建立采购询价管理制度

PAGE建立采购询价管理制度一、总则（一）目的为规范公司采购询价行为，确保采购活动公开、公平、公正，提高采购效率，降低采购成本，保证所采购物资和服务的质量，特制定本管理制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部所有采购询价活动，包括但不限于原材料采购、设备采购、办公用品采购、服务采购等。（三）基本原则1.合法性原则：采购询价活动必须遵守国家法律法规和相关政策，确保采购行为合法合规。2.公平公正原则：对待所有供应商应一视同仁，不偏袒任何一方，保证询价过程和结果的公正性。3.公开透明原则：采购询价信息应公开透明，确保供应商能够充分了解采购需求和要求，参与公平竞争。4.效益原则：在保证采购质量的前提下，通过合理询价和选择供应商，降低采购成本，提高公司经济效益。二、采购询价流程（一）采购申请1.需求部门提出申请：各部门根据业务需求，填写《采购申请表》，详细说明采购物资或服务的名称、规格、数量、质量要求、交货时间等内容，并经部门负责人签字确认。2.审批：《采购申请表》提交至采购部门，采购部门对申请内容进行审核，重点审核采购需求的合理性、必要性以及预算情况。审核通过后，报分管领导审批。对于重大采购项目，需报总经理审批。（二）询价准备1.成立询价小组：采购部门根据采购项目的性质和规模，组建询价小组。询价小组由采购人员、技术人员、财务人员等相关人员组成，人数不少于三人。2.制定询价文件：询价小组根据采购需求，制定询价文件。询价文件应包括采购项目的详细规格、技术要求、质量标准、交货时间、售后服务要求等内容，同时明确询价的截止时间、报价方式、评标标准等。3.确定询价供应商名单：采购人员通过多种渠道收集供应商信息，建立供应商数据库。根据采购项目的特点和要求，从供应商数据库中筛选出符合条件的供应商，确定询价供应商名单。询价供应商数量一般不少于三家。（三）询价1.发放询价文件：采购人员向确定的询价供应商发放询价文件，告知其采购项目的详细信息和询价要求，并要求供应商在规定时间内提交报价文件。2.供应商报价：供应商根据询价文件的要求，编制报价文件，详细列出所供物资或服务的名称、规格、数量、单价、总价、交货时间、售后服务承诺等内容，并加盖公章。供应商应在规定时间内将报价文件密封送达采购部门。3.询价记录：采购人员对询价过程进行记录，包括询价文件发放时间、供应商报价时间、报价内容等信息。询价记录应妥善保存，以备查询。（四）评标1.组建评标小组：在报价截止后，采购部门组织成立评标小组。评标小组由询价小组成员和相关专家组成，人数一般为五人以上单数。评标小组应独立开展评标工作，对报价文件进行评审。2.评审内容：评标小组对供应商的报价文件进行评审，评审内容包括报价合理性、技术方案可行性、产品质量保证、售后服务能力、信誉等方面。评标小组应根据评审标准，对各供应商的报价文件进行打分，确定中标候选人。3.编写评标报告：评标结束后，评标小组编写评标报告。评标报告应包括采购项目概况、询价过程、评审情况、中标候选人推荐意见等内容，并由评标小组全体成员签字确认。（五）定标1.审批：采购部门将评标报告提交至分管领导审批。分管领导根据评标报告和公司实际情况，确定中标供应商。对于重大采购项目，需报总经理审批。2.签订合同：采购部门与中标供应商签订采购合同，明确双方的权利和义务，包括物资或服务的名称、规格、数量、价格、交货时间、质量标准、售后服务等内容。采购合同应严格按照法律法规和公司合同管理制度的要求签订，确保合同的合法性和有效性。（六）采购验收1.制定验收方案：采购部门在合同签订后，根据采购合同的要求，制定采购验收方案。验收方案应明确验收标准、验收方法、验收流程、验收人员等内容。2.组织验收：采购部门按照验收方案组织相关人员对采购物资或服务进行验收。验收人员应严格按照验收标准进行验收，对验收结果进行记录。验收合格的，出具《验收报告》；验收不合格的，采购部门应及时与供应商沟通，要求其限期整改或退换货物。3.付款：采购部门根据合同约定和验收情况，办理付款手续。付款前，采购部门应审核供应商提交的发票等相关凭证，确保付款金额准确无误。三、询价供应商管理（一）供应商准入1.建立供应商准入标准：采购部门制定供应商准入标准，包括供应商的资质条件、生产能力、产品质量、信誉状况、售后服务能力等方面。供应商准入标准应明确、具体、可操作。2.供应商申请：有意向成为公司供应商的企业，应向采购部门提交《供应商准入申请表》，并提供相关证明材料，如营业执照、税务登记证、组织机构代码证、产品质量认证证书、业绩证明等。3.审核与评估：采购部门对供应商提交的申请材料进行审核，并组织相关人员对供应商进行实地考察和评估。评估内容包括供应商的生产经营状况、质量管理体系、环保情况、售后服务能力等方面。经审核和评估合格的供应商，纳入公司供应商数据库。（二）供应商考核1.建立供应商考核指标体系：采购部门建立供应商考核指标体系，包括产品质量、交货期、价格、售后服务等方面。考核指标应量化、可衡量，便于操作。2.定期考核：采购部门定期对供应商进行考核，考核周期一般为一年。考核方式包括实地考察、问卷调查、数据分析等。采购部门根据考核结果，对供应商进行评分，并将考核结果反馈给供应商。3.动态管理：采购部门根据供应商考核结果，对供应商进行动态管理。对于考核优秀的供应商，给予优先合作机会；对于考核不合格的供应商，责令其限期整改，整改后仍不合格的，取消其供应商资格。（三）供应商淘汰1.淘汰情形：出现下列情形之一的，采购部门应淘汰供应商：提供虚假信息或产品质量严重不合格，给公司造成重大损失的；交货期严重延误，影响公司正常生产经营的；售后服务不到位，客户投诉较多的；违反法律法规或公司规定，存在商业贿赂等不良行为的。2.淘汰程序：采购部门提出淘汰供应商的建议，报分管领导审批。经审批同意后，采购部门向供应商发出《供应商淘汰通知》，并将其从公司供应商数据库中删除。四、采购询价监督与审计（一）内部监督1.设立监督岗位：公司设立采购询价监督岗位，负责对采购询价活动进行全程监督。监督人员应独立于采购业务部门，具备专业的监督知识和技能。2.监督内容：监督人员对采购询价活动的合法性、合规性、公正性进行监督，重点监督采购申请、询价准备、询价、评标、定标等环节。监督人员应及时发现和纠正采购询价活动中存在的问题，确保采购活动依法依规进行。3.监督方式：监督人员通过查阅文件、资料，参与会议，实地观察等方式对采购询价活动进行监督。监督人员应定期向公司领导汇报采购询价监督情况，提出改进建议。（二）内部审计1.定期审计：公司内部审计部门定期对采购询价活动进行审计，审计周期一般为一年。审计内容包括采购制度执行情况、采购流程合规性、采购成本控制、供应商管理等方面。2.专项审计：对于重大采购项目或采购询价活动中出现的问题，内部审计部门可开展专项审计，深入调查问题原因，提出审计意见和建议。3.