医院备案采购制度

PAGE医院备案采购制度一、总则（一）目的为规范医院备案采购行为，加强医院采购管理，提高采购效率，确保采购质量，保障医院医疗工作的顺利开展，依据相关法律法规和行业标准，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于医院各科室、部门涉及的备案采购活动，包括但不限于医疗设备、医用耗材、药品、办公用品、后勤物资等的采购。（三）基本原则1.合法性原则：严格遵守国家法律法规和医疗卫生行业相关规定，确保采购活动合法合规。2.质量优先原则：优先采购质量可靠、性能优良、符合临床需求的产品和服务。3.公开透明原则：采购过程应公开、公平、公正，接受医院内部和社会监督。4.效益原则：在保证质量的前提下，合理控制采购成本，提高采购效益。5.廉洁自律原则：采购人员应廉洁奉公，杜绝不正当交易行为。二、备案采购的定义与范围（一）定义备案采购是指医院在采购某些不属于集中采购目录范围，但因临床急需、特殊规格要求等原因，无法通过常规采购程序进行采购的物品或服务时，按照规定程序进行备案后实施的采购活动。（二）范围1.临床急需且市场供应有限的医疗设备、医用耗材。2.因特殊病情需要的特定规格、型号的药品。3.临时急需的办公用品、后勤保障物资等。三、备案采购的流程（一）需求提出1.科室或部门根据临床工作、业务开展等实际需求，填写《备案采购申请表》，详细说明采购物品或服务的名称、规格、数量、用途、急需原因等。2.申请表由科室负责人签字确认，并提交至医院采购管理部门。（二）初步审核1.采购管理部门收到申请表后，对申请内容进行初步审核。审核内容包括需求的合理性、必要性、是否符合医院实际情况等。2.根据审核结果，采购管理部门将申请表分送相关部门进行进一步评估。（三）评估1.技术评估：对于医疗设备、医用耗材等，由医院相关技术专家组成评估小组，对产品的技术性能、质量标准、适用性等进行评估。2.价格评估：采购管理部门会同财务部门等，对市场同类产品价格进行调研，评估申请采购价格的合理性。3.合法性评估：法务部门对采购活动是否符合法律法规进行审查。（四）备案审批1.经各部门评估通过后，采购管理部门将申请表及相关评估意见汇总，提交医院分管领导进行备案审批。2.分管领导根据综合情况进行审批，对于符合备案采购条件的申请予以批准，并明确采购方式、预算控制等要求；对于不符合条件的申请，退回科室并说明理由。（五）采购实施1.采购管理部门根据备案审批意见，组织实施采购活动按规定选择采购方式。2.单一来源采购：适用于因专利、专有技术等原因，只能从唯一供应商处采购的情况。采购管理部门与供应商进行谈判，确定采购价格、供货条款等，并签订采购合同。3.竞争性谈判：对于有多家潜在供应商的情况，采购管理部门组织成立谈判小组，与供应商进行谈判。谈判小组按照谈判文件规定的谈判程序、评定成交的标准等进行谈判，确定成交供应商，并签订采购合同。4.询价采购：采购管理部门向多家供应商发出询价通知书，要求其在规定时间内报价。采购管理部门根据供应商的报价情况进行比较，选择符合要求且价格合理的供应商，并签订采购合同。（六）验收1.采购物品到货后，采购管理部门通知相关科室、技术人员及质量控制部门等组成验收小组进行验收。2.验收小组按照采购合同要求及相关质量标准，对采购物品的数量、规格、型号及质量等进行逐一核对验收检查。3.验收合格的，验收小组出具验收报告；验收不合格的，采购管理部门应及时与供应商沟通协调，要求其采取补货、换货、退货等措施，直至验收合格。（七）付款1.采购物品验收合格后，采购管理部门根据采购合同约定，办理付款手续。2.财务部门对采购发票、验收报告、采购合同等进行审核，审核无误后按照规定支付款项。四、采购方式及适用条件（一）单一来源采购1.适用条件只能从唯一供应商处采购的。发生了不可预见紧急情况不能从其他供应商处采购的。必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。2.采购程序由采购部门提出单一来源采购申请，说明理由及相关情况。经医院相关部门审核，报分管领导批准。采购部门与供应商进行谈判，确定采购价格及相关条款，并签订采购合同（二）竞争性谈判1.适用条件招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的。技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的。采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的。不能事先计算出价格总额的。2.采购程序采购部门制定竞争性谈判文件，明确谈判程序、评定成交标准等。发布竞争性谈判公告，邀请符合条件的供应商参加谈判。成立谈判小组，由采购代表、技术专家等组成。谈判小组与供应商进行谈判，确定成交供应商，并签订采购合同。（三）询价采购1.适用条件适用于采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目2.采购程序采购部门向多家供应商发出询价通知书，要求其在规定时间内报价。采购部门对供应商的报价进行比较，选择符合要求且价格合理的供应商。与选定的供应商签订采购合同。五、采购预算管理（一）预算编制1.各科室、部门应根据年度工作计划和实际需求，在每年规定时间内编制采购预算草案，明确采购项目、数量、金额等。2.采购预算草案经科室负责人审核后，报采购管理部门汇总。3.采购管理部门会同财务部门等对各科室采购预算进行审核、平衡，形成医院年度采购预算草案，提交医院预算管理委员会审议。（二）预算执行1.采购活动应严格按照批准后的采购预算执行，不得超预算采购。2.因特殊情况需要调整采购预算的，应按照医院预算调整程序进行审批。（三）预算监督1.财务部门负责对采购预算执行情况进行监督检查，定期向医院管理层报告预算执行情况。2.审计部门对采购预算执行情况进行审计监督，确保预算执行的合规性。六、供应商管理1.供应商准入采购管理部门建立供应商准入制度，明确供应商准入条件，包括供应商资质、信誉、产品质量、售后服务等方面的要求。供应商应提供营业执照、生产许可证、产品注册证、质量认证文件等相关资质证明文件，经采购管理部门审核通过后，纳入供应商名录。2.供应商评价采购管理部门定期对供应商进行评价，评价内容包括产品质量、交货期、售后服务、价格水平等方面。评价方式可采用问卷调查、实地考察、数据分析等多种方式。根据评价结果，对供应商进行分类管理优等供应商给予更多合作机会，对不合格供应商及时淘汰。3.供应商激励与约束对于表现优秀的供应商，给予一定的激励措施，如优先合作、增加采购份额、表彰奖励等。对于违反合同约定、产品质量不合格等的供应商，采取相应的约束措施，如扣除货款、暂停合作、取消供应商资格等。七、采购合同管理（一）合同签订采购合同应按照《中华人民共和国民法典》等相关法律法规规定签订，明确双方的权利义务。1.合同内容应包括采购物品或服务的名称、规格、数量、价格、交货期、质量标准、售后服务等条款。2.采购合同签订前，应经医院法务部门审核，确保合同合法合规。3.采购合同由采购管理部门负责起草，经双方协商一致后签订。（二）合同履行1.采购管理部门负责跟踪采购合同履行情况，及时协调解决合同履行过程中出现的问题。2.供应商应按照合同约定按时、按质、按量提供货物或服务，采购管理部门应及时组织验收。合同变更如因特殊原因需要变更采购合同的，应经双方协商一致，并签订书面变更协议。变更协议应按照合同签订程序进行审核。（三）合同终止1.采购合同履行完毕后，合同自然终止。2.如因不可抗力、供应商违约等原因导致合同无法履行或需要提前终止的，应按照合同约定及相关法律法规办理终止手续。3.合同终止后，采购管理部门应及时清理合同档案，妥善保管相关资料。八、采购信息管理（一）采购档案管理1.采购管理部门负责建立采购档案管理制度，对采购活动全过程的文件资料进行归档管理。2.采购档案应包括采购申请表、评估报告、采购合同、验收报告、发票等相关资料。3.采购档案应妥善保管，保存期限按照国家法律法规及医院相关规定执行。（二）采购信息统计与分析1.采购管理部门定期对采购信息进行统计分析，包括采购金额分布、采购物品类别、供应商采购情况等。2.通过采购信息统计分析，为医院采购决策、成本控制、供应商管理等提供数据支持。（三）信息公开与共享1.按照医院信息公开制度要求，对采购相关信息进行适当公开，接受医院内部和社会监督。2.建立采购信息共享平台，实现采购管理部门与各科室、财务部门、审计部门等之间的信息共享，提高工作效率和协同性。九、监督与考核（一）内部监督1.审计部门定期对采购活动进行审计监督，检查采购程序的合规性、采购合同的履行情况、采购资金的使用等。2.纪检监察部门对采购过程中的廉洁自律情况进行监督检查，严肃查处违规违纪行为（二）外部监督1.接受卫生健康行政部门、物价部门、市场监管部门等外部监管部门的监督检查，积极配合整改存在的问题。2.主动接受社会公众监督，及时处理投诉举报事项，维护医院采