影视传媒采购制度

PAGE影视传媒采购制度一、总则1.目的本采购制度旨在规范影视传媒公司的采购行为，确保采购活动合法、合规、高效，保障公司影视项目的顺利进行，提高采购资金的使用效益，维护公司的利益。2.适用范围本制度适用于公司内部各部门涉及影视传媒相关的采购活动，包括但不限于影视设备采购、影视道具采购、影视制作服务采购、影视版权采购等。3.采购原则合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规和相关行业标准，确保采购行为合法合规。公平公正原则：在采购过程中，应遵循公平、公正的原则，对待所有供应商，不偏袒任何一方。效益原则：以提高采购资金的使用效益为目标，优化采购流程，降低采购成本，确保所采购的物资和服务符合公司影视项目的需求。诚信原则：采购人员应诚实守信，与供应商建立良好的合作关系，确保采购信息的真实性和准确性。二、采购组织与职责1.采购决策机构公司设立采购决策委员会，由公司高层管理人员、财务部门负责人、法务部门负责人等组成。采购决策委员会负责审议重大采购项目，制定采购战略和政策，监督采购活动的执行情况。2.采购执行部门公司设立采购部，作为采购活动的执行部门。采购部负责具体的采购操作，包括采购计划的制定、供应商的选择与管理、采购合同的签订与执行、采购款项的支付等。采购部应配备专业的采购人员，明确各岗位的职责和权限。3.相关部门职责需求部门：负责提出影视传媒相关的采购需求，明确采购物资和服务的规格、数量、质量要求等，并配合采购部进行供应商的选择和采购合同的验收。财务部门：负责审核采购预算，监督采购款项的支付，对采购成本进行核算和分析，提供财务支持和建议。法务部门：负责审查采购合同的合法性和合规性，提供法律咨询和服务，防范采购法律风险。三、采购流程1.采购需求提出需求部门根据影视项目的需要，填写《采购申请表》，详细说明采购物资和服务的名称、规格、数量、质量要求、预计采购时间等内容，并提交给采购部。2.采购计划制定采购部收到《采购申请表》后，对采购需求进行审核和评估。根据采购需求的紧急程度、重要性等因素，制定采购计划，明确采购方式、采购时间安排、采购预算等内容。采购计划经采购部负责人审核后，报采购决策委员会批准。3.供应商选择与管理供应商筛选：采购部通过多种渠道收集供应商信息，建立供应商数据库。根据采购需求，从供应商数据库中筛选出符合要求的供应商，并对其进行初步评估，包括供应商的资质、信誉、产品质量、价格水平、售后服务等方面。供应商实地考察：对于重要的采购项目，采购部应组织相关人员对供应商进行实地考察，了解供应商的生产经营状况、质量管理体系、技术研发能力等情况，确保供应商具备提供优质物资和服务的能力。供应商评估与选择：采购部根据供应商的初步评估和实地考察结果，对供应商进行综合评估，确定供应商的选择顺序。采购决策委员会根据采购部的推荐，最终确定供应商名单。供应商管理：采购部与选定的供应商签订《供应商合作协议》，明确双方的权利和义务。建立供应商评价机制，定期对供应商的供货质量、交货期、售后服务等方面进行评价，对于表现优秀的供应商给予奖励，对于表现不佳的供应商进行警告或淘汰。4.采购合同签订采购部与供应商协商确定采购合同的条款和内容，起草采购合同。采购合同应明确采购物资和服务的名称、规格、数量、质量要求、价格、交货期、交货地点及方式、付款方式、违约责任等条款。采购合同经法务部门审核后，由公司法定代表人或授权代表与供应商签订。5.采购合同执行订单下达：采购合同签订后，采购部向供应商下达采购订单，明确采购物资和服务的具体要求、交货时间等内容。交货验收：供应商按照采购订单的要求组织生产和供货，采购部应提前通知需求部门做好接收准备。物资和服务到货后，需求部门负责组织验收，验收内容包括物资和服务的规格、数量、质量等方面。验收合格后，需求部门填写《验收报告》，采购部根据验收结果办理付款手续。付款管理：财务部门根据采购合同和验收报告，审核采购款项的支付申请。对于符合付款条件且手续齐全的采购款项，按照公司财务管理制度及时支付给供应商。四、采购方式1.招标采购对于金额较大、技术复杂、涉及面广的采购项目，应采用招标采购方式。招标采购应按照国家有关法律法规和公司内部招标管理规定进行，通过发布招标公告、资格预审、开标、评标、定标等程序，选择最优的供应商和采购方案。2.竞争性谈判采购对于一些时间紧急、技术规格复杂且难以明确的采购项目，可采用竞争性谈判采购方式。采购部与不少于三家符合相应资格条件的供应商进行谈判，通过比较供应商的报价、技术方案、售后服务等方面，确定成交供应商。3.询价采购对于采购金额较小、规格标准统一、货源充足且价格变化幅度小的采购项目，可采用询价采购方式。采购部向不少于三家供应商发出询价通知书，要求供应商在规定时间内报价，根据供应商的报价情况，选择报价最低且符合要求的供应商成交。4.单一来源采购符合下列情形之一的采购项目，可以采用单一来源采购方式：只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。采用单一来源采购方式的，采购部应组织相关人员进行论证，并报采购决策委员会批准。五、采购预算管理1.预算编制采购部应根据公司影视项目的计划和需求，结合历史采购数据和市场价格变化情况，编制年度采购预算。采购预算应明确采购项目的名称、规格、数量、预算金额等内容，并按照公司财务预算管理要求进行汇总和上报。2.预算执行采购部应严格按照采购预算执行采购活动，控制采购成本。对于超出预算的采购项目，应按照公司预算调整程序进行审批，未经批准不得擅自采购。3.预算调整在采购预算执行过程中，如因市场价格波动、影视项目需求变更等原因需要调整采购预算的，采购部应及时提出预算调整申请，说明调整的原因、内容和金额等情况。预算调整申请经采购决策委员会批准后，方可进行预算调整。六、采购风险管理1.风险识别与评估采购部应定期对采购活动进行风险识别和评估，分析可能存在的风险因素，如供应商违约风险、质量风险、价格风险、法律风险等。根据风险评估结果，制定相应的风险应对措施。2.风险应对措施供应商管理风险应对：加强对供应商的管理和监督，建立供应商信用档案，定期对供应商进行评估和考核。在采购合同中明确供应商的违约责任，对于供应商违约行为，及时采取法律措施追究其责任。质量风险应对：在采购合同中明确质量标准和验收条款，加强对采购物资和服务的质量检验。对于质量不合格的物资和服务，要求供应商及时更换或采取其他补救措施，确保影视项目不受影响。价格风险应对：关注市场价格动态，建立价格预警机制。在采购谈判中，充分运用市场信息和谈判技巧，争取有利的采购价格。对于价格波动较大的物资和服务，可采用套期保值等方式降低价格风险。法律风险应对：加强对采购法律法规的学习和培训，提高采购人员的法律意识。在采购合同签订前，由法务部门对合同条款进行审核，确保合同的合法性和合规性。对于重大采购项目，可聘请法律顾问提供专业的法律意见。七、采购监督与审计1.内部监督公司内部审计部门负责对采购活动进行定期或不定期的监督检查，重点检查采购制度的执行情况、采购流程的合规性、采购合同的签订与履行情况、采购资金的使用情况等。对于发现的问题，及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。2.外部