公司采购制度及流程

PAGE公司采购制度及流程一、总则（一）目的为规范公司采购行为，加强采购管理，提高采购效率，降低采购成本，保证采购质量，特制定本制度及流程。（二）适用范围本制度适用于公司内部所有采购活动，包括但不限于原材料采购、设备采购、办公用品采购、服务采购等。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规及相关政策要求。2.公平公正原则：采购过程应公开透明，确保所有供应商享有平等的竞争机会。3.效益原则：在保证采购质量的前提下，追求采购成本的最小化，提高公司经济效益。4.诚信原则：采购人员应诚实守信，与供应商建立良好的合作关系。二、采购组织与职责（一）采购部门1.负责公司采购工作的整体规划与实施根据公司业务需求，制定年度、季度采购计划。组织采购项目的招标、询价、谈判等采购活动。2.供应商管理建立和维护供应商数据库，对供应商进行评估、筛选和分类管理。定期对供应商进行考核，确保供应商提供的产品和服务符合要求。3.采购合同管理起草、审核和签订采购合同，确保合同条款明确、合法、有效。跟踪采购合同的执行情况，及时处理合同变更、违约等问题。4.采购成本控制分析市场行情，寻找优质供应商，降低采购价格。控制采购过程中的各项费用，如运输费、仓储费等。（二）需求部门1.提出采购需求根据业务发展需要，及时、准确地向采购部门提交采购申请。明确采购物品或服务的规格、型号、数量、质量要求等详细信息。2.参与采购过程协助采购部门进行供应商选择、采购谈判等工作。对采购物品或服务进行验收，确保符合需求部门的要求。（三）审批部门1.负责采购申请的审批根据公司相关规定和预算安排，对采购申请进行审核和批准。对重大采购项目进行集体决策审批。2.监督采购过程检查采购活动是否符合公司制度和流程要求。对采购过程中的违规行为进行纠正和处理。三、采购流程（一）采购申请1.需求部门填写采购申请表采购申请表应包括采购项目名称、规格型号、数量、预算金额、需求日期、用途说明等内容。需求部门负责人签字确认后提交给采购部门。2.采购申请的审批采购申请表提交后，按照公司审批权限进行审批。审批通过的采购申请进入采购流程，未通过的采购申请由需求部门修改后重新提交。（二）采购计划制定1.采购部门根据采购申请制定采购计划采购计划应明确采购项目的采购方式、采购时间、采购预算等内容。对于紧急采购项目，采购部门应及时调整采购计划，优先安排采购。2.采购计划的审核采购计划提交给审批部门审核，审核通过后采购部门按照采购计划组织实施采购。（三）采购方式选择1.公开招标适用于采购金额较大、技术要求复杂、市场竞争充分的采购项目。采购部门发布招标公告，邀请符合条件的供应商参加投标。组织开标、评标、定标等活动，确定中标供应商。2.邀请招标适用于具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的项目。采购部门向预先选定的供应商发出投标邀请书，邀请其参加投标。按照公开招标的程序确定中标供应商。3.询价适用于采购规格、标准统一，现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目。采购部门向多家供应商发出询价函，要求其在规定时间内报价。比较各供应商的报价，选择价格合理、信誉良好的供应商成交。4.竞争性谈判适用于招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；不能事先计算出价格总额的采购项目。采购部门与不少于三家的供应商进行谈判，确定成交供应商。5.单一来源采购适用于只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的采购项目。采购部门与单一供应商进行协商，确定采购价格和条款。（四）供应商选择与评估1.供应商筛选采购部门根据采购项目的要求，从供应商数据库或市场上筛选出潜在供应商。对潜在供应商进行初步资格审查，包括营业执照、资质证书、业绩情况等。2.供应商评估采购部门组织相关人员对符合条件的供应商进行实地考察和评估。评估内容包括供应商的生产能力、质量控制、价格水平、售后服务、信誉等方面。根据评估结果，对供应商进行打分排名，选择排名靠前的供应商作为候选供应商。3.供应商确定采购部门将候选供应商名单提交给审批部门审批。审批通过后，采购部门与选定的供应商签订采购合同。（五）采购合同签订1.采购合同起草采购部门根据采购谈判结果，起草采购合同。采购合同应明确双方的权利和义务，包括采购物品或服务的规格、数量、价格、交货时间、交货地点、质量标准、付款方式、违约责任等条款。2.采购合同审核采购合同起草完成后，提交给公司法律部门或相关专业人员进行审核。审核内容包括合同条款的合法性、完整性、准确性等方面。根据审核意见，对采购合同进行修改和完善。3.采购合同签订采购合同审核通过后，由公司法定代表人或授权代表与供应商签订采购合同。采购合同签订后，双方应严格履行合同约定的义务。（六）采购订单下达1.采购部门根据采购合同下达采购订单采购订单应明确采购物品或服务的详细信息，包括规格、数量、交货时间、交货地点等。采购订单发送给供应商，要求供应商确认订单内容。2.供应商确认采购订单供应商收到采购订单后，应在规定时间内确认订单内容。如供应商对订单内容有异议，应及时与采购部门沟通协商，达成一致后再确认订单。（七）采购执行与跟踪1.供应商备货与发货供应商按照采购订单要求进行备货，并在规定时间内发货。采购部门跟踪供应商的备货和发货情况，确保按时交货。2.货物验收货物到达公司后，需求部门组织相关人员进行验收。验收内容包括货物的数量、规格、质量、外观等方面。验收合格的货物办理入库手续，验收不合格的货物按照合同约定进行处理。3.采购付款采购部门根据采购合同和验收情况，填写付款申请单。付款申请单提交给审批部门审核，审核通过后按照合同约定的付款方式进行付款。（八）采购记录与档案管理1.采购部门建立采购记录档案采购记录档案应包括采购申请、采购计划、采购合同、采购订单、验收报告、付款凭证等相关文件和资料。采购记录档案应妥善保管，以备查阅和审计。2.定期对采购记录进行整理和归档采购部门定期对采购记录进行整理和归档，确保档案的完整性和准确性。采购记录档案的保存期限按照公司相关规定执行。四、采购风险管理（一）风险识别1.市场风险市场价格波动、供应短缺等因素可能导致采购成本增加或无法按时采购到所需物品或服务。2.供应商风险供应商破产、违约、产品质量问题等可能影响公司的正常生产经营。3.合同风险采购合同条款不明确、合同执行过程中出现纠纷等可能给公司带来经济损失。4.内部管理风险采购流程不规范、审批环节失控、采购人员违规操作等可能导致采购活动出现问题。（二）风险评估1.对识别出的风险进行评估评估风险发生的可能性和影响程度。根据风险评估结果，确定风险等级。2.制定风险应对策略针对不同等级的风险，制定相应的风险应对策略，如风险规避、风险降低、风险转移、风险接受等。（三）风险监控1.建立风险监控机制定期对采购风险进行监控和评估，及时发现风险变化情况。对风险应对措施的执行效果进行跟踪和评价。2.及时调整风险应对策略根据风险监控结果，及时调整风险应对策略，确保风险得到有效控制。五、采购绩效评估（一）评估指标1.采购成本采购价格与预算的差异率、采购成本降低率等。2.采购质量验收合格率、退货率等。3.采购效率采购周期、订单处理及时率等。4.供应商管理供应商满意度、供应商投诉率等。（二）评估方法1.定期评估采购部门定期对采购绩效进行评估，形成评估报告。2.综合评估结合采购成本、采购质量、采购效率、供应商管理等方面的指标，进行综合评估。（三）评估结果应用1