室对各部门提交的采购申请进行汇总整理，核实需求的合理性和必要性。（二）询价准备1.办公室采购人员根据采购申请，制定询价方案，明确询价的范围、方式、时间安排等。2.通过多种渠道收集潜在供应商信息，建立供应商数据库。收集渠道包括但不限于网络搜索、行业推荐、供应商自荐等。3.对收集到的供应商进行初步筛选，剔除不符合基本条件的供应商，如无相关经营资质、信誉不佳等。（三）询价实施1.向筛选后的供应商发出询价函，询价函应包含采购物资或服务的详细要求、报价截止时间、交货时间、售后服务要求等内容。2.在询价函中明确要求供应商提供详细的报价清单，包括产品名称、规格型号、数量、单价、总价、交货期、售后服务承诺等。3.对于一些复杂的采购项目，可组织供应商进行现场勘查或召开询价会议，以便供应商更好地了解采购需求，同时也为供应商提供答疑解惑的机会。（四）报价评审1.采购人员对供应商的报价进行收集、整理和分析。对比各供应商的报价，评估其价格合理性。2.除价格因素外，还应综合考虑供应商的信誉、产品质量、售后服务、交货期等因素。对于信誉良好、产品质量可靠、售后服务完善且交货期能满足公司需求的供应商，即使其报价略高，也可作为优先考虑对象。3.成立评审小组，成员包括办公室相关人员、财务人员、使用部门代表等。评审小组对各供应商的报价及综合情况进行评审，根据评审结果确定中标候选人。（五）合同签订1.根据评审结果，确定中标供应商后，办公室采购人员与中标供应商签订采购合同。采购合同应明确双方的权利和义务，包括采购物资或服务的名称、规格、数量、价格、交货期、质量标准、售后服务等条款。2.合同签订前，采购人员应将合同草本提交给公司法律顾问进行审核，确保合同内容符合法律法规要求，避免法律风险。3.合同签订后，应及时将合同副本分发给相关部门，以便各部门了解采购情况并做好后续工作安排。（六）验收付款1.采购物资或服务到货后，使用部门应按照合同要求进行验收。验收内容包括产品的规格、数量、质量、外观等方面。2.验收合格后，使用部门填写《验收单》，并提交至办公室。办公室根据验收情况和合同约定，办理付款手续。3.财务部门在付款前，应对采购合同、验收单、发票等相关凭证进行审核，确保付款依据充分、手续齐全。审核无误后，按照公司财务制度进行付款。三、询价相关职责分工（一）办公室职责1.负责采购询价制度的制定、修订和解释工作。2.汇总各部门采购申请，制定询价方案并组织实施询价活动。3.收集、整理和分析供应商报价，组织评审小组进行报价评审。4.与中标供应商签订采购合同，并跟踪合同执行情况。5.建立和维护供应商数据库，定期对供应商进行评估和管理。（二）使用部门职责1.根据工作需要，及时准确地提出采购申请，并详细说明采购物资或服务的需求。2.参与采购询价过程，提供技术支持和需求建议，协助评审小组进行评审工作。3.负责采购物资或服务的验收工作，填写验收单并反馈验收情况。（三）财务部门职责1.参与采购询价过程中的价格评审，从财务角度提供专业意见。2.审核采购合同、验收单、发票等付款凭证，确保付款手续合规、资金使用合理。3.按照公司财务制度办理采购付款业务，并进行相关账务处理。（四）评审小组职责1.对供应商的报价及综合情况进行评审，提出评审意见和建议。2.根据评审结果，确定中标候选人或中标供应商。3.对采购询价过程中的重大事项进行决策，并承担相应责任。四、供应商管理（一）供应商准入1.供应商应具备合法经营资质，具有良好的商业信誉和健全的财务会计制度。2.供应商应具备提供符合公司要求的物资或服务的能力，包括生产能力、技术水平、质量控制能力等。3.新供应商加入时应填写《供应商准入申请表》，提交相关资质证明文件、业绩证明材料、产品样本等资料，经办公室审核通过后，纳入供应商数据库。（二）供应商评估1.定期对供应商进行评估，评估周期为每年一次。评估内容包括供应商的产品质量、交货期、售后服务、价格水平、合作态度等方面。2.办公室采购人员负责收集供应商的相关信息，如客户反馈、投诉处理情况、合同执行情况等，并填写《供应商评估表》。3.评审小组根据供应商评估表及其他相关资料，对供应商进行综合评估，确定供应商等级。供应商等级分为优秀、良好、合格、不合格四个等级。（三）供应商淘汰1.对于评估结果为不合格等级的供应商，办公室应及时发出书面通知，告知其被淘汰的原因，并停止与其进行业务往来。2.因供应商产品质量问题、交货期延误、售后服务不到位等原因给公司造成损失的，公司有权要求供应商承担相应赔偿责任，并从供应商货款中扣除。3.被淘汰的供应商在一定期限内（如一年）不得再次申请加入公司供应商数据库。（四）供应商激励1.对于评估结果为优秀等级的供应商，公司可给予一定的奖励，如优先合作机会、增加采购份额、给予价格优惠等。2.定期组织供应商座谈会或供应商表彰活动，对表现优秀的供应商进行公开表扬和奖励，增强供应商合作积极性。五、监督与检查（一）内部监督1.公司内部审计部门定期对办公室采购询价活动进行审计监督，检查采购流程是否合规、采购行为是否公正、采购资金使用是否合理等。2.在采购询价过程中，办公室应接受公司其他部门的监督，对于其他部门提出的质疑和建议，应认真对待并及时处理。3.建立采购询价活动投诉举报机制，鼓励公司员工对采购过程中的违规行为进行举报。对于举报属实的，给予举报人一定奖励，并对违规行为进行严肃处理。（二）外部监督1.积极配合政府相关部门的监督检查，如实提供采购询价活动相关资料，确保公司采购行为符合法律法规要求。2.对于涉及公共利益、社会关注度较高的采购项目，可邀请外部专业机构或社会公众参与监督，提高采购活动的透明度和公信力。六、信息管理（一）采购信息记录1.办公室采购人员应详细记录采购询价活动的全过程信息，包括采购申请、询价函、供应商报价、评审记录、合同签订、验收付款等环节的相关文件和资料。2.采购信息记录应及时、准确、完整，采用电子文档和纸质文档相结合的方式进行保存，以便查阅和追溯。(二）信息保密1.参与采购询价活动的所有人员应对涉及的商业秘密、供应商信息、采购价格等予以保密，不得泄露给无关人员。2.对于因工作需要知悉采购信息的人员，应签订保密协议，明确保密责任和义务。如因违反保密协议给公司造成损失的，应承担相应赔偿责任。（三）信息共享1.办公室应定期将采购询价活动相关信息进行整理和汇总，形成采购报告，向公司管理层汇报采购情况、资