学校采购风险控制制度

PAGE学校采购风险控制制度一、总则（一）目的为加强学校采购活动的管理，规范采购行为，有效防范采购风险，确保采购工作合法、合规、透明、高效，保障学校各项工作的顺利开展，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于学校所有采购活动，包括但不限于教学设备、办公用品、后勤物资、基建工程、服务类项目等采购。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规和相关政策要求，确保采购行为合法合规。2.合规性原则：严格按照学校内部规定的采购流程和审批程序进行操作，确保采购过程规范有序运行。3.公开透明原则：采购信息应及时、准确、完整地公开，接受学校师生及社会监督，保障采购活动的公平公正。4.效益原则：在保证采购质量的前提下，充分考虑成本效益，优化采购方案，提高资金使用效率。5.风险防控原则：对采购活动全过程进行风险识别、评估和控制，采取有效措施降低风险发生的可能性和影响程度。二、采购风险识别与评估风险识别1.政策法规风险：采购活动不符合国家法律法规、政策要求以及学校内部规定，可能导致法律纠纷、行政处罚等风险。2.需求管理风险：采购需求不明确、不准确或发生变更，可能导致采购的货物、服务不符合实际需要，影响教学、科研和管理工作的正常开展。3.供应商选择风险：供应商资质不符、信誉不佳、能力不足等，可能导致供应中断、质量不合格、售后服务不到位等风险。4.采购流程风险：采购流程不规范，如审批环节缺失或越权审批、信息泄露、违规操作等，可能导致采购活动失控，滋生腐败现象。5.合同管理风险：合同条款不清晰、权利义务不对等、违约责任不明确等，可能导致合同履行困难，引发纠纷。6.验收风险：验收标准不明确、验收程序不规范，可能导致不合格产品或服务被接收，影响使用效果和学校利益。7.付款风险：付款环节管理不善，如提前付款、延迟付款、付款金额错误等，可能影响学校资金安全和供应商合作关系。风险评估1.成立风险评估小组，成员包括采购部门负责人、财务人员、法务人员、相关专业技术人员等。2.针对识别出的各类风险，采用定性与定量相结合的方法进行评估，确定风险发生可能性和影响程度等级。3.根据风险评估结果，绘制风险矩阵图，对风险进行分类排序，明确高、中、低风险等级，为后续风险应对提供依据。三、采购流程控制（一）采购计划制定1.各部门根据教学、科研、管理等工作需要，提前编制年度采购计划，明确采购项目名称、规格型号、数量、预算金额、采购时间等内容。2.采购计划应经部门负责人审核后报学校采购管理部门汇总。采购管理部门对各部门采购计划进行审核平衡，结合学校预算安排，编制学校年度采购计划草案，提交学校预算管理部门审核。3.学校预算管理部门审核通过后的年度采购计划报学校领导审批后实施。采购计划一经批准，应严格执行，不得随意变更。如因特殊情况确需调整采购计划，应按规定程序重新申报审批。（二）采购申请1.各部门根据批准的采购计划，在实施采购前填写采购申请表，详细说明采购项目的名称、规格型号原因、数量、预算金额、技术参数、质量要求、交货时间、售后服务等内容，并附相关证明材料。2.采购申请表应经部门负责人审核签字后报采购管理部门。采购管理部门对采购申请进行形式审查，审核通过后进入采购流程。（三）采购方式选择1.根据采购项目的性质、金额、市场供应情况等因素，选择合适的采购方式。采购方式主要包括公开招标、邀请招标政府采购方式、竞争性谈判、单一来源采购、询价等。2.达到公开招标数额标准的采购项目，应当采用公开招标方式。因特殊情况需要采用其他采购方式的，应当在采购活动开始前获得学校领导批准，并按照规定向财政部门等相关部门备案。3.对于技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的，采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的，或者不能事先计算出价格总额的采购项目，可以采用竞争性谈判方式采购。4.符合下列情形之一的采购项目，可以采用单一来源采购方式：只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。5.采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目，可以采用询价方式采购。（四）采购文件编制1.根据选定的采购方式，编制相应采购文件。采购文件应包括采购公告招标文件、谈判文件、询价通知书等，明确采购项目的技术规格、商务条款、评标标准、合同条款等内容。2.采购文件编制过程中，应充分征求相关部门和专业技术人员意见，确保采购文件内容完整、准确、清晰，符合采购需求和法律法规要求。3.采购文件编制完成后，应经采购管理部门负责人审核签字，并报学校领导审批。（五）供应商选择与管理1.建立供应商库，对供应商的基本信息、资质条件、业绩情况、信誉状况等进行登记管理。2.采购项目实施前，采购部门应从供应商库中选择不少于三家符合条件的供应商参与采购活动。对于采用单一来源采购方式的项目，可以直接与选定的供应商进行谈判。3.对参与采购活动的供应商进行资格审查，要求供应商提供营业执照、税务登记证、组织机构代码证、资质证书、业绩证明、财务状况等相关证明材料。4.通过实地考察、市场调研、信用查询等方式，对供应商的生产经营能力、产品质量、售后服务等进行综合评估，选择优质供应商。5定期对供应商进行评价考核，根据供应商的供货质量、交货期、售后服务、价格水平等方面表现进行打分排名。对于评价考核不合格的供应商，及时从供应商库中剔除，并限制其参与学校后续采购活动。（六）采购合同签订1.采购项目确定中标成交供应商后，采购部门应及时与供应商签订采购合同。采购合同应明确双方的权利义务、采购项目的名称、规格型号、数量、价格、交货时间、质量标准、验收方式、付款方式、违约责任等内容。2.采购合同签订前，应经学校法务人员审核合同条款的合法性、合规性、完整性。审核通过后的采购合同报学校领导审批签字后加盖学校公章生效。3.采购合同签订后，采购部门应及时将合同副本送财务部门、验收部门等相关部门备案，作为付款、验收等工作的依据。（七）采购项目实施与监控1采购部门应按照采购合同约定，及时跟踪采购项目实施进度，督促供应商按时、按质、按量履行合同义务。2.建立采购项目实施监控机制，定期对采购项目实施情况进行检查，及时发现和解决问题。如发现供应商存在违约行为，应及时采取措施追究其违约责任，要求其限期整改或承担相应赔偿责任采购部门应定期向学校领导汇报采购项目实施情况，重大问题及时汇报。（八）验收管理1.采购项目完成后，采购部门应及时组织验收。验收工作应由采购部门、使用部门、财务部门、专业技术人员等组成验收小组进行。2验收小组应根据采购合同和相关验收标准，对采购项目的数量、质量、规格型号技术参数、性能指标、售后服务等进行全面验收。验收合格后，验收小组成员应在验收报告上签字确认。3.对于验收不合格的采购项目，验收小组应出具书面整改意见，要求供应商限期整改。整改完成后进行二次验收，直至验收合格为止。如因供应商原因导致采购项目无法验收合格或造成损失的，应按照合同约定追究其违约责任。（九）付款管理1.财务部门应根据采购合同约定和验收报告付款。付款前，财务部门应审核采购项目的发票、验收报告、合同等相关凭证的真实性、合法性、完整性。2.按照合同约定的付款方式和时间节点，及时办理付款手续。对于采用预付款方式的采购项目，应严格控制预付款比例和金额，并在合同中明确预付款的退还条件。3.财务部门应定期对采购付款情况进行统计分析，及时发现和解决付款过程中存在的问题，确保学校资金安全和合理使用。四、采购风险管理措施应对策略1.风险规避：对于风险发生可能性高且影响程度大的风险，如政策法规风险，应采取风险规避策略，停止或调整相关采购活动，确保采购行为符合法律法规要求。2.风险降低：对于部分风险，如需求管理风险、供应商选择风险等，可以通过加强需求调研分析、完善供应商选择和管理机制等措施，降低风险发生的可能性和影响程度。3.风险转移：对于一些可以通过合同条款转移的风险，如合同管理风险供应商违约风险等，可以在采购合同中明确双方的权利义务和违约责任，将风险转移给供应商。4.风险接受：对于风险发生可能性低且影响程度小的风险，如采购流程中的一些小失误风险，可以采取风险接受策略，在加强监控的前提下，允许一定程度的风险存在。具体措施1.加强政策法规培训：定期组织采购人员参加法律法规培训，提高采购人员的法律意识和合规操作能力，确保采购活动合法合规。2完善需求调研机制：采购部门应与使用部门密切配合，深入开展需求调研分析，充分了解采购项目的实际需求，明确采购规格标准和技术参数，避免需求不明确或不准确导致的风险。3.强化供应商管理：建立健全供应商评价考核体系，加强对供应商的日常管理和动态监控，定期对供应商进行实地考察和信用评估，及时淘汰不合格供应商，降低供应商选择风险。4.规范采购流程操作：严格按照学校规定的采购流程进行操作，明确各环节的职责权限和操作要求，加强采购流程中的审批、监督和信息管理，确保采购流程规范有序运行，防止采购过程中的违规行为和风险发生。5.加强合同管理：采购合同签订前，应组织法务人员、财务人员等对合同条款进行严格审核，确保合同条款合法合规、清晰明确、权利义务对等。合同履行过程中，应加强对合同执行情况的跟踪检查，及时处理合同变更、违约等问题，防范合同管理风险。6.完善验收制度：明确验收标准和程序，加强验收人员培训，提高验收人员的专业水平和责任意识。验收过程中应严格按照标准进行操作，确保采购项目质量符合要求，避免不合格产品或服务进入学校。7.强化内部监督审计：学校内部审计部门应定期对采购活动进行监督审计，检查采购流程的执行情况、采购合同的签订履行情况、资金使用情况等，及时发现和纠正存在的问题，防范采购风险。8.建立风险预警机制：通过对采购数据的分析和监测，及时发现潜在的采购风险信号，如采购价格异常波动、供应商交货延迟、质量问题频发等。建立风险预警指标体系和阈值，当风险指标达到预警值时，及时发出预警信息，采取相应的风险应对措施。五、监督与考核监督机制1.学校成立采购监督小组，成员包括学校纪检监察部门人员、财务人员、审计人员等。采购监督小组负责对采购活动全过程进行监督检查，确保采购工作合法合规开展。2.采购监督小组应定期对采购项目进行抽查，检查采购文件编制、供应商选择、采购合同签订、采购项目实施、验收付款等环节的执行情况，发现问题及时督促整改。3.建立采购信息公开制度，采购项目的采购公告、采购文件、中标成交结果、合同文本等信息应在学校官网等指定渠道及时公开，接受学校师生及社会监督。考核制度1.制定采购工作考核办法，对采购部门及采购人员的工作业绩、工作质量、工作效率、廉洁自律等方面进行考核评价。2.考核内容包括采购计划执行情况、采购项目完成情况、采购质量、采购成本控制、合同管理、供应商管理、内部协调配合等方面。3.考核方式采用