宁波采购内部控制制度

PAGE宁波采购内部控制制度一、总则（一）目的本制度旨在规范宁波公司采购活动，加强采购内部控制，防范采购风险，确保采购工作合法、合规、高效，保障公司利益，促进公司健康发展。（二）适用范围本制度适用于宁波公司及所属各部门、各分支机构的采购活动，包括物资采购、服务采购等各类采购事项。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规和相关政策要求，确保采购行为合法合规。2.效益性原则：在保证采购质量的前提下，优化采购流程，降低采购成本，提高采购效益。3.公开、公平、公正原则：采购过程应公开透明，遵循公平竞争原则，确保所有符合条件的供应商都有机会参与，公正地对待每一个供应商。4.职责分离原则：采购业务的审批、执行、验收等环节应相互分离，形成有效的制衡机制，防止舞弊行为。5.风险管理原则：识别、评估和应对采购过程中的各种风险，采取有效的风险控制措施，保障采购活动的顺利进行。二、采购组织与职责（一）采购决策机构公司设立采购决策委员会，由公司高层管理人员、相关部门负责人等组成。采购决策委员会负责审议重大采购项目，制定采购战略和政策，对采购工作进行监督和指导。（二）采购执行部门采购部门是公司采购活动的执行机构，负责具体采购业务的实施。其主要职责包括：1.制定采购计划和预算，根据公司需求和市场情况，合理安排采购任务。2.寻找、筛选、评估供应商，建立供应商档案，维护供应商关系。3.组织采购谈判，签订采购合同，确保合同条款符合公司利益和法律法规要求。4.跟踪采购合同执行情况，协调解决采购过程中的问题，保障物资及时供应和服务质量。5.收集、整理采购信息，进行采购数据分析，为公司决策提供支持。（三）其他相关部门1.需求部门：提出采购需求，参与采购项目的技术规格制定、供应商选择和验收等工作，对采购物资和服务的质量、性能等负责。2.财务部门：负责审核采购预算，监督采购资金的支付，对采购成本进行核算和分析，确保采购资金的合理使用。3.验收部门：对采购物资和服务进行验收，检查其数量、质量、规格等是否符合合同要求，出具验收报告。三、采购流程（一）采购需求提出1.各需求部门根据业务需要，填写采购申请表，详细说明采购物资或服务的名称、规格、数量、质量要求、预计采购时间等信息。2.采购申请表经部门负责人审核签字后提交给采购部门。（二）采购计划制定采购部门收到采购申请表后，进行汇总分析，结合公司库存情况、市场供应情况等，制定采购计划。采购计划应明确采购项目的名称、规格、数量、预算金额、采购时间等内容，并报采购决策委员会审批。（三）供应商选择与管理1.供应商寻找：采购部门通过多种渠道寻找潜在供应商，如网络搜索、行业推荐、供应商自荐等。2.供应商筛选：根据采购需求和供应商基本信息，对潜在供应商进行初步筛选，确定符合条件的供应商名单。3.供应商评估：采购部门会同相关部门对筛选后的供应商进行评估，评估内容包括供应商的资质信誉、生产能力、产品质量、价格水平、售后服务等方面。可以采用实地考察、问卷调查、样品测试、参考以往合作记录等方式进行评估。4.供应商确定：根据评估结果，选择合适的供应商，并与其签订合作协议或框架合同。对于重要采购项目，应组织供应商进行公开招标或邀请招标，按照招标程序确定中标供应商。5.供应商管理：建立供应商档案，记录供应商的基本信息、评估结果、合作情况等。定期对供应商进行评价和考核，对于表现不佳的供应商，及时采取警告、暂停合作、终止合作等措施。（四）采购谈判与合同签订1.采购谈判：采购部门与选定的供应商就采购价格、交货期、质量标准、售后服务等条款进行谈判，争取最有利的采购条件。谈判过程中应做好记录，确保谈判结果清晰明确。2.合同签订：谈判达成一致后，采购部门起草采购合同，合同内容应符合法律法规要求，明确双方的权利和义务。采购合同经法律部门审核、公司领导审批后，与供应商签订正式合同。（五）采购执行与跟踪1.采购订单下达：采购部门根据采购合同，向供应商下达采购订单，明确采购物资或服务的具体要求、交货时间、交货地点等信息。2.采购执行跟踪：采购部门定期跟踪采购订单的执行情况，及时与供应商沟通协调，确保物资按时、按质、按量供应。如发现问题，应及时采取措施解决，如要求供应商加快生产进度、更换物资、调整交货期等。3.到货验收：物资到货前，采购部门通知验收部门做好验收准备。物资到货后，验收部门按照合同要求对物资进行验收，检查其数量、质量、规格等是否符合要求。验收合格后，出具验收报告；验收不合格的，应及时与供应商协商处理，如退货、换货、补货等，并做好记录。（六）采购付款1.采购部门根据采购合同和验收报告，填写付款申请单，注明采购项目名称、合同编号、付款金额、付款方式等信息。2.付款申请单经采购部门负责人、财务部门审核、公司领导审批后，财务部门按照合同约定的付款方式和时间向供应商支付货款。四、采购风险管理（一）风险识别1.市场风险：市场价格波动、供应短缺等可能导致采购成本增加或物资供应中断。2.供应商风险：供应商资质信誉不佳、生产能力不足、产品质量不稳定等可能影响采购物资和服务的质量和供应及时性。3.合同风险：合同条款不明确、合同执行过程中出现纠纷等可能给公司带来经济损失。4.内部管理风险：采购流程不规范、职责不清、监督不力等可能导致舞弊行为和采购效率低下。（二）风险评估1.采购部门会同相关部门对识别出的风险进行评估，分析风险发生的可能性和影响程度。2.根据风险评估结果，对风险进行分类分级，确定重点关注的风险领域。（三）风险应对措施1.市场风险应对：建立市场价格监测机制，及时掌握市场价格动态，合理安排采购时间和数量，采用套期保值等金融工具规避价格风险。与多家供应商建立合作关系，拓宽物资采购渠道，降低供应短缺风险。2.供应商风险应对：加强供应商管理，严格供应商筛选和评估程序，定期对供应商进行考核评价。要求供应商提供担保或购买保险，以降低因供应商原因导致的风险损失。3.合同风险应对：加强合同管理，签订规范、明确的采购合同，明确双方的权利和义务。在合同执行过程中，严格按照合同约定履行各自职责，及时处理合同纠纷。4.内部管理风险应对：完善采购内部控制制度，明确采购流程和各部门职责，加强对采购工作的监督和审计。加强员工培训，提高员工的业务素质和风险意识，防止舞弊行为的发生。五、采购监督与审计（一）内部监督1.公司内部审计部门定期对采购活动进行审计，检查采购流程是否合规、采购合同是否有效、采购资金使用是否合理等。2.采购部门应定期对采购工作进行自查，及时发现问题并整改。同时，应接受公司其他部门的监督和举报，对发现的违规行为及时进行处理。（二）外部监督1.接受政府相关部门的监督检查，配合做好采购项目的备案、审批等工作。2.主动接受社会监督，如供应商、客户等的监督，及时处理相关投诉和建议，不断改进采购工作。六、信息管理（一）采购信息收集采购部门应收集与采购活动相关的各类信息，包括市场价格信息、供应商信息、采购政策法规信息等。信息收集渠道应多元化，如网络平台、行业报告、供应商提供等。（二）采购信息分析对收集到的采购信息进行分析，为采购决策提供支持。分析内容包括市场价格走势、供应商绩效评估、采购成本分析等。通过数据分析，发现采购工作中的问题和潜在风险，及时采取措施加以解决。（三）采购信息共享建立采购信息共享平台，实现采购部