工会大额物品采购制度

PAGE工会大额物品采购制度一、总则（一）目的为了加强工会大额物品采购管理，规范采购行为，提高采购资金使用效益，保障工会活动的顺利开展，维护职工的合法权益，依据相关法律法规和行业标准，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于工会使用经费进行的大额物品采购活动。本制度所指大额物品是指单次采购金额达到[X]元及以上的各类物品，包括但不限于办公用品、设备器材、活动用品等，但不包括工会会员福利性质的实物（如节日慰问品等）。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规和相关政策规定，确保采购行为合法合规。2.公开、公平、公正原则：采购过程应公开透明，遵循公平竞争机制，确保所有符合条件的供应商都有机会参与，保证采购结果公正合理。3.效益原则：在保证采购物品质量的前提下，充分考虑采购成本和资金使用效益，实现资源的优化配置。4.监督原则：建立健全采购监督机制，加强对采购全过程的监督，防止腐败和违规行为的发生。二、采购组织与职责（一）采购领导小组成立工会大额物品采购领导小组，由工会主席担任组长，副主席担任副组长，成员包括工会经费审查委员会委员、相关部门负责人等。采购领导小组负责审议采购计划、采购预算，对采购过程中的重大事项进行决策，监督采购活动的执行情况。（二）采购工作小组采购工作小组由工会财务人员、相关业务部门人员组成，负责具体实施采购工作。其职责包括：1.根据工会工作需要和实际情况，提出采购需求，编制采购计划。2.发布采购信息，组织供应商报名、资格审查等工作。3.制定采购文件，组织开标、评标、谈判等采购活动。4.与中标供应商签订采购合同，跟踪合同执行情况，协调解决采购过程中的问题。5.整理采购文件资料，建立采购档案。（三）经费审查委员会经费审查委员会负责对采购预算、采购过程、采购结果等进行审查监督。对采购活动中的违规行为提出纠正意见，确保采购资金使用合理、合规、安全。三、采购流程（一）采购计划编制1.各部门根据工会工作安排和实际需求，提前向采购工作小组提交物品采购申请，详细说明采购物品的名称、规格、数量、用途、预计采购时间等信息。2.采购工作小组对各部门提交的采购申请进行汇总、审核，结合工会经费预算情况，编制年度采购计划。采购计划应明确采购项目名称、采购金额、采购时间、采购方式等内容。3.采购计划经采购领导小组审议通过后，报工会委员会批准实施。（二）采购预算编制1.根据采购计划，采购工作小组会同财务人员编制采购预算。采购预算应包括采购物品的价格、运输费、安装调试费、税费等所有相关费用。2.采购预算应严格控制在工会经费预算范围内，并报经费审查委员会审查。经审查通过后的采购预算作为采购活动的资金控制依据。（三）采购方式确定根据采购物品的性质、金额、市场供应情况等因素，确定合适的采购方式。常见的采购方式包括公开招标、邀请招标、竞争性谈判、单一来源采购、询价采购等。1.公开招标：适用于采购金额较大、技术规格明确、市场竞争充分的物品采购项目。采购工作小组应按照相关法律法规规定，编制招标文件，发布招标公告，邀请潜在供应商投标。2.邀请招标：对于具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的项目，或者采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的项目，可以采用邀请招标方式。采购工作小组应向不少于三家具备承担招标项目能力、资信良好的特定供应商发出投标邀请书。3.竞争性谈判：符合下列情形之一，可以采用竞争性谈判方式采购：招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要；不能事先计算出价格总额。采购工作小组应与不少于三家供应商进行谈判，确定成交供应商。4.单一来源采购：符合下列情形之一的，可以采用单一来源方式采购：只能从唯一供应商处采购；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十。采购工作小组应与单一供应商进行协商，确定采购价格和合同条款。5.询价采购：采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目，可以采用询价方式采购。采购工作小组应向不少于三家供应商发出询价通知书，要求其一次报出不得更改的价格，根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商。（四）采购信息发布1.根据确定的采购方式，采购工作小组通过工会内部网站、公告栏、行业媒体等渠道发布采购信息。采购信息应包括采购项目名称、采购内容、采购要求、供应商资格条件、采购文件获取方式、投标（响应）截止时间、开标（谈判）时间及地点等内容。2.对于公开招标项目，应在指定的政府采购信息发布媒体上发布招标公告；对于邀请招标、竞争性谈判、单一来源采购、询价采购项目，应向符合资格条件的供应商发出采购邀请书或询价通知书，并确保供应商能够及时获取采购信息。（五）供应商资格审查1.采购工作小组负责对报名参加采购活动的供应商进行资格审查。资格审查内容包括供应商的营业执照、税务登记证、组织机构代码证（已办理“三证合一”的提供营业执照）、法定代表人身份证明、授权委托书、资质证书、业绩情况、财务状况、信誉情况等。2.对于特定行业或项目，还应审查供应商是否具备相关行业资质或许可证。采购工作小组应建立供应商资格审查档案，记录审查过程和结果。3.只有通过资格审查的供应商才能参与后续的采购活动。（六）采购文件编制与发放1.根据采购项目特点和采购方式，采购工作小组编制采购文件。采购文件应包括采购公告（邀请书、询价通知书）、采购需求、采购合同条款、评标（谈判、询价）标准、投标（响应）文件格式等内容。2.采购文件应明确采购项目的技术规格、质量要求、服务标准、交货时间、交货地点、付款方式等实质性内容，确保供应商能够准确理解采购要求。3.采购文件编制完成后，采购工作小组应向通过资格审查的供应商发放采购文件。供应商应按照采购文件要求编制投标（响应）文件，并在规定时间内提交。（七）开标、评标（谈判、询价）1.开标：对于公开招标、邀请招标项目，采购工作小组应按照采购文件规定的时间和地点组织开标会议。开标会议由采购工作小组组长或指定人员主持，供应商代表、监督人员等参加。开标时，应检查投标文件的密封情况，当众拆封投标文件，宣读投标人名称、投标价格、投标文件的主要内容等。2.评标：对于公开招标、邀请招标项目，采购工作小组应组建评标委员会，评标委员会由工会代表、相关技术专家、财务人员等组成，成员人数应为单数，其中技术、经济等方面的专家不得少于成员总数的三分之二。评标委员会应按照采购文件规定的评标标准和方法，对投标文件进行评审，推荐中标候选人。3.谈判：对于竞争性谈判项目，采购工作小组应与供应商进行谈判。谈判过程中，采购工作小组应明确谈判的程序、内容和要求，与供应商就采购项目的技术规格、质量要求、价格、服务等条款进行协商，要求供应商对其投标文件进行澄清、说明或补充。谈判结束后，采购工作小组应要求所有参加谈判的供应商在规定时间内进行最后报价，采购工作小组根据谈判情况和最后报价确定成交供应商。4.询价：对于询价采购项目，采购工作小组应向供应商发出询价通知书，要求供应商一次报出不得更改的价格。采购工作小组根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商。（八）中标（成交）供应商确定1.采购工作小组根据评标（谈判、询价）结果，编写评标（谈判、询价）报告，推荐中标（成交）候选人。评标（谈判、询价）报告应包括采购项目概况、采购过程、评标（谈判、询价）情况、中标（成交）候选人名单及推荐理由等内容。2.采购领导小组根据采购工作小组提交的评标（谈判、询价）报告，审议确定中标（成交）供应商。中标（成交）供应商确定后，采购工作小组应向中标（成交）供应商发出中标（成交）通知书，并同时将中标（成交）结果通知所有未中标的供应商。（九）采购合同签订1.中标（成交）供应商确定后，采购工作小组应与中标（成交）供应商签订采购合同。采购合同应明确采购物品的名称、规格型号、数量、价格、交货时间、交货地点、质量标准、售后服务等条款，确保双方权利义务明确。2.采购合同签订前，采购工作小组应将合同文本提交经费审查委员会审查。经审查通过后的采购合同方可签订。采购合同签订后，应及时报工会委员会备案。（十）采购验收1.采购物品到货前，采购工作小组应通知相关部门和人员做好验收准备工作。验收人员应包括采购工作小组成员、使用部门代表、技术人员等。2.采购物品到货后，验收人员应按照采购合同和采购文件要求，对采购物品的数量、规格型号、质量、性能等进行验收。验收合格后，验收人员应签署验收报告。3.对于技术复杂、专业性强的采购物品，可邀请专业机构或专家进行验收。验收过程中发现采购物品存在质量问题或与采购合同不符的，采购工作小组应及时与中标（成交）供应商协商解决，要求供应商采取更换、补货、退货等措施，直至验收合格。（十一）采购付款1.采购物品验收合格后，采购工作小组应按照采购合同约定，办理付款手续。付款申请应附采购合同、验收报告、发票等相关资料。2.财务人员应按照财务管理制度和采购合同约定，对付款申请进行审核。审核通过后，报工会主席审批。经审批同意后，财务人员办理付款业务。3.对于分期付款的采购项目，应按照采购合同约定的付款期限和金额进行付款。财务人员应做好付款记录，确保付款准确无误。四、采购监督与管理（一）内部监督1.经费审查委员会应定期对采购活动进行审查监督，检查采购程序是否合规、采购文件是否齐全、采购合同是否履行等。对发现的问题及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。2.工会委员会应加强对采购工作的领导和监督，定期听取采购工作汇报，对采购工作中的重大问题进行研究决策。3.采购工作小组应建立健全内部管理制度，加强对采购人员的培训和管理，规范采购操作流程，确保采购工作的规范、高效运行。（二）信息公开采购工作小组应将采购项目的采购计划、采购预算、采购方式选择、采购文件、中标（成交）结果、采购合同等信息及时在工会内部网站或公告栏上公开，接受工会会员的监督。（三）投诉处理1.供应商对采购活动有异议的，可以在规定时间内以书面形式向工会提出投诉。投诉内容应包括投诉事项、投诉理由及相关证明材料等。2.工会收到供应商投诉后，应及时进行调查核实。对于投诉事项属实的，应依法依规采取