应急采购管理制度

PAGE应急采购管理制度一、总则（一）目的为规范公司应急采购管理工作，确保在突发紧急情况下能够快速、高效地获取所需物资和服务，满足应急处置工作的需要，保障公司生产经营活动的正常进行，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司在应对自然灾害、事故灾难、公共卫生事件、社会安全事件等各类突发事件时的采购活动。（三）基本原则1.快速高效原则应急采购应在最短时间内完成采购流程，确保应急物资和服务及时供应，以满足应急处置的紧迫需求。2.质量保证原则所采购的物资和服务必须符合国家相关标准和行业规范，确保质量可靠，能够满足应急工作的实际需要。3.成本合理原则在保证应急物资和服务质量的前提下，合理控制采购成本，避免不必要的浪费。4.合规合法原则应急采购活动必须严格遵守国家法律法规和公司内部规定，确保采购过程合法合规。二、应急采购的组织与职责（一）应急采购领导小组成立应急采购领导小组，由公司高层管理人员担任组长，成员包括采购部门、财务部门、使用部门等相关负责人。应急采购领导小组负责全面领导和决策应急采购工作，协调解决应急采购过程中出现的重大问题。（二）采购部门职责1.负责制定应急采购计划，根据应急需求确定采购物资和服务的品种、数量、规格等。2.组织实施应急采购活动，选择合适的供应商进行采购，确保采购任务按时完成。3.负责与供应商签订采购合同或协议，明确双方的权利和义务。4.跟踪采购进度，协调解决采购过程中出现的问题，确保应急物资和服务及时供应。（三）财务部门职责1.负责审核应急采购预算，确保采购资金的合理安排。2.对应急采购资金进行管理和监督，确保资金使用合规、安全。3.按照合同约定及时支付采购款项。（四）使用部门职责1.及时向采购部门提出应急采购需求，提供详细的物资和服务规格要求。2.参与应急采购供应商的选择和评估工作，协助采购部门确定合适的供应商。3.负责对应急采购物资和服务进行验收，确保其符合使用要求。三、应急采购的流程（一）需求识别与评估阶段1.使用部门在突发事件发生后，应立即识别应急物资和服务的需求，并进行初步评估。评估内容包括需求的紧急程度、所需物资和服务的品种、数量、规格等。2.使用部门将应急采购需求及时提交给采购部门，并填写《应急采购申请表》，详细说明需求情况、预计采购时间等信息。（二）采购计划制定阶段1.采购部门收到《应急采购申请表》后，应立即组织相关人员进行审核。审核内容包括需求的合理性、采购的必要性、资金预算等。2.采购部门根据审核结果，制定应急采购计划。采购计划应明确采购物资和服务的品种、数量、规格、采购时间、采购方式等内容。3.采购计划经应急采购领导小组批准后实施。（三）供应商选择与采购实施阶段1.采购部门根据应急采购计划，选择合适的供应商进行采购。在选择供应商时，应优先考虑具备应急供应能力、信誉良好、产品质量可靠的供应商。2.采购部门与选定的供应商进行沟通，说明应急采购的需求和要求，协商确定采购价格、交货时间、交货地点等条款。3.采购部门与供应商签订采购合同或协议。合同或协议应明确双方的权利和义务，特别是关于应急情况下的特殊条款，如紧急交货、质量保证、价格调整等。4.采购部门按照合同约定组织实施采购活动，跟踪采购进度，确保应急物资和服务按时、按质、按量供应。（四）验收与付款阶段1.使用部门负责对应急采购物资和服务进行验收。验收内容包括物资的品种、数量、规格、质量等是否符合合同要求。2.使用部门在验收合格后，填写《应急采购验收单》，并签字确认。3.采购部门将《应急采购验收单》提交给财务部门，财务部门根据合同约定和验收情况，及时支付采购款项。四、应急采购的方式（一）单一来源采购1.适用情形在以下情况下，可采用单一来源采购方式：只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见紧急情况不能从其他供应商处采购；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。2.采购程序采购部门应提供充分的理由和相关证明材料，说明采用单一来源采购方式的必要性。单一来源采购申请经应急采购领导小组批准后，采购部门与选定的供应商进行谈判，确定采购价格、交货时间等条款。采购部门与供应商签订采购合同或协议，并按照合同约定组织实施采购活动。（二）竞争性谈判1.适用情形当采购时间紧迫，采用单一来源采购方式不满足要求时，可采用竞争性谈判方式。2.采购程序采购部门发布竞争性谈判公告，邀请不少于三家符合相应资格条件的供应商参加谈判。采购部门组织谈判小组与供应商进行谈判。谈判小组由采购部门、使用部门等相关人员组成。谈判小组与供应商就采购物资和服务的价格、质量、交货时间等条款进行谈判，并要求供应商提供最终报价。根据谈判结果，采购部门确定成交供应商，并与其签订采购合同或协议。（三）询价采购1.适用情形对于规格标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的应急采购项目，可采用询价采购方式。2.采购程序采购部门向不少于三家符合相应资格条件的供应商发出询价通知书，要求其在规定时间内报价。采购部门对供应商的报价进行比较和评估，选择报价合理、信誉良好的供应商作为成交供应商。采购部门与成交供应商签订采购合同或协议，并按照合同约定组织实施采购活动。五、应急采购的预算管理（一）预算编制1.采购部门应根据应急采购计划，编制应急采购预算。应急采购预算应包括采购物资和服务的费用、运输费用、税费等各项支出。2.应急采购预算应与公司年度预算相衔接，确保采购资金的合理安排。（二）预算审批1.应急采购预算经财务部门审核后，提交给应急采购领导小组审批。2.应急采购领导小组应根据公司实际情况和应急需求，对预算进行审批。审批通过后的预算作为应急采购资金的控制依据。（三）预算执行与调整1.采购部门应严格按照批准后的应急采购预算执行采购活动，控制采购成本，确保采购资金的合理使用。2.在应急采购过程中，如因特殊情况需要调整预算，采购部门应及时提出预算调整申请，说明调整的原因和金额。3.预算调整申请经财务部门审核后，提交给应急采购领导小组审批。审批通过后的预算调整方可执行。六、应急采购的合同管理（一）合同签订1.采购部门与供应商签订的采购合同或协议应符合国家法律法规和公司内部规定的要求，明确双方的权利和义务。2.采购合同或协议应包括以下主要条款：采购物资和服务的品种、数量、规格、价格、交货时间、交货地点、质量标准、验收方式、付款方式、违约责任等。（二）合同履行1.采购部门和供应商应按照合同约定履行各自的义务，确保合同的顺利执行。2.在合同履行过程中，如出现争议或纠纷，双方应首先通过友好协商解决。协商不成的，可按照合同约定的争议解决方式进行处理。（三）合同变更与终止1.在合同履行过程中，如因不可抗力或其他特殊原因需要变更合同条款，采购部门应及时与供应商协商，并签订合同变更协议。2.如因合同履行完毕、双方协商一致、不可抗力等原因需要终止合同，采购部门应及时与供应商办理合同终止手续，并清理相关债权债务。七、应急采购的监督与审计（一）内部监督1.公司内部审计部门应定期对应急采购活动进行监督检查，重点检查采购程序的合规性、采购资金的使用情况、采购合同的执行情况等。2.采购部门应定期向应急采购领导小组汇报应急采购工作进展情况，接受领导小组的监督和指导。（二）外部审计1