平安集中采购制度规定

PAGE平安集中采购制度规定一、总则（一）目的为规范平安公司/组织的集中采购行为，加强采购管理，提高采购效率，保证采购质量，降低采购成本，防范采购风险，依据相关法律法规及行业标准，结合公司实际情况，制定本制度规定。（二）适用范围本制度规定适用于平安公司/组织内所有涉及集中采购的部门、项目及活动。涵盖各类物资采购、服务采购等，包括但不限于办公用品、设备器材、信息技术服务、咨询服务等。（三）基本原则1.合规性原则严格遵守国家法律法规、行业规范以及公司内部的各项规章制度，确保采购活动合法合规。采购活动必须符合《中华人民共和国政府采购法》、《中华人民共和国招标投标法》等相关法律法规要求，以及行业主管部门制定的各类标准和规范。2.效益性原则追求采购活动的经济效益最大化，通过优化采购流程、合理选择供应商、控制采购成本等方式，提高资金使用效率。在保证采购质量的前提下，充分比较不同供应商的价格、服务等因素，选择性价比最优的采购方案，降低采购总成本。3.公开透明原则采购过程应保持公开、公平、公正，确保所有潜在供应商都能平等参与竞争，采购信息及时、准确地向相关方披露。建立健全采购信息发布平台，对采购项目的需求、预算、采购程序、供应商资格要求、评标标准等信息进行公开，接受公司内部监督和社会公众监督。4.质量优先原则优先选择能够提供高质量产品或服务的供应商，确保所采购的物资和服务满足公司业务需求和相关质量标准。明确采购项目的质量要求，在采购文件中详细规定产品或服务的质量标准、验收方式等内容，加强对供应商提供产品或服务的质量监督和验收管理。二、采购组织与职责（一）采购决策机构成立公司集中采购领导小组，作为采购决策的最高机构。领导小组由公司高层管理人员组成，负责审议和决策重大采购项目，制定采购政策和战略方向。采购领导小组职责如下：1.审批年度集中采购计划和预算；2.审议重大采购项目的采购方式、采购文件、评标标准等重要事项；3.协调解决采购过程中的重大问题和争议；4.监督采购制度的执行情况。（二）采购执行部门设立专门的采购部门，作为集中采购的执行机构。采购部门负责具体采购项目的组织实施，包括采购需求调研、供应商选择、采购合同签订与执行、采购验收等工作。采购部门职责如下：1.根据公司各部门需求，编制采购计划和采购文件；2.开展供应商调查、评估和选择工作，建立供应商库；3.组织采购项目的招标、谈判、询价等采购活动；4.签订采购合同，并跟踪合同执行情况，确保合同有效履行；5.负责采购项目的验收工作，办理相关结算手续；6.整理和归档采购文件及相关资料。（三）需求部门公司各部门作为采购需求的提出者，负责准确、及时地向采购部门提供采购需求信息，并配合采购部门开展采购工作。需求部门职责如下：1.根据业务需要，详细填写采购需求申请表，明确采购项目的名称、规格、数量、质量要求、交货时间等内容；2.参与采购项目的技术规格制定、评标标准确定等工作，提供专业意见和建议；3.协助采购部门与供应商进行沟通、谈判，参与采购项目的验收工作；4.对采购项目的实施效果进行评价和反馈。（四）监督部门公司内部审计部门或其他指定的监督部门负责对集中采购活动进行全程监督，确保采购过程合法合规、公平公正。监督部门职责如下：1.审查采购项目的采购程序是否符合规定，采购文件是否合法有效；2.监督采购活动的开标、评标、谈判等过程，防止违规操作；3.受理对采购活动的投诉和举报，调查处理采购过程中的违法违纪行为；4.定期对采购制度的执行情况进行检查和评估，提出改进建议。三、采购计划与预算管理（一）采购计划编制1.各需求部门应于每年末根据下一年度业务发展规划和工作安排，编制本部门的采购需求计划，并提交给采购部门。采购需求计划应详细说明采购项目的名称、规格、数量、预计采购时间等内容。2.采购部门汇总各需求部门的采购需求计划后，结合公司实际情况和资金状况进行综合平衡，编制年度集中采购计划。年度集中采购计划应明确采购项目的类别、采购方式、预算金额、采购时间安排等内容，并报采购决策机构审批。3.在年度集中采购计划执行过程中，如因业务发展需要或其他特殊原因，需调整采购计划的，需求部门应提前向采购部门提出申请，经采购部门审核后，报采购决策机构批准。（二）采购预算管理采购预算是公司年度预算的重要组成部分，应与公司整体预算相衔接。1.采购部门根据年度集中采购计划编制采购预算草案，明确各项采购项目的预算金额。采购预算草案应详细说明采购项目的名称、规格、数量、单价、总价等内容，并附预算编制依据和说明。2.采购预算草案经财务部门审核后，报公司预算管理部门汇总平衡，并纳入公司年度预算方案，提交公司决策层审议批准。3.采购部门应严格按照批准的采购预算执行采购活动，不得擅自突破预算。如需调整采购预算，应按照公司预算调整程序进行审批。四、采购方式与程序（一）采购方式1.公开招标适用于采购金额较大、技术复杂、潜在供应商较多的采购项目。通过发布招标公告，邀请不特定的供应商参加投标，按照规定的评标标准进行评标，确定中标供应商。公开招标应按照《中华人民共和国招标投标法》及相关法律法规规定的程序进行，包括招标公告发布、资格预审、招标文件编制与发售、投标文件递交与开标、评标、中标公示与合同签订等环节。2.邀请招标适用于具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的项目，或者采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的项目。邀请招标应向三家以上具备承担招标项目能力、资信良好的特定供应商发出投标邀请书，并按照公开招标的程序进行评标和定标。3.竞争性谈判适用于招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的项目，技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的项目，采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的项目，以及不能事先计算出价格总额的项目。竞争性谈判应成立谈判小组，与不少于三家的供应商进行谈判，在谈判过程中，谈判小组可以要求供应商对谈判文件作出澄清、承诺或调整报价，最终确定成交供应商。4.单一来源采购适用于只能从唯一供应商处采购的项目，发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的项目，以及必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的项目。单一来源采购应在保证采购项目质量和合理价格的前提下，与唯一供应商进行协商谈判，确定采购价格和合同条款。5.询价适用于采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目。询价应向三家以上供应商发出询价通知书，要求供应商一次报出不得更改的价格，采购部门根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商。（二）采购程序1.采购申请需求部门根据业务需要填写采购需求申请表，详细说明采购项目的名称、规格、数量、质量要求、交货时间等内容，并提交给采购部门。采购需求申请表应经需求部门负责人审核签字后生效。2.采购审批采购部门收到采购需求申请表后，对采购项目进行初步审核，核实采购需求的合理性和必要性。对于符合采购条件的项目，采购部门按照公司内部审批流程，提交采购决策机构或相关授权领导进行审批。采购审批应明确审批意见，包括同意采购、不同意采购或要求补充完善相关信息等。3.采购文件编制采购部门根据采购审批意见，编制采购文件。采购文件应包括采购项目的技术规格、商务条款、评标标准、合同条款等内容。采购文件应确保准确、完整、清晰，能够满足采购项目的需求，并符合相关法律法规和行业标准要求。4.供应商选择与邀请采购部门根据采购项目的特点和要求，从供应商库中选择潜在供应商，并向其发出采购邀请。对于公开招标、邀请招标等采购方式，采购部门应按照规定的程序发布招标公告或投标邀请书，邀请潜在供应商参与投标。对于竞争性谈判、单一来源采购、询价等采购方式，采购部门应向符合条件的供应商发出谈判邀请书、询价通知书等文件。5.开标、评标或谈判采购部门按照采购文件规定的时间和地点组织开标、评标或谈判活动。开标应公开进行，唱标人应宣读投标人的投标报价、投标文件的主要内容等信息。评标应按照评标标准进行，评标委员会由公司内部相关人员和技术专家组成（如有需要），对投标文件进行评审，推荐中标候选人或确定成交供应商。谈判应在谈判小组与供应商之间进行，谈判小组应与供应商就采购项目的技术规格、商务条款、价格等内容进行谈判，最终确定成交供应商。6.中标/成交公示与合同签订采购部门根据评标或谈判结果，确定中标/成交供应商，并进行中标/成交公示。中标/成交公示期应按照相关规定执行，公示无异议后，采购部门与中标/成交供应商签订采购合同。采购合同应明确双方的权利和义务，包括采购项目的名称、规格、数量、价格、交货时间、质量标准、验收方式、付款方式等内容。7.采购验收采购项目到货后，采购部门应组织需求部门等相关人员按照采购合同和验收标准进行验收。验收内容包括货物的数量、规格、质量、性能等方面，验收合格后出具验收报告。对于验收不合格的采购项目，采购部门应及时与供应商协商解决，要求供应商采取补货、换货、退货、降价等措施，直至验收合格。8.采购结算采购部门根据采购合同和验收报告，办理采购结算手续。采购结算应按照合同约定的付款方式进行，财务部门审核采购结算凭证后，支付采购款项。五、供应商管理（一）供应商准入1.采购部门负责建立供应商准入标准和流程，明确供应商应具备的资质、信誉、业绩、技术能力、财务状况等条件。供应商准入标准应符合国家法律法规和行业标准要求，并结合公司实际情况进行制定。2.潜在供应商应向采购部门提交供应商准入申请，提供相关证明材料，包括营业执照、税务登记证、组织机构代码证、资质证书、业绩证明、产品质量检测报告等。3.采购部门对潜在供应商提交的申请材料进行审核，并实地考察供应商的生产经营场所、生产设备、质量管理体系等情况。4.经审核和考察合格的潜在供应商，纳入公司供应商库，并在供应商库中进行登记和管理。（二）供应商评价与考核1.采购部门定期对供应商的供货质量、交货期、售后服务、价格水平等方面进行评价和考核。供应商评价应建立科学合理的评价指标体系，采用定性与定量相结合的评价方法，对供应商进行综合评价。2.采购部门根据供应商评价结果，对供应商进行分类管理，分为优秀供应商、合格供应商、不合格供应商等类别。对于优秀供应商，给予优先合作、增加采购份额等奖励措施；对于不合格供应商，采取警告、暂停合作、取消供应商资格等处罚措施。3.采购部门应及时向供应商反馈评价结果，并要求供应商针对存在的问题进行整改。供应商应在规定时间内提交整改报告，采购部门对整改情况进行跟踪检查，确保供应商问题得到有效解决。（三）供应商淘汰与更新1.对于出现严重质量问题、交货期延误、售后服务不到位、违反合同约定等情况的供应商，采购部门应及时将其列入不合格供应商名单，并视情节轻重给予相应处罚，直至取消供应商资格。2.采购部门应定期对供应商库进行清理和更新，淘汰不再符合要求的供应商，引入新的优质供应商。3.在引入新供应商时，采购部门应按照供应商准入流程进行审核和考察，确保新供应商符合公司要求。六、采购合同管理（一）合同签订前审核1.采购部门在签订采购合同前，应将合同草案提交给公司法律部门或相关专业人员进行审核。法律部门或相关专业人员应对合同条款的合法性、合规性、完整性进行审查，确保合同符合法律法规和公司内部规定要求。2.审核内容包括合同主体资格、合同标的、合同价格、合同履行期限、合同质量标准、合同验收方式、合同付款方式、合同违约责任等条款。3.法律部门或相关专业人员应出具审核意见，采购部门根据审核意见对合同草案进行修改和完善，确保合同条款合法有效、明确清晰。（二）合同签订与执行1.采购部门与中标/成交供应商签订采购合同，合同签订应遵循平等、自愿、公平、诚实信用的原则。采购合同应采用书面形式，由双方法定代表人或授权代表签字并加盖公章。2.采购部门应严格按照采购合同约定履行义务，跟踪合同执行情况，及时协调解决合同履行过程中出现的问题。3.在合同执行过程中，如因不可抗力或其他特殊原因需要变更合同条款的，采购部门应与供应商协商一致，并签订书面补充协议。变更合同条款应按照公司内部审批流程进行审批，确保变更后的合同合法有效。（三）合同验收与结算1.采购项目到货后，采购部门应组织需求部门等相关人员按照采购合同和验收标准进行验收。验收合格后，采购部门应出具验收报告，并将验收报告作为合同结算的依据之一。2.采购部门根据采购合同和验收报告，办理采购结算手续。采购结算应按照合同约定的付款方式进行，财务部门审核采购结算凭证后，支付采购款项。3.在合同结算过程中，如发现供应商存在违约行为，采购部门应按照合同约定扣除相应款项，并要求供应商承担违约责任。（四）合同归档与保管1.采购部门应负责采购合同的归档与保管工作，建立合同档案管理制度，确保合同档案的完整性和安全性。2.采购合同档案应包括合同文本、合同审批文件、合同补充协议、验收报告、结算凭证等相关资料。3.合同档案应按照年度、项目等进行分类整理，妥善保管，保存期限应符合公司内部规定和法律法规要求。七、采购风险管理（一）风险识别与评估1.采购部门应定期对采购活动进行风险识别和评估，分析可能存在的风险因素，包括市场风险、供应商风险、质量风险、合同风险、法律风险等。2.风险识别应采用多种方法，如问卷调查、案例分析、专家咨询等，全面收集采购活动中的风险信息。3.风险评估应根据风险发生的可能性和影响程度，对风险进行量化评估，确定风险等级。（二）风险应对措施1.