华润物资招标采购制度

PAGE华润物资招标采购制度一、总则（一）目的为规范华润物资招标采购活动，加强物资采购管理，提高采购效率，保证物资质量，降低采购成本，防范采购风险，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于华润集团各下属公司及相关业务部门的物资招标采购活动，包括但不限于原材料、设备、办公用品、服务等各类物资的采购。（三）基本原则1.依法合规原则：严格遵守国家法律法规和相关行业标准，确保招标采购活动合法合规。2.公平公正原则：遵循公开、公平、公正的原则，保障所有参与招标采购的供应商享有平等的机会，不偏袒任何一方。3.诚实守信原则：招标采购各方应诚实守信，履行各自的责任和义务，确保交易的真实性和可靠性。4.效益优先原则：在保证物资质量和满足业务需求的前提下，追求采购效益最大化，降低采购成本。二、职责分工（一）采购部门1.负责制定物资采购计划，明确采购需求和预算。2.组织实施招标采购活动，包括编制招标文件、发布招标公告、组织开标评标等。3.与供应商进行沟通谈判，签订采购合同，并跟踪合同执行情况。4.建立供应商管理档案，对供应商进行评价和考核。（二）需求部门1.提出物资采购需求，提供详细的技术规格和质量要求。2.参与招标采购文件的编制和评审工作，对采购物资的适用性和质量负责。3.协助采购部门进行合同签订和验收工作，及时反馈物资使用过程中的问题。（三）法务部门1.审查招标采购活动中的各类合同、文件，确保其合法合规。2.为招标采购活动提供法律咨询和支持，处理相关法律纠纷。（四）财务部门1.负责审核采购预算和资金安排，确保采购资金的合理使用。2.参与采购合同的评审，对付款方式和结算条款进行审核。3.负责采购资金的支付和核算工作。（五）审计部门1.对招标采购活动进行审计监督，检查采购程序的合规性和采购结果的合理性。2.对采购项目进行绩效审计，评估采购效益和风险控制情况。三、招标采购流程（一）采购申请需求部门根据业务需要，填写物资采购申请表，详细说明采购物资的名称、规格、数量、质量要求、预计采购时间等信息，并提交给采购部门。采购申请表应经部门负责人审核签字。（二）采购计划制定采购部门收到采购申请后，结合库存情况和业务需求预测，制定物资采购计划。采购计划应明确采购物资的具体内容、采购时间、采购预算等，并报相关领导审批。（三）招标采购方式选择根据采购物资的性质、金额、市场供应情况等因素，选择合适的招标采购方式。常见的招标采购方式包括公开招标、邀请招标、竞争性谈判、单一来源采购等。1.公开招标：适用于采购金额较大、技术规格明确、市场竞争充分的物资采购项目。采购部门应在指定的媒体上发布招标公告，邀请不特定的供应商参加投标。2.邀请招标：适用于具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的物资采购项目。采购部门应向符合条件的特定供应商发出投标邀请书，邀请其参加投标。3.竞争性谈判：适用于招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的物资采购项目；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的物资采购项目；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的物资采购项目；不能事先计算出价格总额的物资采购项目。采购部门应与不少于三家供应商进行谈判，根据谈判结果确定成交供应商。4.单一来源采购：适用于只能从唯一供应商处采购的物资采购项目；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的物资采购项目；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的物资采购项目。采购部门应与单一供应商进行协商，签订采购合同。（四）招标文件编制采购部门根据选定的招标采购方式，编制招标文件。招标文件应包括招标公告（或投标邀请书）、投标人须知（包括投标报价要求、投标文件编制要求、投标有效期等）、评标标准和方法、合同条款及格式、技术规格和要求、投标文件格式等内容。招标文件应明确采购物资的技术规格、质量标准、数量、交货时间、交货地点、付款方式、售后服务等要求，确保供应商能够准确理解采购需求。（五）招标公告发布（或投标邀请书发出）采购部门按照规定的程序和渠道发布招标公告（或发出投标邀请书）。招标公告应在指定的媒体上发布，包括华润集团官方网站、中国采购与招标网等；投标邀请书应直接发送给被邀请的供应商。招标公告（或投标邀请书）应明确招标项目的基本信息、投标截止时间、开标时间和地点等内容。（六）供应商报名及资格审查1.供应商收到招标公告（或投标邀请书）后，应按照要求进行报名。报名时，供应商应提交营业执照副本、税务登记证副本、组织机构代码证副本（或统一社会信用代码营业执照）、法定代表人授权书、资质证书、业绩证明等相关资料。2.采购部门对报名供应商进行资格审查，审查内容包括供应商的营业执照、税务登记证、组织机构代码证（或统一社会信用代码营业执照）、法定代表人授权书、资质证书、业绩证明、财务状况、信誉情况等。只有通过资格审查的供应商才能参与投标。（七）投标文件接收与开标1.采购部门在规定的时间内接收供应商的投标文件，并进行登记。投标文件应密封包装，并在封口处加盖供应商公章。2.开标前，采购部门应组建评标委员会，评标委员会由采购部门、需求部门、法务部门、财务部门等相关人员组成，成员人数应为五人以上单数。评标委员会负责对投标文件进行评审和比较，确定中标候选人。3.开标时，采购部门应按照招标文件规定的程序和方法进行开标，宣布投标人名称、投标价格、投标文件的主要内容等信息。开标过程应进行记录，并由参加开标的各方代表签字确认。（八）评标与定标1.评标委员会对投标文件进行评审，评审内容包括技术评审、商务评审、价格评审等。技术评审主要对投标文件的技术规格、质量标准、技术方案等进行评审；商务评审主要对投标文件的商务条款、售后服务、信誉情况等进行评审；价格评审主要对投标报价进行评审，比较各投标人的价格合理性。2.评标委员会根据评审结果，编写评标报告，推荐中标候选人。中标候选人一般为一名，如因特殊情况需要推荐多名中标候选人的，应在评标报告中说明理由。3.采购部门根据评标报告，确定中标人。中标人确定后，采购部门应向中标人发出中标通知书，并同时将中标结果通知所有未中标的投标人。（九）合同签订1.中标人收到中标通知书后，应在规定的时间内与采购部门签订采购合同。采购合同应明确双方的权利和义务，包括物资的名称、规格、数量、质量标准、交货时间、交货地点、付款方式、售后服务等条款。2.采购合同签订前，采购部门应将合同文本提交法务部门进行审核。法务部门应重点审查合同的合法性、合规性、完整性等内容，确保合同符合法律法规和公司规定的要求。3.采购合同签订后，采购部门应将合同副本分送需求部门、财务部门等相关部门备案。（十）验收与付款1.物资到货后，需求部门应按照采购合同的要求进行验收。验收内容包括物资的数量、规格、质量、外观等方面。验收合格后，需求部门应出具验收报告。2.采购部门根据验收报告和采购合同的约定，办理付款手续。财务部门应按照公司财务制度的规定，审核付款申请，并及时支付货款。3.在物资使用过程中，如发现质量问题或其他问题，需求部门应及时通知采购部门，采购部门应与供应商协商解决。如因供应商原因给公司造成损失的，公司有权要求供应商承担赔偿责任。四、供应商管理（一）供应商准入1.采购部门应建立供应商准入标准，明确供应商的基本条件、资质要求、业绩要求等。供应商准入标准应根据公司的业务需求和采购物资的特点制定，并报相关领导审批。2.新供应商申请准入时，应向采购部门提交营业执照副本、税务登记证副本、组织机构代码证副本（或统一社会信用代码营业执照）、法定代表人授权书、资质证书、业绩证明等相关资料。采购部门对申请供应商进行资格审查，审查合格后，将其纳入供应商管理档案。（二）供应商评价与考核1.采购部门应定期对供应商进行评价和考核，评价和考核内容包括供应商的产品质量、交货期、价格、售后服务、信誉情况等方面。评价和考核结果应记录在供应商管理档案中。2.供应商评价和考核可采用定性评价和定量评价相结合的方式进行。定性评价主要通过对供应商的产品质量、交货期、售后服务等方面进行主观评价；定量评价主要通过对供应商的价格、业绩等方面进行数据统计和分析，计算出供应商的综合得分。3.根据供应商评价和考核结果，采购部门对供应商进行分类管理。对于评价和考核结果优秀的供应商，可给予优先采购、增加采购份额等奖励；对于评价和考核结果不合格的供应商，应及时采取措施，如暂停采购、降低采购份额、取消供应商资格等。（三）供应商淘汰与退出1.如供应商出现下列情况之一，采购部门应及时将其淘汰或退出供应商管理档案：提供虚假资料，骗取供应商资格的；产品质量不符合采购合同要求，且拒不整改的；交货期严重延误，影响公司正常生产经营的；售后服务不到位，给公司造成较大损失的；存在商业贿赂等违法违规行为的；其他严重违反公司规定或采购合同约定的行为。2.供应商淘汰或退出后，采购部门应及时通知相关部门，并对已签订的采购合同进行妥善处理。如因供应商淘汰或退出给公司造成损失的，公司有权要求供应商承担赔偿责任。五、监督与检查（一）内部监督1.审计部门应定期对招标采购活动进行审计监督，检查采购程序的合规性、采购结果的合理性、采购资金的使用情况等。审计部门可通过查阅文件资料、实地检查、访谈相关人员等方式进行审计。2.采购部门应建立内部监督机制，加强对采购人员的管理和监督。采购人员应严格遵守公司的招标采购制度和工作纪律，不得接受供应商的贿赂或其他不正当利益。采购部门应定期对采购人员的工作进行检查和考核，发现问题及时处理。（二）外部监督1.公司应积极接受政府有关部