宁波工会采购管理制度

PAGE宁波工会采购管理制度一、总则（一）目的为加强宁波工会采购管理，规范采购行为，提高采购效率，保证采购质量，防范采购风险，依据相关法律法规及行业标准，结合本工会实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于宁波工会各项采购活动，包括但不限于办公用品、设备设施、服务项目等采购。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规，确保采购行为合法合规。2.公开透明原则：采购过程应公开透明，接受工会会员及相关部门的监督。3.公平竞争原则：营造公平竞争的市场环境，选择优质供应商。4.效益原则：在保证采购质量的前提下，提高采购效益，降低采购成本。二、采购预算管理（一）预算编制1.各部门根据工作需要和实际情况，于每年[具体时间]前编制下一年度采购预算。2.采购预算应详细列出采购项目、数量、规格、预计金额等内容，并说明采购用途和必要性。3.预算编制应结合工会财务状况和发展规划，确保预算合理可行。（二）预算审批1.采购预算由各部门负责人审核后，报工会财务部门。2.工会财务部门对采购预算进行汇总审核，并提交工会委员会审议。3.经工会委员会批准后的采购预算作为年度采购执行的依据。（三）预算调整1.在预算执行过程中，因特殊情况需要调整采购预算的，由需求部门提出书面申请。2.申请应说明调整原因、调整内容及预计增加或减少的金额等。3.采购预算调整申请经部门负责人审核、工会财务部门复核后，报工会委员会审批。三、采购流程（一）采购申请1.各部门根据工作需要提出采购申请，填写《采购申请表》。2.《采购申请表》应包括采购项目名称、规格型号、数量、预算金额、需求时间、用途说明等内容。3.采购申请经部门负责人签字确认后，提交至工会采购管理部门。（二）采购审批1.工会采购管理部门收到采购申请后，对申请内容进行审核。2.审核内容包括采购项目的必要性、预算合理性、采购方式的适用性等。3.对于金额较大或重要的采购项目，采购管理部门应组织相关人员进行论证，并提交工会委员会审批。（三）采购实施1.根据采购审批结果，采购管理部门选择合适的采购方式进行采购。2.公开招标：适用于采购金额较大、技术复杂、潜在供应商较多的项目。采购管理部门应按照相关法律法规和招标程序，发布招标公告，组织开标、评标、定标等活动。3.邀请招标：适用于具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的项目。采购管理部门应向不少于三家符合条件的供应商发出投标邀请书，并组织评标、定标。4.竞争性谈判：适用于招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；采用招标所需时间不能满足工会紧急需要的；不能事先计算出价格总额的项目。采购管理部门应成立谈判小组，与不少于三家的供应商进行谈判，并确定成交供应商。5.单一来源采购：适用于只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的项目。采购管理部门应与供应商进行协商，确定采购价格和条款。6.询价：适用于采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目。采购管理部门应向不少于三家的供应商发出询价通知书，对供应商的报价进行比较，并确定成交供应商。7.在采购过程中，采购管理部门应与供应商保持密切沟通，及时了解采购进展情况，协调解决采购过程中出现的问题。（四）合同签订1.采购项目确定成交供应商后，采购管理部门应与供应商签订采购合同。2.采购合同应明确采购项目的名称、规格型号、数量、价格、交货时间、交货地点、质量标准、售后服务等条款。3.采购合同签订前，应进行合法性审查，确保合同符合法律法规和工会利益。（五）验收付款1.采购项目到货后，采购管理部门应组织相关人员进行验收。2.验收内容包括货物的数量、规格型号、质量标准等是否符合采购合同要求。3.验收合格后，采购管理部门应填写《验收报告》，并提交至工会财务部门。4.工会财务部门根据采购合同和验收报告，办理付款手续。四、供应商管理（一）供应商选择1.建立供应商信息库，收集供应商的基本信息、资质证明、业绩情况等。2.采购管理部门应根据采购项目的要求，从供应商信息库中选择合适的供应商进行采购。3.对于新的采购项目，采购管理部门应通过公开招标、邀请招标、竞争性谈判等方式，选择优质供应商进入供应商信息库。（二）供应商评价1.定期对供应商的供货质量、交货期、售后服务等进行评价。2.评价方式包括问卷调查、实地考察、数据分析等。3.根据评价结果，对供应商进行分类管理，对于表现优秀的供应商给予奖励，对于表现不佳的供应商进行警告或淘汰。（三）供应商激励1.建立供应商激励机制，对在供货质量、交货期、售后服务等方面表现优秀的供应商给予适当的奖励。2.奖励方式包括增加采购份额、优先合作机会、给予经济奖励等。五、采购风险管理（一）风险识别1.建立采购风险识别机制，对采购过程中可能出现的风险进行识别。2.风险识别内容包括市场风险、供应商风险、合同风险、验收风险、付款风险等。（二）风险评估1.对识别出的采购风险进行评估，确定风险的可能性和影响程度。2.风险评估可采用定性评估和定量评估相结合的方式。（三）风险应对1.根据风险评估结果，制定相应的风险应对措施。2.对于市场风险，可通过市场调研、价格谈判等方式降低风险；对于供应商风险，可加强供应商管理、签订风险防范条款等方式降低风险；对于合同风险，可加强合同审查、规范合同签订流程等方式降低风险；对于验收风险，可加强验收管理、明确验收标准等方式降低风险；对于付款风险，可加强财务审核、规范付款流程等方式降低风险。六、监督与审计（一）内部监督1.工会成立采购监督小组，对采购活动进行全程监督。2.监督小组应定期对采购项目进行检查，检查内容包括采购程序是否合规、采购合同是否履行、采购资金使用是否合理等。3.对于发现的问题，监督小组应及时提出整改意见，并督促相关部门进行整改。（二）审计监督1.工会财务部门定期对采购项目进行审计，审计内容包括采购预算执行情况、采购资金使用