工会采购管理相关制度

PAGE工会采购管理相关制度一、总则（一）目的为加强本公司工会采购管理，规范采购行为，提高采购效率，保证采购质量，控制采购成本，防范采购风险，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司工会各项采购活动，包括但不限于办公用品、设备设施、服务采购等。（三）基本原则1.依法合规原则：严格遵守国家法律法规及相关行业标准，确保采购活动合法合规。2.公开透明原则：采购过程应公开透明，接受工会会员监督。3.公平竞争原则：营造公平竞争环境，确保符合条件的供应商平等参与采购活动。4.诚实信用原则：采购各方应诚实守信，履行各自义务。二、采购组织与职责（一）采购决策机构公司工会委员会为采购决策机构，负责审议采购计划、采购预算、采购方式、采购合同等重大事项。（二）采购执行部门工会指定专人或成立采购小组作为采购执行部门，负责具体采购工作的组织实施，包括采购需求调研、供应商选择、采购谈判、合同签订、采购验收等环节。（三）职责分工1.工会委员会职责审批采购计划和预算。审议采购方式和采购合同。监督采购过程。2.采购执行部门职责编制采购计划和预算草案。开展采购需求调研，确定采购规格和要求。寻找、筛选和评估供应商。组织采购谈判，签订采购合同。协调采购项目的实施，跟进采购进度。负责采购验收工作。三、采购计划与预算管理（一）采购计划编制1.采购执行部门应根据工会工作需要和实际情况，每年定期编制采购计划。采购计划应明确采购项目名称、规格型号、数量、预算金额、采购时间等内容。2.在编制采购计划前，采购执行部门应进行充分的市场调研，了解相关产品或服务的市场价格、质量、供应情况等信息，确保采购计划的合理性和可行性。（二）采购预算管理1.采购预算应根据采购计划编制，明确各项采购项目的预算金额。采购预算应纳入工会年度财务预算，并报工会委员会审议通过。2.采购执行部门应严格控制采购预算，不得超预算采购。如因特殊原因需要调整采购预算，应按照规定程序报工会委员会审批。四、供应商管理（一）供应商选择1.采购执行部门应通过多种渠道寻找潜在供应商，如网络搜索、行业推荐、供应商自荐等。2.对潜在供应商进行资格审查，审查内容包括营业执照、税务登记证、组织机构代码证、生产经营许可证、产品质量认证、业绩情况、信誉状况等。3.建立供应商评估体系，对符合资格审查的供应商进行综合评估，评估指标包括产品质量、价格、交货期、售后服务、信誉等。根据评估结果，选择合格供应商并建立供应商名录。（二）供应商考核与管理1.采购执行部门应定期对供应商进行考核，考核周期为每年一次。考核内容包括产品质量、交货期、售后服务、价格执行情况等。2.根据考核结果，对供应商进行分类管理。对于考核优秀的供应商，给予优先合作机会；对于考核不合格的供应商，责令其限期整改，整改后仍不合格的，取消其供应商资格。3.建立供应商信息档案，记录供应商的基本信息、考核情况、合作历史等内容，以便于对供应商进行动态管理。五、采购方式（一）公开招标1.对于采购金额较大、技术复杂、潜在供应商较多的采购项目，应采用公开招标方式。2.公开招标应按照《中华人民共和国招标投标法》及相关法律法规的规定进行，发布招标公告、编制招标文件、组织开标、评标、定标等环节。（二）邀请招标1.对于具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的采购项目，或采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的采购项目，可以采用邀请招标方式。2.邀请招标应向不少于三家具备承担招标项目能力、资信良好的特定供应商发出投标邀请书，并按照规定程序组织招标活动。（三）竞争性谈判1.对于招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的，技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的，采用招标所需时间不能满足工会紧急需要的，不能事先计算出价格总额的采购项目，可以采用竞争性谈判方式。2.竞争性谈判应成立谈判小组，与不少于三家的供应商进行谈判，根据谈判结果确定成交供应商。（四）单一来源采购1.只能从唯一供应商处采购的，发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的，必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的采购项目，可以采用单一来源采购方式。2.单一来源采购应与供应商进行协商，确定采购价格和合同条款，并报工会委员会审批。（五）询价1.采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目，可以采用询价方式。2.询价应向不少于三家的供应商发出询价通知书，要求其一次报出不得更改的价格，根据报价结果确定成交供应商。六、采购流程（一）采购申请1.工会各部门根据工作需要，填写采购申请表，详细说明采购项目名称、规格型号、数量、预算金额、采购原因等内容，并提交给采购执行部门。2.采购执行部门对采购申请进行审核，审核内容包括采购申请的合理性、必要性、预算金额的准确性等。审核通过后，将采购申请提交给工会委员会审批。（二）采购审批工会委员会对采购申请进行审批，审批通过后，采购执行部门按照审批意见组织实施采购工作。（三）采购实施1.根据采购方式，采购执行部门开展相应的采购活动。公开招标和邀请招标：发布招标公告或投标邀请书，编制招标文件，组织开标、评标、定标等活动。竞争性谈判：成立谈判小组，与供应商进行谈判。单一来源采购：与供应商进行协商。询价：向供应商发出询价通知书。2.在采购过程中，采购执行部门应与供应商保持密切沟通，及时了解采购进展情况，解决采购过程中出现的问题。（四）采购合同签订1.采购项目确定成交供应商后，采购执行部门应与供应商签订采购合同。采购合同应明确采购项目名称、规格型号、数量、价格、交货期、质量标准、售后服务等条款。2.采购合同签订前，应报工会委员会审核。审核通过后，由工会法定代表人或授权代表与供应商签订采购合同。（五）采购验收1.采购项目到货后，采购执行部门应组织相关人员进行验收。验收内容包括产品质量、规格型号、数量、外观等。2.验收合格后，采购执行部门应填写验收报告，并由验收人员签字确认。验收报告应作为支付采购款项的依据。（六）采购付款1.采购执行部门根据采购合同和验收报告，填写付款申请单，报工会财务部门审核。2.工会财务部门对付款申请单进行审核，审核通过后，按照合同约定支付采购款项。七、采购监督与审计（一）内部监督1.工会委员会应加强对采购工作的监督，定期检查采购计划的执行情况、采购流程的合规性、采购合同的履行情况等。2.工会经费审查委员会应对采购活动进行审计监督，审查采购预算的执行情况、采购资金的使用情况、采购项目的效益情况等。（二）外部监督1.接受工会会员的监督，工会会员有权对采购活动提出意见和建议。2.接受上级工会和相关部门的监督检查，对发现的问题及时进行整改。八、采购档案管理（一）档案内容采购档案应包括采购计划、采购申请、采购审批文件、采购合同、采购验收报告、付款凭证等与采购活动相关的文件资料。（二）档案管理要求1.采购执行部门应指定专人负责采购档案