学院采购内控管理制度

PAGE学院采购内控管理制度一、总则（一）目的为了加强学院采购内部控制，规范采购行为，防范采购风险，提高采购资金使用效益，确保学院各项工作的顺利开展，依据国家相关法律法规和行业标准，结合学院实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于学院各部门、各单位使用财政性资金、自有资金等进行的货物、工程和服务采购活动。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规和相关政策规定，确保采购行为合法合规。2.公平公正原则：采购过程应遵循公平、公正、公开的原则，保障所有潜在供应商平等参与竞争。3.效益原则：在保证采购质量的前提下，注重采购成本控制，提高采购资金使用效益。4.内部控制原则：建立健全采购内部控制机制，加强对采购全过程的监督和管理，防范采购风险。（四）职责分工1.采购管理部门负责制定和完善学院采购管理制度、流程和标准。组织实施采购活动，包括采购计划编制、采购文件制定、供应商选择、采购合同签订等。协调采购过程中的各方关系，处理采购过程中的争议和问题。对采购项目进行验收和绩效评价。2.需求部门根据学院工作需要，提出采购需求，明确采购项目的规格、数量、质量等要求。参与采购文件的编制和审核，协助采购管理部门进行供应商选择和采购合同签订。负责采购项目的到货验收和使用管理。3.财务部门负责采购资金的预算管理和支付审核。参与采购合同的审核，监督采购资金的使用情况。对采购项目进行财务核算和绩效评价。4.审计部门负责对采购活动进行审计监督，检查采购程序的合规性和采购结果的公正性。对采购项目的绩效进行审计评价，提出审计意见和建议。5.监察部门负责对采购活动中的违规违纪行为进行调查处理，维护采购活动的正常秩序。二、采购计划管理（一）采购需求申报1.需求部门应根据学院事业发展规划和年度工作计划，结合实际工作需要，提前向采购管理部门申报采购需求。2.采购需求申报应详细说明采购项目的名称、规格、数量、质量要求、预算金额、采购时间等内容，并提供相关的技术资料和论证报告。（二）采购计划编制1.采购管理部门根据需求部门申报的采购需求，结合学院采购预算和实际情况，编制年度采购计划和月度采购计划。2.采购计划应明确采购项目的名称、规格、数量、预算金额、采购时间、采购方式等内容，并报学院领导审批。（三）采购计划调整1.因学院事业发展需要或其他特殊原因，需对采购计划进行调整的，需求部门应及时向采购管理部门提出申请。2.采购管理部门根据需求部门的申请，对采购计划进行评估和审核，报学院领导审批后进行调整。三、采购方式选择（一）公开招标1.公开招标是指采购人依法以招标公告的方式邀请不特定的供应商参加投标的采购方式。2.达到下列标准之一的货物、工程和服务采购项目，应当采用公开招标方式：货物类采购项目单项或批量采购金额达到200万元以上的；工程类采购项目单项合同估算价达到400万元以上的；服务类采购项目单项或批量采购金额达到200万元以上的。3.公开招标采购项目应按照以下程序进行：采购管理部门制定招标公告，在指定媒体上发布。供应商报名参加投标，采购管理部门对供应商资格进行审查。采购管理部门组织开标、评标和定标，确定中标供应商。采购管理部门与中标供应商签订采购合同。（二）邀请招标1.邀请招标是指采购人依法从符合相应资格条件的供应商中随机邀请三家以上供应商，并以投标邀请书的方式邀请其参加投标的采购方式。2.符合下列情形之一的货物、工程和服务采购项目，可以采用邀请招标方式：具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的；采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的。3.邀请招标采购项目应按照以下程序进行：采购管理部门制定投标邀请书，向符合资格条件的供应商发出邀请。供应商报名参加投标，采购管理部门对供应商资格进行审查。采购管理部门组织开标、评标和定标，确定中标供应商。采购管理部门与中标供应商签订采购合同。（三）竞争性谈判1.竞争性谈判是指采购人通过与符合相应资格条件的不少于三家的供应商分别谈判，商定价格、条件和合同条款，最后从中确定成交供应商的采购方式。2.符合下列情形之一的货物、工程和服务采购项目，可以采用竞争性谈判方式：招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；不能事先计算出价格总额的。3.竞争性谈判采购项目应按照以下程序进行：采购管理部门制定谈判文件，明确谈判的程序、内容和要求。采购管理部门邀请符合资格条件的供应商参加谈判，向供应商发出谈判文件。供应商按照谈判文件的要求提交响应文件，采购管理部门对供应商的响应文件进行审查。采购管理部门组织谈判，与供应商就价格、条件和合同条款等进行协商。采购管理部门确定成交供应商，与成交供应商签订采购合同。（四）单一来源采购1.单一来源采购是指采购人从某一特定供应商处采购货物、工程和服务的采购方式。2.符合下列情形之一的货物、工程和服务采购项目，可以采用单一来源采购方式：只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。3.单一来源采购采购项目应按照以下程序进行：采购管理部门组织专家对采购项目进行论证，并出具论证报告。采购管理部门将论证报告报学院领导审批。采购管理部门与供应商签订采购合同。（五）询价1.询价是指采购人向三家以上潜在供应商发出询价单，对供应商一次性报出的价格进行比较，最后按照符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商的采购方式。2.采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目，可以采用询价方式采购。3.询价采购项目应按照以下程序进行：采购管理部门制定询价文件，明确询价的程序、内容和要求。采购管理部门向符合资格条件的供应商发出询价文件。供应商按照询价文件的要求提交报价文件，采购管理部门对供应商的报价文件进行审查。采购管理部门确定成交供应商，并向成交供应商发出成交通知书。采购管理部门与成交供应商签订采购合同。四、采购文件管理（一）采购文件编制1.采购管理部门应根据采购方式和采购项目的特点，编制采购文件。采购文件应包括采购公告、招标文件、投标文件、谈判文件、询价文件等。2.采购文件应明确采购项目的名称、规格、数量、质量要求、预算金额、采购方式、采购程序、评标标准、合同条款等内容，确保采购文件的完整性、准确性和公正性。（二）采购文件审核1.采购文件编制完成后，采购管理部门应组织相关部门和人员对采购文件进行审核。审核内容包括采购文件的合法性、合规性、完整性、准确性和公正性等。2.审核通过的采购文件应报学院领导审批。未经审批的采购文件不得用于采购活动。（三）采购文件发放1.采购管理部门应按照采购文件规定的时间和方式，将采购文件发放给潜在供应商。2.采购文件发放过程中，应做好记录，确保采购文件发放的准确性和完整性。（四）采购文件修改1.在采购活动过程中，如因特殊原因需要对采购文件进行修改的，采购管理部门应及时发布修改通知，并将修改后的采购文件发放给潜在供应商。2.采购文件修改通知应明确修改的内容、时间和要求等，确保潜在供应商能够及时了解采购文件的修改情况。五、供应商管理（一）供应商资格审查1.采购管理部门应建立供应商资格审查制度，对潜在供应商的资格进行审查。审查内容包括供应商的营业执照、税务登记证、组织机构代码证、资质证书、业绩情况、信誉状况等。2.采购管理部门应定期对供应商资格进行复审，确保供应商资格的有效性。（二）供应商选择1.采购管理部门应根据采购项目的特点和需求，选择合适的供应商。选择供应商时，应综合考虑供应商的产品质量、价格、信誉、售后服务等因素。2.采购管理部门应采用公开招标、邀请招标、竞争性谈判、单一来源采购、询价等采购方式，按照规定的程序选择供应商。（三）供应商评价1.采购管理部门应建立供应商评价制度，对供应商的供货情况、产品质量、售后服务等进行评价。评价结果应作为供应商选择和续用的重要依据。2.采购管理部门应定期对供应商进行评价，评价周期一般为一年。评价方式可采用问卷调查、实地考察、数据分析等方式进行。（四）供应商淘汰1.对于评价结果不合格的供应商，采购管理部门应及时淘汰，并停止与其签订采购合同。2.采购管理部门应将淘汰的供应商名单在学院内部进行公示，防止其再次参与学院采购活动。六、采购合同管理（一）合同签订1.采购管理部门应在确定中标供应商或成交供应商后，及时与供应商签订采购合同。采购合同应明确采购项目的名称、规格、数量、质量要求、预算金额、采购方式、交货时间、交货地点、付款方式、违约责任等内容。2.采购合同签订前，采购管理部门应组织相关部门和人员对采购合同进行审核签证。审核内容包括采购合同的合法性、合规性、完整性、准确性和公正性等。未经审核签证的采购合同不得签订。（二）合同履行1.采购合同签订后，采购管理部门应督促供应商按照合同约定履行义务，确保采购项目按时、按质、按量完成。2.需求部门应配合采购管理部门做好采购合同的履行工作，及时验收采购项目，并按照合同约定支付货款。（三）合同变更1.在采购合同履行过程中，如因特殊原因需要对采购合同进行变更的，采购管理部门应及时与供应商协商，并签订合同变更协议。合同变更协议应明确变更的内容、时间和要求等。2.采购合同变更协议签订前，采购管理部门应组织相关部门和人员对合同变更协议进行审核签证。未经审核签证的合同变更协议不得签订。（四）合同终止1.采购合同履行完毕后，采购管理部门应及时组织相关部门和人员对采购合同进行验收和结算，并办理合同终止手续。2.采购合同履行过程中，如因供应商违约或其他原因导致采购合同无法继续履行的，采购管理部门应及时与供应商协商解除合同，并按照合同约定追究供应商的违约责任。七、采购验收管理（一）验收组织1.采购项目到货后，需求部门应及时组织验收。验收人员应由需求部门、采购管理部门、财务部门、审计部门等相关人员组成。2.验收人员应具备相应的专业知识和技能，熟悉采购项目的规格、数量、质量要求等内容。（二）验收标准1.采购项目的验收应按照采购合同约定的标准进行。采购合同未约定验收标准的，应按照国家相关标准和行业标准进行验收。2.验收人员应严格按照验收标准进行验收，确保采购项目的质量符合要求。（三）验收程序1.需求部门应在采购项目到货前，通知采购管理部门、财务部门、审计部门等相关人员参加验收。2.验收人员应按照验收标准对采购项目的数量、规格、质量等进行检查，并填写验收报告。验收报告应包括采购项目的名称、规格、数量、质量情况、验收结论等内容。3.验收合格的采购项目，验收人员应在验收报告上签字确认。验收不合格的采购项目，验收人员应及时通知供应商进行整改或退换货，并在验收报告上注明不合格原因和处理意见。（四）验收记录1.采购管理部门应建立采购验收记录制度，对采购项目的验收情况进行记录。验收记录应包括验收报告、验收人员名单、验收时间等内容。2.采购验收记录应妥善保管，作为采购项目结算和绩效评价的重要依据。八、采购付款管理（一）付款申请1.采购项目验收合格后，供应商应按照采购合同约定向采购管理部门提交付款申请。付款申请应包括采购项目的名称、规格、数量、合同金额、已付款金额、本次申请付款金额等内容，并提供相关的发票和验收报告。2.采购管理部门应审核供应商提交的付款申请，审核通过后报财务部门。（二）付款审核1.财务部门应按照国家相关法律法规和学院财务制度的规定，对采购管理部门提交的付款申请进行审核。审核内容包括采购合同的签订情况、验收报告的真实性、发票的合法性等。2.财务部门审核通过的付款申请，报学院领导审批。未经审批的付款申请不得支付。（三）付款支付1.学院领导审批通过的付款申请，财务部门应按照采购合同约定的付款方式和时间，及时支付货款。2.财务部门在支付货款时，应做好记录，确保付款的准确性和完整性。九、采购绩效评价（一）评价指标1.采购管理部门应建立采购绩效评价制度，对采购项目的绩效进行评价。评价指标应包括采购成本、采购质量、采购效率、采购合规性等方面。2.采购成本评价指标应包括采购价格、采购费用、采购资金节约率等；采购质量评价指标应包括采购项目的验收合格率、使用满意度等；采购效率评价指标应包括采购周期、合同履行率等；采购合规性评价指标应包括采购程序的合规性、采购文件的完整性等。（二）评价方法1.采购绩效评价应采用定性评价和定量评价相结合的方法进行。定性评价应根据采购项目的实际情况，对采购绩效进行综合评价；定量评价应根据评价指标，对采购绩效进行量化评价。2.采购绩效评价可采用问卷调查、实地考察、数据分析等方式进行。（三）评价结果应用1.采购管理部门应根据采购绩效评价结果，总结经验教训，提出改进措施，不断提高采购管理水平。2.采购绩效评价结果应作为采购管理部门和采购人员绩效考核的重要依据。十、监督检查与责