单位采购与资产管理制度

PAGE单位采购与资产管理制度一、总则（一）目的本制度旨在规范单位采购行为，加强资产管理，提高资金使用效益，保障单位各项工作的顺利开展，确保资产的安全与完整，维护单位的合法权益，促进廉政建设。（二）适用范围本制度适用于单位内部各部门涉及的采购活动以及各类资产的管理，包括但不限于办公用品、设备设施、服务采购等。（三）基本原则1.合法性原则：采购与资产管理活动必须严格遵守国家法律法规以及相关行业标准，确保各项行为合法合规。2.公开透明原则：采购过程应做到信息公开，程序透明，接受内部监督和社会监督，防止暗箱操作。3.公平竞争原则：通过公平竞争选择优质供应商和产品，确保采购质量，降低采购成本，提高经济效益。4.效益原则：以提高单位整体效益为出发点，在满足工作需求的前提下，合理配置资源，优化采购与资产管理流程。5.责任追究原则：对采购与资产管理过程中的违规行为进行责任追究，确保制度的有效执行。二、采购管理（一）采购计划1.需求预测各部门应根据工作任务和业务发展需求，提前对所需采购的物品和服务进行预测，明确采购的种类、数量、规格、质量要求等，并提交详细的需求清单。2.计划编制采购部门依据各部门提交的需求清单，结合单位预算安排和库存情况，综合考虑市场供应情况、价格波动等因素，编制年度采购计划和月度采购执行计划。采购计划应明确采购项目的名称、规格、数量、预算金额、采购时间等内容，并报经单位领导审批。3.计划调整因工作任务变化、政策调整等原因需要对采购计划进行调整的，相关部门应及时提出书面申请，说明调整的原因、内容及对预算的影响，经采购部门审核后报单位领导审批。（二）采购方式1.公开招标达到公开招标限额标准的采购项目，应当采用公开招标方式。采购部门应按照法定程序发布招标公告，邀请不特定的供应商参加投标。评标委员会按照招标文件规定的评标标准和方法进行评标，确定中标供应商。2.邀请招标符合下列情形之一的采购项目，可以采用邀请招标方式：具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的；采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的。采购部门应从符合相应资格条件的供应商中，通过随机方式选择三家以上的供应商，并向其发出投标邀请书。3.竞争性谈判符合下列情形之一的采购项目，可以采用竞争性谈判方式：招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；不能事先计算出价格总额的。采购部门应成立谈判小组，与不少于三家的供应商分别进行谈判，并根据谈判结果确定成交供应商。4.单一来源采购符合下列情形之一的采购项目，可以采用单一来源采购方式：只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。采购部门应与单一供应商进行协商，签订采购合同。5.询价采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目，可以采用询价方式采购。采购部门应向三家以上供应商发出询价通知书，对供应商的报价进行比较，确定成交供应商。（三）采购流程1.采购申请各部门根据采购计划，填写采购申请表，详细说明采购项目的名称、规格、数量、质量要求、预算金额、用途等内容，并经部门负责人签字确认后提交采购部门。2.采购审批采购部门收到采购申请表后，对采购项目的必要性、合规性、预算合理性等进行审核。对于重大采购项目或超出部门审批权限的采购项目，应报单位领导审批。3.采购实施采购部门根据批准的采购申请，按照确定的采购方式组织实施采购活动。对于公开招标、邀请招标等采购方式，应严格按照法定程序进行操作；对于竞争性谈判、单一来源采购、询价等采购方式，应按照相关规定组织谈判、协商或询价工作。4.合同签订采购项目确定成交供应商后，采购部门应及时与供应商签订采购合同。采购合同应明确采购项目的名称、规格、数量、质量标准、价格、交货时间、交货地点、付款方式、售后服务等条款，并报单位法律合规部门审核备案。5.验收付款采购项目到货后，采购部门应组织相关部门和人员按照采购合同约定的质量标准进行验收。验收合格后，采购部门应及时办理付款手续。付款时，应严格按照单位财务管理制度的规定进行审核，确保付款凭证齐全、手续完备。（四）采购监督1.内部监督单位内部审计部门应定期对采购活动进行审计监督，检查采购程序是否合规、采购合同是否履行、采购资金使用是否合理等。对发现的问题及时提出整改意见，并督促相关部门进行整改。2.社会监督采购活动应接受社会监督，鼓励供应商、社会公众对采购过程中的违规行为进行举报。对举报属实的，应依法依规进行处理，并对举报人给予奖励。三、资产管理（一）资产分类与登记1.资产分类单位资产分为流动资产、固定资产、无形资产等类别。流动资产包括货币资金、短期投资、应收及预付款项、存货等；固定资产是指单位为满足自身开展业务活动或其他活动需要而控制的，使用年限超过一年（不含一年）、单位价值在规定标准以上，并在使用过程中基本保持原有物质形态的资产，一般包括房屋及建筑物、专用设备、通用设备、文物和陈列品、图书、档案、家具、用具、装具及动植物等；无形资产是指单位控制的没有实物形态的可辨认非货币性资产，包括专利权、商标权、著作权、土地使用权、非专利技术等。2.资产登记财务部门应建立资产总账，各资产使用部门应建立资产明细账，对资产的名称、规格、型号、数量、购置时间、购置价格、使用部门、使用状况等信息进行详细登记。资产登记应做到账账相符、账实相符。（二）资产购置1.购置审批各部门因工作需要购置资产的，应填写资产购置申请表，详细说明购置资产的名称、规格、型号、数量、预算金额、用途等内容，并经部门负责人签字确认后提交财务部门。财务部门对购置资产的必要性、合规性、预算合理性等进行审核，报单位领导审批。2.购置实施经批准的资产购置项目，由采购部门按照采购管理制度组织实施采购。采购过程中应严格按照规定的采购方式和流程进行操作，确保购置资产的质量和价格合理。3.资产入账资产购置完成后，采购部门应及时将资产移交资产使用部门，并办理资产交接手续。资产使用部门应在规定时间内将资产信息报送财务部门，财务部门根据资产交接手续和发票等凭证进行资产入账处理。（三）资产使用与维护1.使用管理资产使用部门应建立健全资产使用管理制度，明确资产使用责任人，确保资产的安全使用。资产使用责任人应按照操作规程正确使用资产，不得擅自转借、出租、变卖资产。2.维护保养资产使用部门应定期对资产进行维护保养，确保资产的正常运行。对于大型设备设施等固定资产，应制定详细的维护保养计划，并按照计划进行维护保养。资产维护保养所需费用，应按照单位财务管理制度的规定进行列支。3.资产清查单位应定期组织资产清查工作，每年至少进行一次全面清查。资产清查工作由财务部门牵头，各资产使用部门配合，对资产的数量、质量、使用状况等进行全面核实。资产清查结束后，应形成资产清查报告，对清查中发现的问题及时进行处理。（四）资产处置1.处置审批资产处置包括资产的报废、报损、出售、转让等。资产使用部门因资产已超过使用年限、损坏无法使用、技术淘汰等原因需要处置资产的，应填写资产处置申请表，详细说明处置资产的名称、规格、型号、数量、购置时间、购置价格、处置原因等内容，并经部门负责人签字确认后提交财务部门。财务部门对处置资产的必要性、合规性等进行审核，并报单位领导审批。对于重大资产处置项目，应按照规定进行评估和公示。2.处置实施经批准的资产处置项目，由财务部门会同相关部门按照规定的程序进行