屈臣氏采购项目管理制度

PAGE屈臣氏采购项目管理制度一、总则（一）目的为规范屈臣氏采购项目管理流程，确保采购活动的合法、合规、高效，保障公司利益，提高采购质量和效率，特制定本管理制度。（二）适用范围本制度适用于屈臣氏所有采购项目，包括但不限于商品采购、服务采购、设备采购等。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规和相关政策，确保采购行为合法合规。2.公平公正原则：在采购过程中，应遵循公平公正的原则，对待所有供应商，不得偏袒任何一方。3.效益原则：以提高采购效益为目标，优化采购流程，降低采购成本，确保采购质量。4.透明原则：采购过程应保持透明，接受公司内部和外部的监督。二、采购计划管理（一）需求分析1.各部门应根据业务发展需求，定期进行采购需求分析，明确采购项目的名称、规格、数量、质量要求等。2.采购需求应具有合理性和必要性，避免盲目采购和重复采购。（二）采购计划制定1.采购部门根据需求分析结果，制定年度、季度和月度采购计划。2.采购计划应包括采购项目、采购时间、采购预算、供应商选择标准等内容。3.采购计划需经相关部门审核和公司领导批准后实施。（三）采购计划调整1.在采购计划执行过程中，如因市场变化、业务调整等原因需要调整采购计划，应及时填写采购计划调整申请表。2.采购计划调整申请表需经相关部门审核和公司领导批准后实施。三、供应商管理（一）供应商选择1.采购部门应建立供应商信息库，收集供应商的基本信息、资质证明、业绩情况等。2.根据采购项目的要求，从供应商信息库中筛选出符合条件的供应商，并进行实地考察和评估。3.评估内容包括供应商的生产能力、质量控制、价格水平、售后服务等方面。（二）供应商准入1.经评估合格的供应商，采购部门应与其签订合作协议，明确双方的权利和义务。2.合作协议应包括采购项目、采购价格、交货期、质量标准、售后服务等内容。3.采购部门应将供应商准入情况及时通知相关部门。（三）供应商考核1.采购部门应定期对供应商进行考核，考核内容包括交货期、质量、价格、售后服务等方面。2.考核结果分为优秀、良好、合格、不合格四个等级。3.对于考核不合格的供应商，采购部门应及时与其沟通，要求其限期整改。如整改后仍不符合要求，应终止合作关系。四、采购流程管理（一）采购申请1.各部门根据采购计划，填写采购申请表，详细说明采购项目的名称、规格、数量、质量要求、采购预算等内容。2.采购申请表需经部门负责人审核和公司领导批准后提交给采购部门。（二）采购询价1.采购部门收到采购申请表后，并向多家供应商发出询价函，要求其提供报价。2.询价函应包括采购项目的名称、规格、数量、质量要求、交货期等内容。3.采购部门应收集供应商的报价，并进行比较和分析。（三）采购谈判1.根据询价结果，采购部门选择几家报价合理、信誉良好的供应商进行谈判。2.谈判内容包括采购价格、交货期、质量标准、售后服务等方面。3.采购部门应与供应商达成一致意见，并签订采购合同。（四）采购合同签订1.采购合同应明确双方的权利和义务，并符合法律法规和公司规定。2.采购合同应包括采购项目、采购价格、交货期、质量标准、售后服务等内容。3.采购合同需经相关部门审核和公司领导批准后签订。（五）采购订单下达1.采购部门根据采购合同，下达采购订单给供应商，明确采购项目、采购数量、交货期等要求。2.采购订单需经采购部门负责人审核后发送给供应商。（六）采购验收1.采购项目到货后，采购部门应组织相关部门进行验收。2.验收内容包括采购项目的数量、质量、规格等是否符合采购合同要求。3.验收合格后，采购部门应填写验收报告，并办理付款手续。（七）采购付款1.采购部门根据验收报告和采购合同，填写付款申请表，申请支付采购款项。2.付款申请表需经相关部门审核和公司领导批准后办理付款手续。3.采购付款应严格按照合同约定执行，确保资金安全。五、采购风险管理（一）风险识别1.采购部门应定期对采购项目进行风险识别，分析可能存在的风险因素。2.风险因素包括市场风险、质量风险、供应商风险、合同风险等。（二）风险评估1.采购部门应根据风险识别结果，对风险因素进行评估，确定风险等级。2.风险等级分为高、中、低三个等级。（三）风险应对1.对于高风险因素，采购部门应制定相应的风险应对措施，降低风险发生的可能性。2.风险应对措施包括市场调研、质量控制、供应商管理、合同管理等方面。3.采购部门应定期对风险应对措施进行评估和调整，并及时向公司领导汇报风险情况。六、采购监督与审计（一）内部监督1．公司内部审计部门应定期对采购项目进行审计，检查采购流程是否合规、采购合同是否履行等。2.审计部门应出具审计报告，并提出改进建议。（二）外部监督1.采购项目应接受政府相关部门的监督检查，确保采购活动合法合规。七、采购文档管理（一）文档分类采购文档包括采购计划、采购申请表、询价函、报价单、采购合同、采购订单、验收报告、付款申请表等。（二）文档保存采购文档应按照类别和时间顺序进行整理和保存，保存期限应符合法律法规和公司规定。（三）文档查阅公司内部人员如需查阅采购文档，应填写文档查阅申请表，经相关部门负责人批准后查阅。八、附