医院非政府采购管理制度

PAGE医院非政府采购管理制度一、总则（一）制定目的为加强医院非政府采购管理，规范采购行为，提高资金使用效益，保证采购质量，促进廉政建设，依据国家相关法律法规及行业标准，结合医院实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于医院各部门、科室及下属单位在医疗设备、医用耗材、办公用品、后勤物资等非政府采购活动中的采购管理。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规及相关政策要求，确保采购行为合法合规。2.公开、公平、公正原则：采购过程应公开透明，给予所有潜在供应商平等参与竞争的机会，确保采购结果公平公正。3.效益原则：在保证采购质量的前提下，充分考虑采购成本，提高资金使用效益。4.诚信原则：采购各方应诚实守信，履行各自的权利和义务。二、采购组织与职责（一）采购决策机构医院成立采购管理委员会，作为非政府采购的决策机构。采购管理委员会由医院领导、相关职能部门负责人等组成。其职责包括：1.审议医院非政府采购管理制度、采购计划及重大采购项目方案。2.对采购项目的必要性、可行性、预算等进行审核。3.协调解决采购过程中的重大问题。（二）采购执行部门医院设立采购部门，负责非政府采购的具体执行工作。采购部门职责如下：1.贯彻执行国家法律法规及医院非政府采购管理制度。2.制定采购工作流程，组织实施采购活动。3.收集、整理采购需求，编制采购文件。4.组织供应商报名、资格审查、开标、评标等工作。5.签订采购合同，并负责合同的履行、验收及付款等工作。6.建立采购档案，保存采购活动相关资料。（三）需求部门医院各需求部门负责提出采购需求，配合采购部门完成采购工作。其职责包括：1.根据业务需要，准确提出采购项目的名称、规格、数量、技术参数等需求信息。2.在采购过程中提供必要的技术支持和协助。3.参与采购项目的验收工作。（四）监督部门医院审计部门负责对非政府采购活动进行审计监督，检查采购活动是否合规、资金使用是否合理等。纪检监察部门负责对采购活动中的违规违纪行为进行调查处理。三、采购预算管理（一）预算编制1.各需求部门应根据年度工作计划和业务发展需要，在每年规定时间内编制采购预算。采购预算应明确采购项目的名称、规格、数量、预算金额等内容。2.采购部门对各需求部门提交的采购预算进行汇总审核，结合医院资金状况和采购计划，提出调整建议，报采购管理委员会审议。3.采购管理委员会根据医院整体发展战略和财务状况，对采购预算进行审定，确定年度非政府采购预算总额。（二）预算执行1.采购项目应严格按照批准的预算执行，不得超预算采购。如因特殊原因需要调整预算，应按照规定程序报采购管理委员会审批。2.采购部门在采购过程中应严格控制采购成本，确保采购价格合理，不得突破预算。对于预算执行过程中出现的偏差，应及时分析原因，采取有效措施进行纠正。（三）预算调整1.当出现下列情况时，可对采购预算进行调整：国家政策法规发生重大变化，影响采购项目实施。医院业务发展需要，新增采购项目或对原采购项目进行重大调整。因不可抗力因素导致采购项目变更或预算增加。2.预算调整申请由需求部门提出，经采购部门审核后，报采购管理委员会审批。采购管理委员会应根据实际情况进行审议，决定是否批准预算调整申请。四、采购流程（一）采购申请1.需求部门根据业务需要，填写《非政府采购申请表》，详细说明采购项目的名称、规格、数量、技术参数、预算金额、申请理由等内容，并提交相关证明材料。2.《非政府采购申请表》经需求部门负责人签字后，报采购部门。（二）采购审批1.采购部门收到《非政府采购申请表》后，对采购项目的必要性、可行性、预算等进行初审。初审通过后，提交采购管理委员会审批。2.采购管理委员会对采购申请进行审议，做出批准或不批准的决定。对于重大采购项目，应进行充分论证和集体决策。（三）采购实施1.采购部门根据采购管理委员会的审批意见，组织实施采购活动。采购方式包括公开招标、邀请招标、竞争性谈判、单一来源采购、询价等，应根据采购项目的特点和金额大小，按照相关法律法规及医院规定选择合适的采购方式。2.公开招标采购项目应在指定媒体上发布招标公告，邀请潜在供应商参加投标。邀请招标采购项目应向不少于三家具备承担招标项目能力、资信良好的特定供应商发出投标邀请书。竞争性谈判采购项目应成立谈判小组，与不少于三家供应商进行谈判。单一来源采购项目应符合相关法律法规规定的情形，并经采购管理委员会批准。询价采购项目应向不少于三家供应商发出询价通知书，对供应商的报价进行比较，确定成交供应商。3.采购部门应组织供应商报名、资格审查，对符合要求的供应商发放采购文件。采购文件应包括采购项目的技术规格、商务条款、评标标准等内容。4.开标、评标、谈判等采购活动应按照规定的程序和标准进行。采购部门应组织相关人员组成评标委员会或谈判小组，对供应商的投标文件或谈判响应文件进行评审，确定成交供应商。5.采购部门应与成交供应商签订采购合同，明确双方的权利和义务。采购合同应包括采购项目的名称、规格、数量、价格、交货时间、质量标准、付款方式、违约责任等条款。（四）合同履行与验收1.供应商应按照采购合同约定履行义务，按时、按质、按量提供货物或服务。采购部门应跟踪合同履行情况，及时协调解决合同履行过程中出现的问题。2.采购项目完成后，需求部门应组织相关人员进行验收。验收内容包括货物的数量、质量、规格、技术参数等是否符合采购合同要求。验收合格后，需求部门应出具验收报告。3.对于大型医疗设备等重要采购项目，可邀请专业机构或专家进行验收。验收结果应作为支付货款的依据。（五）付款1.采购部门根据采购合同和验收报告，按照医院财务管理制度办理付款手续。付款方式应符合合同约定，一般包括预付款、货到付款、验收合格后付款等。2.财务部门应严格审核采购付款申请，确保付款金额准确、手续齐全。对于不符合合同约定或存在质量问题的采购项目，财务部门有权拒绝付款。五、供应商管理（一）供应商准入1.采购部门应建立供应商准入制度，明确供应商的资格条件和准入程序。供应商应具备合法经营资格、良好的商业信誉、较强的经济实力和技术能力等。2.需求部门可推荐潜在供应商，采购部门对推荐的供应商进行初步调查和评估。符合准入条件的供应商应填写《供应商准入申请表》，提交相关证明材料。3.采购部门对供应商提交的申请材料进行审核，必要时可进行实地考察。审核通过的供应商纳入医院供应商库管理。（二）供应商评价与考核1.采购部门应定期对供应商的供货质量、交货期、售后服务等进行评价和考核。评价方式可包括问卷调查、实地考察、数据分析等。2.根据评价和考核结果，对供应商进行分类管理。对于表现优秀的供应商，可给予优先合作、增加采购份额等奖励；对于表现不佳的供应商，应及时发出整改通知，情节严重的可取消其供应商资格。3.采购部门应建立供应商评价档案，记录供应商的评价和考核情况，为后续采购决策提供参考。（三）供应商淘汰1.当供应商出现下列情况之一时，采购部门应及时将其淘汰出供应商库：提供虚假材料，骗取供应商资格。严重违反采购合同约定，给医院造成重大损失。产品质量存在严重问题，经多次整改仍不合格。商业信誉差，存在不良记录。2.采购部门应将淘汰供应商的情况及时通知相关部门，并在医院内部进行公示。六、采购风险管理（一）风险识别与评估1.采购部门应定期对采购活动进行风险识别和评估，分析可能存在的风险因素，如市场风险、质量风险、合同风险、廉政风险等。2.根据风险发生的可能性和影响程度，对风险进行评估分级，确定重点风险领域和关键风险点。（二）风险应对措施1.针对市场风险，采购部门应加强市场调研，及时掌握市场动态，合理确定采购价格和采购时机。2.针对质量风险，应加强供应商管理，严格审核供应商资质，加强采购过程中的质量控制和验收工作。3.针对合同风险，应完善采购合同条款，明确双方权利义务，加强合同履行过程中的监督和管理。4.针对廉政风险，应加强廉政教育，建立健全廉政监督机制，加强对采购人员的监督和管理。（三）风险监控与预警1.采购部门应建立风险监控机制，定期对采购风险进行监控和分析，及时发现风险变化情况。2.当风险指标超过设定阈值时，应及时发出预警信号，采取相应的风险应对措施，防止风险扩大。七、采购档案管理（一）档案内容采购档案应包括采购项目的申请文件、审批文件、采购文件、投标文件、谈判记录、合同文本、验收报告、付款凭证等相关资料。（二）档案整理与归档采购部门应在采购项目完成后，及时整理采购档案，按照档案管理要求进行分类、编号、装订，并移交医院档案管理部门归档保存。（三）档案查阅与使用1.医院内部人员因工作需要查阅采购档案的，应填写《档案查阅申请表》