学生会采购规章制度

PAGE学生会采购规章制度一、总则（一）目的为了规范学生会采购行为，加强采购管理，提高资金使用效益，确保采购活动公开、公平、公正，特制定本规章制度。（二）适用范围本规章制度适用于学生会组织的各类采购活动，包括但不限于办公用品、活动物资、设备器材等的采购。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规和相关政策规定。2.公平公正原则：对待所有供应商一视同仁，确保采购过程公平、公正，维护市场竞争秩序。3.效益原则：在保证采购质量的前提下，追求采购成本的合理性和资金使用效益的最大化。4.诚实守信原则：采购各方应诚实守信，履行各自的权利和义务。二、采购流程（一）采购需求提出1.各部门根据工作需要，提前制定采购计划，明确采购项目、数量、规格、质量要求等详细信息。2.采购需求应经过部门负责人审核，确保需求合理、必要，并符合学生会整体工作安排。（二）采购申请1.采购部门根据审核后的采购需求，填写采购申请表，详细说明采购项目名称、预算金额、预计采购时间等内容。2.采购申请表需经部门负责人签字确认后，提交至学生会主席团审批。（三）审批1.学生会主席团对采购申请进行审批，重点审查采购必要性、预算合理性、采购方式的适用性等。2.对于金额较大或重要的采购项目，需提交学生会全体会议审议通过。（四）采购方式确定1.根据采购项目的特点、金额大小等因素，确定合适的采购方式，包括公开招标、邀请招标、竞争性谈判、单一来源采购、询价等。2.公开招标适用于采购金额较大、技术复杂、潜在供应商较多的项目；邀请招标适用于具有特定资格要求或供应商数量有限的项目；竞争性谈判适用于招标后没有供应商投标或没有合格标的以及重新招标未能成立的项目；单一来源采购适用于只能从唯一供应商处采购、发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购等情况；询价适用于采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的项目。（五）供应商选择1.对于采用公开招标、邀请招标方式的采购项目，应按照相关法律法规和程序发布招标公告或邀请书，吸引符合条件的供应商参与投标，并组织开标、评标、定标等工作。2.对于竞争性谈判、单一来源采购、询价等采购方式，应通过多种渠道寻找潜在供应商，如查阅供应商名录、咨询相关部门或人员、实地考察等，对供应商的资质、信誉、产品质量、价格、售后服务等进行综合评估，选择合适的供应商。3.与选定的供应商签订采购合同，明确双方的权利和义务，包括采购项目名称、规格型号、数量、价格、交货时间、交货地点、质量标准、验收方式、付款方式、违约责任等条款。（六）采购合同签订1.采购合同由学生会授权代表与供应商签订，合同签订前需经学生会法律顾问审核，确保合同条款合法、合规、完整。2.合同签订后，应及时将合同副本提交至学生会财务部门备案。（七）货物验收1.采购货物到货后，采购部门应及时组织相关人员进行验收，验收内容包括货物的数量、规格、型号、质量等是否符合采购合同要求。2.验收人员应认真填写验收报告，详细记录验收情况，验收合格的由验收人员签字确认；验收不合格的，应及时与供应商协商解决，要求供应商采取补货、换货、退货等措施，直至验收合格。（八）付款1.采购货物验收合格后，采购部门应根据采购合同约定，及时办理付款手续。2.付款申请需附采购合同、验收报告、发票等相关凭证，经部门负责人审核、学生会财务部门审核、学生会主席团审批后，按照学校财务规定进行付款。三、采购预算管理（一）预算编制1.各部门在编制采购计划时，应同时编制采购预算，明确采购项目的预计金额。2.采购预算应根据采购项目的实际需求、市场价格行情等因素进行合理估算，确保预算的准确性和可靠性。（二）预算审批1.采购预算需经部门负责人审核、学生会主席团审批后，纳入学生会年度预算管理。2.对于超出预算的采购项目，需按照预算调整程序进行审批。（三）预算执行1.采购活动应严格按照批准的预算执行，不得擅自突破预算。2.如因特殊原因需要调整预算，应按照预算调整程序办理审批手续。四、采购监督与审计（一）内部监督1.学生会设立采购监督小组，负责对采购活动进行全程监督，确保采购过程合法、合规、公正。2.采购监督小组有权查阅采购文件、合同、发票等相关资料，对采购活动中的违规行为提出纠正意见，并及时向学生会主席团报告。（二）审计监督1.学生会财务部门负责对采购项目的资金使用情况进行审计监督，确保资金使用合理、合规。2.审计部门可根据需要对重大采购项目进行专项审计，对采购活动中的违法违纪行为依法进行处理。五、采购档案管理（一）档案内容采购档案应包括采购申请、采购审批文件、采购合同、招标文件、投标文件、评标报告、验收报告、发票等与采购活动相关的资料。（二）档案整理与保管1.采购部门应指定专人负责采购档案的整理和保管工作，确保档案资料齐全、完整、规范。2.采购档案应按照时间顺序、项目类别等进行分类整理，建立电子和纸质档案，便于查阅和管理。3.采购档案的保管期限按照学校档案管理规定执行，期满后按照相关程序进行销毁。六、采购人员行为规范（一）廉洁自律采购人员应严格遵守廉洁自律的各项规定，不得接受供应商的贿赂、回扣、礼品等不正当利益，不得利用职务之便谋取私利。（二）诚实守信采购人员应诚实守信，如实提供采购信息，不得隐瞒或虚报采购项目的真实情况，不得与供应商串通损害学生会利益。（三）保守秘密采购人员应对采购活动中的商业秘密、技术秘密等予以保密，不得泄露给无关人员。（四）专业素养采购人员应不断提高自身的专业素养，熟悉采购业务流程、法律法规和市场行情，具备良好的沟通协调能力和谈判技巧。七、违规处理（一）违规行为界定1.采购人员在采购活动中存在以下行为之一的，视为违规行为：违反采购流程，擅自采购或变更采购方式；与供应商串通，谋取不正当利益；接受供应商贿赂、回扣、礼品等；泄露采购活动中的商业秘密、技术秘密等；其他违反法律法规、本规章制度及采购合同约定的行为。2.供应商在参与采购活动中存在以下行为之一的，视为违规行为：提供虚假资质证明、产品信息等；采取不正当手段参与投标、谈判等；不履行采购合同约定的义务；其他违反法律法规、本规章制度及采购合同约定的行为。（二）违规处理措施1.对于采购人员和供应商的违规行为，一经查实，视情节轻重给予相应的处理：