单位零散采购规章制度

PAGE单位零散采购规章制度一、总则（一）目的为规范单位零散采购行为，加强采购管理，提高资金使用效益，保证采购质量，促进廉政建设，特制定本规章制度。（二）适用范围本规章制度适用于单位内部各部门及所属单位的零散采购活动，包括但不限于办公用品、办公设备、维修服务、小型工程项目等采购事项。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规及相关政策要求，确保采购行为合法合规。2.效益性原则：在保证采购质量的前提下，充分考虑采购成本，追求资金使用效益最大化。3.公正性原则：采购活动应遵循公平、公正、公开的原则，维护市场竞争秩序，保障供应商合法权益。4.诚信原则：采购各方应诚实守信，履行各自的权利和义务，不得欺诈、隐瞒或提供虚假信息。二、采购预算管理（一）预算编制1.各部门应根据工作实际需要，在每年末制定下一年度的零散采购预算计划，明确采购项目、数量、金额等内容。2.采购预算应与部门年度工作计划和财务预算相衔接，确保采购资金的合理安排。3.预算编制应充分考虑市场价格波动因素，合理估算采购成本，提高预算的准确性和可靠性。（二）预算审批1.各部门的采购预算计划经部门负责人审核后，报单位财务部门和采购管理部门进行汇总审核。2.财务部门负责对预算的资金合理性进行审核，采购管理部门负责对采购项目的必要性和合规性进行审核。3.经审核通过的采购预算计划报单位领导审批后执行。（三）预算调整1.在预算执行过程中，因特殊原因需要调整采购预算的，由采购部门提出申请，详细说明调整原因、调整金额及调整后的预算安排。2.采购预算调整申请经部门负责人审核、财务部门和采购管理部门会签后，报单位领导审批。3.未经批准，不得擅自调整采购预算。三、采购流程（一）采购申请1.各部门根据工作需要，填写《单位零散采购申请表》，详细注明采购项目名称、规格型号、数量、预算金额、采购用途等内容，并经部门负责人签字确认。2.对于涉及固定资产购置、大额资金支出或专业性较强的采购项目，应同时提交相关的可行性研究报告、技术方案等资料。（二）采购审批1.《单位零散采购申请表》提交至采购管理部门后，采购管理部门根据采购项目的性质和金额大小进行分类审批。2.对于预算金额在[X]元以下的采购项目，由采购管理部门负责人审批；对于预算金额在[X]元以上至[X]元的采购项目，由采购管理部门审核后报分管领导审批；对于预算金额超过[X]元的采购项目，由采购管理部门审核，经分管领导审核后报单位主要领导审批。（三）采购实施1.采购管理部门根据审批通过的采购申请，按照规定的采购方式组织实施采购活动。2.采购方式包括但不限于询价采购、竞争性谈判、单一来源采购、网上商城采购等，具体采购方式应根据采购项目特点和相关法律法规要求确定。3.在采购过程中，采购人员应严格按照采购程序和相关规定进行操作，确保采购活动的公开、公平、公正。（四）合同签订1.采购项目确定中标供应商后，采购管理部门应及时与中标供应商签订采购合同。2.采购合同应明确采购项目的名称、规格型号、数量、价格、交货时间、质量标准、付款方式、售后服务等条款，确保双方权利义务明确。3.采购合同签订后，应报单位财务部门备案。（五）验收付款1.采购项目到货后，采购部门应及时组织相关人员进行验收。验收内容包括货物的数量、质量、规格型号等是否符合采购合同要求。2.验收合格后，采购部门应填写《单位零散采购验收单》，经验收人员签字确认后，提交至财务部门办理付款手续。3.财务部门根据采购合同和验收单，按照规定的付款方式和时间支付采购款项。四、采购方式（一）询价采购1.适用范围：适用于采购项目规格、标准统一，现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目。2.操作流程：采购管理部门向不少于三家符合相应资格条件的供应商发出询价通知书，要求其在规定时间内报价。采购管理部门对供应商的报价进行比较，选择报价最低且符合采购要求的供应商作为中标供应商。（二）竞争性谈判1.适用范围：适用于招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；不能事先计算出价格总额的采购项目。2.操作流程：采购管理部门成立谈判小组，谈判小组由三人以上单数组成，其中专家人数不得少于成员总数的三分之二。采购管理部门向符合相应资格条件的供应商发出谈判邀请书，供应商按照谈判文件的要求提交响应文件。谈判小组与供应商进行谈判，在谈判中，谈判的任何一方不得透露与谈判有关的其他供应商的技术资料、价格和其他信息。谈判结束后，谈判小组要求所有参加谈判的供应商在规定时间内进行最后报价，采购管理部门根据谈判小组的评审报告确定成交供应商。（三）单一来源采购1.适用范围：适用于只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的采购项目。2.操作流程：采购管理部门填写《单位零散采购单一来源采购申请表》，详细说明采用单一来源采购方式的理由和依据。经单位领导审批后，采购管理部门与单一供应商进行协商，签订采购合同。（四）网上商城采购1.适用范围：适用于通用类办公用品、办公设备等采购项目，通过单位指定的网上商城进行采购。2.操作流程：采购人员登录网上商城，按照采购申请要求选择相应的商品进行下单采购。网上商城供应商按照订单要求及时发货，采购人员按照验收流程进行验收付款。五、供应商管理（一）供应商准入1.采购管理部门建立供应商准入制度，明确供应商的准入条件，包括供应商的资质、信誉、业绩、产品质量、售后服务等方面。2.供应商申请准入时，应提交营业执照、税务登记证、组织机构代码证、法定代表人身份证明、产品质量认证证书、业绩证明材料等相关资料。3.采购管理部门对供应商提交的资料进行审核，必要时可进行实地考察，符合准入条件的供应商纳入单位供应商名录。（二）供应商评价1.采购管理部门定期对供应商的供货情况进行评价，评价内容包括产品质量、交货期、售后服务、价格水平等方面。2.评价方式可采用问卷调查、实地考察、数据分析等方式进行，评价结果分为优秀、良好、合格、不合格四个等级。3.对于评价结果为不合格的供应商，采购管理部门应及时通知其整改，整改后仍不符合要求的，取消其供应商资格。（三）供应商淘汰1.供应商出现下列情形之一的，采购管理部门应及时将其淘汰出单位供应商名录：提供虚假材料骗取准入资格的；产品质量出现严重问题，给单位造成重大损失的；交货期严重延误，影响单位正常工作的；售后服务不到位，多次被投诉且拒不整改的；有其他严重违法违规行为的。2.被淘汰的供应商在[X]年内不得重新申请准入。六、采购监督与审计（一）内部监督1.单位内部审计部门负责对零散采购活动进行定期审计和专项审计，重点审查采购项目的预算执行情况、采购程序的合规性、采购合同的履行情况等。2.采购管理部门应建立健全采购档案管理制度，对采购活动的相关文件、资料进行整理归档，以备审计检查。3.各部门应积极配合内部审计部门的工作，如实提供采购活动的相关信息和资料。（二）外部监督1.接受财政、审计、监察等部门的监督检查，按照要求提供采购活动的相关资料和信息。2.对于涉及公共利益、社会关注度高的采购项目，可邀请社会公众参与监督，确保采购活动的公开透明。七、责任追究（一）采购人员责任1.采购人员在采购活动中违反本规章制度，有下列情形之一的，视情节轻重给予批评教育、警告、记过、记大过、降级、撤职、开除等处分；构成犯罪的，依法追究刑事责任：未按照规定的采购方式和程序进行采购的；与供应商串通，谋取不正当利益的；接受供应商贿赂或其他不正当利益的；擅自变更采购合同条款的；泄露采购活动机密的；其他违反采购规章制度的行为。2.采购人员因工作失误给单位造成经济损失的，应承担相应的赔偿责任。（二）供应商责任1.供应商在参与采购活动中违反本规章制度，有下列情形之一的，采购管理部门有权取消其供应商资格，没收其履约保证金，并要求其赔偿单位因此遭受的损失；情节严重的，依法追究法律责任：提供虚假材料谋取中标或成交的；采取不正当手