工程招标采购部门制度

PAGE工程招标采购部门制度一、总则（一）目的为规范公司工程招标采购活动，确保采购过程公开、公平、公正，提高采购效率，保证工程质量，降低采购成本，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司所有工程建设项目的招标采购活动，包括但不限于建筑工程、安装工程、装饰装修工程、市政工程等各类工程项目所需的设备、材料、服务等采购。（三）基本原则1.合法性原则：严格遵守国家法律法规以及相关行业标准，确保招标采购活动合法合规。2.公平竞争原则：为所有潜在供应商提供平等的参与机会，不得歧视任何一方。3.公正原则：招标采购过程中应客观公正地对待每一个供应商，确保评标结果公平合理。4.诚实守信原则：各方应诚实守信，履行各自的义务，不得弄虚作假、欺诈或恶意串通。二、招标采购流程（一）采购需求提出1.项目部门根据工程建设计划和实际需求，填写《工程招标采购需求申请表》，详细说明采购项目的名称、规格型号、数量、技术要求、交货时间、交货地点等内容。2.申请表需经项目负责人签字确认，并提交至工程招标采购部门。（二）采购计划制定1.工程招标采购部门收到采购需求申请表后，进行审核和汇总。2.根据项目进度和实际情况，制定详细的采购计划，明确采购项目的时间安排、采购方式等。3.采购计划经部门负责人审核后，报公司领导审批。（三）供应商选择与管理1.供应商库建立工程招标采购部门负责建立供应商库，收集、整理供应商的基本信息、资质证书、业绩情况等资料。对供应商进行分类管理，定期对供应商库进行更新和维护。2.供应商选择根据采购项目的特点和要求，从供应商库中筛选出符合条件的潜在供应商。对于重要采购项目，可通过公开招标、邀请招标、竞争性谈判、询价等方式，邀请多家供应商参与投标或报价。组织相关人员对供应商进行实地考察，了解其生产能力、质量控制、售后服务等情况。综合考虑供应商的报价、资质、业绩、信誉等因素，确定中标供应商或成交供应商。（四）招标文件编制1.对于采用招标方式采购的项目，工程招标采购部门负责编制招标文件。2.招标文件应包括招标公告、投标须知、技术规格、评标标准、合同条款等内容，确保招标文件内容完整、准确、清晰。3.招标文件需经部门负责人审核后，报公司领导审批。（五）招标公告发布1.根据采购项目的特点和要求，选择合适的媒体发布招标公告。2.招标公告应包括采购项目的基本情况、招标范围、资格要求、报名时间、地点、联系方式等内容。3.确保招标公告的发布范围广泛，吸引足够数量的潜在供应商参与投标。（六）投标文件接收与开标1.按照招标公告规定的时间和地点，接收供应商的投标文件。2.对投标文件进行登记、编号和封存，确保投标文件的保密性。3.在规定的开标时间和地点，组织开标会议，邀请所有投标人参加。开标过程应公开进行，唱标人当众宣读投标人名称、投标价格、投标文件的主要内容等。（七）评标与定标1.组建评标委员会，评标委员会由公司内部相关专业人员和技术专家组成。2.评标委员会按照招标文件规定的评标标准和方法，对投标文件进行评审。评审过程应客观公正，记录评标过程和结果。3.根据评标结果推荐中标候选人，报公司领导审批确定中标供应商。（八）合同签订1.中标供应商确定后，工程招标采购部门负责起草采购合同。2.采购合同应明确双方的权利和义务，包括采购项目的名称、规格型号、数量、价格、交货时间、交货地点、质量标准、售后服务等条款。3.采购合同经双方签字盖章后生效，并报公司相关部门备案。（九）采购验收1.采购项目到货后，项目部门负责组织验收工作。2.验收人员应按照采购合同和相关标准对采购项目的数量、质量、规格型号等进行检查。3.验收合格后，验收人员填写《工程招标采购验收报告》，经项目负责人签字确认后存档。如验收不合格，应及时与供应商协商解决，要求供应商采取补货、换货、退货等措施。三、招标采购方式（一）公开招标1.公开招标是指招标人以招标公告的方式邀请不特定的法人或者其他组织投标。2.适用于采购金额较大、技术复杂、潜在供应商较多的工程项目。3.公开招标应按照法定程序进行，发布招标公告、资格预审、编制招标文件、开标、评标、定标等环节缺一不可。（二）邀请招标1.邀请招标是指招标人以投标邀请书的方式邀请特定的法人或者其他组织投标。2.适用于具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的工程项目，或者采用公开招标方式的费用占项目合同金额的比例过大的工程项目。3.邀请招标应向三个以上具备承担招标项目能力、资信良好的特定供应商发出投标邀请书。（三）竞争性谈判1.竞争性谈判是指采购人或者采购代理机构直接邀请三家以上供应商就采购事宜进行谈判的采购方式。2.适用于招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的工程项目，技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的工程项目，采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的工程项目，不能事先计算出价格总额的工程项目。3.竞争性谈判应成立谈判小组，与符合资格条件的供应商就采购项目的技术、价格、服务等条款进行谈判，确定成交供应商。（四）询价1.询价是指采购人向三家以上潜在供应商发出询价单，对其一次性报出的价格进行比较，按照符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商的采购方式。2.适用于采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的工程项目。3.询价应向符合相应资格条件的供应商发出询价通知书，要求其一次报出不得更改的价格。采购人根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商，并将结果通知所有被询价的未成交的供应商。四、招标采购文件管理（一）文件编制要求1.招标文件、投标文件、采购合同等文件应内容完整、格式规范、逻辑严谨。2.文件中的技术规格、质量标准、验收要求等应明确具体，避免模糊不清或歧义。3.文件编制过程中应充分征求相关部门和人员的意见，确保文件的准确性和可行性。（二）文件审核与审批1.招标文件、采购合同等重要文件需经部门负责人审核后，报公司领导审批。2.审核和审批人员应认真审查文件内容，确保文件符合法律法规、公司制度和项目要求。3.对审核和审批过程中提出的修改意见，编制人员应及时进行修改和完善。（三）文件存档与保管1.工程招标采购部门负责对招标采购文件进行分类存档，建立档案管理制度。2.档案应包括招标文件、投标文件、评标报告、采购合同、验收报告等相关资料。3.档案保管期限应符合法律法规和公司规定，确保档案资料的完整性和可追溯性。五、招标采购监督与管理（一）内部监督1.公司内部审计部门负责对工程招标采购活动进行定期审计和监督。2.审计内容包括采购程序的合规性、采购文件的完整性、采购过程的公正性、采购结果的合理性等。3.对审计过程中发现的问题，及时提出整改意见，并跟踪整改情况。（二）外部监督1.接受政府相关部门、行业协会等外部机构的监督检查。2.积极配合外部监督机构的工作，如实提供相关资料和信息。3.对外部监督机构提出的意见和建议，认真研究并及时整改。（三）投诉处理1.建立投诉处理机制，受理供应商或其他相关方对招标采购活动的投诉。2.对投诉事项进行调查核实，根据调查结果依法依规处理。3.将投诉处理结果及时反馈给投诉人，并做好记录和存档工作。六、招标采购人员职责（一）工程招标采购部门负责人职责1.全面负责工程招标采购部门的日常管理工作。2.组织制定和完善工程招标采购管理制度和流程。3.审核采购计划、招标文件、采购合同等重要文件。4.协调与公司内部其他部门以及外部供应商的关系。5.监督招标采购活动的执行情况，及时解决出现的问题。（二）招标采购经办人员职责1.负责采购需求的收集、整理和汇总，编制采购计划。2.组织供应商选择、招标文件编制、招标公告发布等工作。3.接收投标文件，组织开标、评标等活动。4.起草采购合同，办理合同签订手续。5.负责采购项目的跟踪和协调，确保采购项目按时、按质、按量完