学生会物资采购制度

PAGE学生会物资采购制度一、总则（一）目的为规范学生会物资采购行为，加强物资采购管理，提高资金使用效益，确保学生会各项工作的顺利开展，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于学生会组织的各类物资采购活动，包括但不限于办公用品、活动用品、设备器材等。（三）基本原则1.合法性原则：物资采购活动必须遵守国家法律法规和学校相关规定。2.规范性原则：严格按照规定的程序和流程进行采购，确保采购过程公开、公平、公正。3.效益性原则：在保证物资质量的前提下，充分考虑性价比，降低采购成本。4.廉洁性原则：采购人员应廉洁自律，杜绝贪污受贿等违法违纪行为。二、采购计划与预算（一）采购计划的制定1.各部门根据工作需要，提前制定物资采购计划，明确采购物资的名称、规格、数量、用途等。2.采购计划应经部门负责人审核后报学生会主席团审批。（二）采购预算的编制1.采购预算应根据采购计划，结合市场价格行情进行编制。2.采购预算应明确各项采购费用的具体金额，并报学生会财务部门备案。（三）采购计划与预算的调整1.如因工作需要调整采购计划或预算，应提前向学生会主席团提交书面申请，说明调整的原因、内容及金额等。2.经学生会主席团审批同意后，方可进行调整。三、采购流程（一）采购申请1.各部门根据批准的采购计划，填写《学生会物资采购申请表》，详细注明采购物资的名称、规格、数量、预算金额、采购原因等。2.《学生会物资采购申请表》经部门负责人签字后，报学生会主席团审批。（二）采购方式的确定1.根据采购物资的性质、金额等因素，确定采购方式。采购方式主要包括公开招标、邀请招标、竞争性谈判、单一来源采购、询价等。2.对于金额较大、技术复杂的采购项目，应采用公开招标或邀请招标的方式；对于金额较小、技术简单的采购项目，可采用竞争性谈判、单一来源采购或询价的方式。（三）采购实施1.公开招标成立招标工作小组，负责招标工作的组织和实施。编制招标文件，明确招标项目的技术要求、商务条款、评标标准等。发布招标公告，邀请潜在供应商参加投标。组织开标、评标、定标，确定中标供应商。2.邀请招标选择符合条件的供应商，向其发出投标邀请书。其他程序与公开招标相同。3.竞争性谈判成立谈判小组，与不少于三家的供应商进行谈判。谈判小组根据谈判情况，要求供应商进行报价和二次报价。谈判小组综合考虑供应商的报价、技术方案、服务承诺等因素，确定成交供应商。4.单一来源采购符合下列情形之一的，可以采用单一来源采购方式：只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。采用单一来源采购方式的，应在采购前向学生会主席团提交书面申请，说明采购理由、供应商情况等。经学生会主席团批准后，方可进行采购。5.询价成立询价小组，向不少于三家的供应商发出询价通知书。询价小组要求供应商一次报出不得更改的价格。询价小组根据供应商的报价情况，确定成交供应商。（四）合同签订1.采购项目确定成交供应商后，应及时签订采购合同。采购合同应明确双方的权利和义务，包括物资的名称、规格、数量、价格、交货时间、交货地点、质量标准、验收方式、付款方式等。2.采购合同经双方签字（盖章）后生效。采购合同一式两份，采购部门和供应商各执一份。（五）物资验收1.物资到货后，采购部门应及时组织相关人员进行验收。验收人员应按照采购合同的要求，对物资的名称、规格、数量、质量等进行逐一核对。2.验收合格的物资，应填写《学生会物资验收单》，由验收人员签字确认。验收不合格的物资，应及时与供应商联系，要求其更换或退货。3.对于大型设备或重要物资，可邀请专业技术人员进行验收。（六）付款结算1.物资验收合格后，采购部门应根据采购合同的约定，及时办理付款手续。付款方式应符合学校财务制度的规定。2.采购部门应填写《学生会物资付款申请表》，附采购合同、验收单等相关资料，报学生会财务部门审核。3.学生会财务部门审核无误后，按照规定的程序进行付款。四、采购监督与管理（一）内部监督1.学生会设立采购监督小组，负责对采购活动进行全程监督。采购监督小组由学生会成员代表组成。2.采购监督小组应定期对采购项目进行检查，重点检查采购程序是否合规、采购合同是否履行、采购资金使用是否合理等。3.采购监督小组发现问题应及时提出整改意见，并督促采购部门进行整改。（二）信息公开1.建立采购信息公开制度，定期公布采购项目的采购计划、采购方式选择、采购结果等信息。2.采购信息应在学生会内部网站或公告栏上进行公开，接受学生会成员的监督。（三）档案管理1.建立采购档案管理制度，对采购活动中的各类文件、资料进行分类整理、归档保存。2.采购档案应包括采购计划、采购申请、采购合同、验收单、付款凭证等相关资料。采购档案保存期限不少于[X]年。五、采购人员职责（一）采购部门负责人职责1.负责组织编制采购计划和预算，报学生会主席团审批。2.负责采购项目的组织实施，选择合适的采购方式，确定成交供应商。3.负责签订采购合同，并跟踪合同的履行情况。4.负责协调采购过程中的各种问题，确保采购工作顺利进行。（二）采购人员职责1.负责收集市场信息，了解供应商情况，为采购决策提供参考。2.按照采购程序和要求，办理采购申请、采购实施、合同签订等相关手续。3.负责与供应商沟通协调，及时了解物资的生产、运输等情况，确保物资按时到货。4.协助采购监督小组开展采购监督工作，提供相关资料和信息。六、违规处理（一）对采购部门及采购人员的违规处理1.采购部门及采购人员在采购活动中违反本制度规定或国家法律法规的，视情节轻重，给予批评教育、警告、记过、撤职等处分。2.因采购人员违规行为给学生会造成经济损失的，应依法承担赔偿责任。（二）对供应商的违规处理1.供应商在参与采购活动