模具采购制度及流程

PAGE模具采购制度及流程一、总则1.目的本制度旨在规范公司模具采购行为，确保采购流程的透明、高效、合规，保障模具质量，满足公司生产需求，降低采购成本，提高公司整体运营效益。2.适用范围本制度适用于公司内所有模具采购活动，包括但不限于注塑模具、冲压模具、压铸模具等各类模具的采购。3.基本原则合法性原则：严格遵守国家法律法规及相关行业标准，确保采购活动合法合规。质量优先原则：优先选择质量可靠、性能稳定的模具供应商，保证所采购模具能够满足公司生产工艺要求。成本效益原则：在保证模具质量的前提下，通过合理的采购策略和谈判技巧，降低采购成本，提高采购效益。公开透明原则：采购过程应公开、公平、公正，接受公司内部监督。二、采购需求确定1.生产部门提出需求生产部门根据生产计划和订单要求，结合模具使用寿命、产能需求等因素，填写《模具采购申请表》，详细说明所需模具的规格、型号、数量、技术要求、交付时间等信息。2.技术部门审核技术部门对生产部门提交的《模具采购申请表》进行审核，重点审核模具的技术要求是否合理、是否符合公司产品生产工艺要求。如技术要求存在疑问或不合理之处，技术部门应与生产部门沟通协商，提出修改建议。3.审批流程《模具采购申请表》经生产部门负责人、技术部门负责人签字确认后，提交至采购部门。采购部门对申请表进行汇总整理，提交至公司分管领导审批。分管领导根据公司实际情况和预算安排，对采购申请进行审批。如采购申请涉及金额较大或对公司生产经营有重大影响，需提交公司总经理办公会审议通过。三、供应商选择与管理1.供应商筛选采购部门通过多种渠道收集模具供应商信息，建立供应商信息库。信息来源包括但不限于网络搜索、行业展会宣传、供应商推荐、采购历史记录等。根据公司模具采购需求和供应商基本情况，采购部门对供应商进行初步筛选。筛选标准包括供应商的生产能力、技术水平、产品质量、价格水平、售后服务等方面。对于初步筛选合格的供应商，采购部门组织相关人员进行实地考察。考察内容包括供应商的生产车间、设备状况、质量管理体系、技术研发能力、人员配备等方面。实地考察结束后，考察人员填写《供应商实地考察报告》，对供应商进行综合评价。2.供应商评估与准入采购部门根据供应商实地考察报告和日常采购交易记录，定期对供应商进行评估。评估指标包括产品质量、交货期、价格、售后服务等方面。采购部门建立供应商评估档案，记录供应商的评估结果。对于评估结果优秀的供应商，采购部门可给予一定的奖励和优先合作机会；对于评估结果较差的供应商，采购部门应及时与其沟通，要求其限期整改。如供应商整改后仍不符合要求，采购部门应将其从供应商信息库中删除。只有通过供应商评估且符合公司准入标准的供应商，才能进入公司模具采购合格供应商名录。采购部门定期更新合格供应商名录，并向公司内部相关部门发布。3.供应商管理采购部门与合格供应商签订《模具采购框架协议》，明确双方的权利和义务，包括模具规格、价格、交货期及地点、质量标准、售后服务等条款。采购部门定期与供应商沟通，了解其生产经营状况、产品质量情况、价格波动情况等信息。对于供应商提出的合理诉求，采购部门应及时反馈并协调解决。采购部门建立供应商激励机制，对在产品质量、交货期、价格等方面表现优秀的供应商给予一定的奖励，如增加订单量、提高付款比例等；对违反协议约定的供应商，采购部门应按照协议约定进行处罚，如扣除货款、暂停合作等。四、采购流程1.采购询价采购部门根据审批通过的《模具采购申请表》，向合格供应商名录中的供应商发送《模具采购询价单》。询价单应明确模具的规格、型号、数量、技术要求、交货期等详细信息。供应商收到询价单后，应在规定时间内回复采购部门，提供模具的报价、交货期、付款方式等信息。采购部门对供应商的报价进行整理和比较，分析价格差异原因。2.采购谈判根据询价结果，采购部门选择至少三家供应商进行采购谈判。谈判人员应包括采购部门负责人、技术人员、质量人员等相关人员。采购谈判应围绕模具价格展开，同时兼顾模具质量、交货期、售后服务等方面。谈判人员应充分了解供应商的成本构成和利润空间，运用谈判技巧争取更有利的采购条件。在采购谈判过程中，谈判人员应做好谈判记录，记录谈判时间、地点、参与人员、谈判内容、达成的共识等信息。谈判结束后，谈判人员应整理谈判记录，形成《采购谈判纪要》。3.采购合同签订根据采购谈判结果，采购部门起草《模具采购合同》。合同内容应包括模具规格、型号、数量、价格、交货期、质量标准、付款方式、售后服务等条款，确保合同条款清晰明确、合法合规。《模具采购合同》经采购部门负责人、法务部门审核、公司分管领导审批后，由采购部门与供应商签订。签订后的合同应及时归档保存，作为后续采购执行和结算的依据。4.采购订单下达采购部门根据签订的《模具采购合同》，向供应商下达《模具采购订单》。订单应明确合同编号、模具规格、型号、数量、交货期、交货地点等信息，确保订单内容与合同一致。采购订单下达后，采购部门应及时跟踪订单执行情况，与供应商保持密切沟通，确保供应商按时、按质、按量交付模具。五、采购验收1.验收准备采购部门在模具到货前，通知质量部门、生产部门等相关人员做好验收准备工作。验收人员应熟悉模具的技术要求和验收标准。质量部门根据模具技术要求制定详细的验收方案，明确验收项目、验收方法、验收标准等内容。验收方案应经质量部门负责人审核批准。2.到货验收在模具到货后，采购部门组织质量部门、生产部门等相关人员按照验收方案进行到货验收。验收内容包括模具外观、尺寸精度、装配质量、性能测试等方面。验收人员应认真填写《模具验收报告》，记录验收情况和验收结果。如验收合格，验收人员应在验收报告上签字确认；如验收不合格，验收人员应详细说明不合格原因，并要求供应商限期整改或退换货。3.验收结果处理对于验收合格的模具，采购部门应及时办理入库手续，并通知财务部门安排付款。对于验收不合格的模具，采购部门应及时与供应商沟通协商，要求其限期整改或退换货。如供应商拒绝整改或退换货，采购部门应按照合同约定追究其违约责任，必要时通过法律途径解决。六、采购付款1.付款申请采购部门在模具验收合格并办理入库手续后，根据合同约定填写《模具采购付款申请表》，详细说明合同编号、模具名称、规格、型号、数量、已验收金额、本次申请付款金额等信息。《模具采购付款申请表》经采购部门负责人、财务部门审核、公司分管领导审批后，提交至财务部门办理付款手续。2.付款方式公司模具采购付款方式主要包括银行转账、支票等方式。具体付款方式应在采购合同中明确约定。财务部门应按照合同约定的付款方式和付款时间及时支付货款，确保公司信用良好，维护公司与供应商的合作关系。七、采购档案管理1.档案内容采购档案应包括采购活动全过程中形成的各类文件和资料，如《模具采购申请表》、《供应商实地考察报告》、《采购谈判纪要》、《模具采购合同》、《模具采购订单》、《模具验收报告》、《模具采购付款申请表》等。采购档案还应包括与采购活动相关的往来信函、电子邮件、传真等资料，确保档案资料完整、准确。2.档案整理与归档采购部门应指定专人负责采购档案的整理和归档工作。采购活动结束后，档案管理人员应及时收集、整理相关文件和资料，按照档案管理要求进行分类、编号、装订成册。采购档案应按照年度、项目等进行分类存放，并建立电子档案目录，方便查询和检索。3.档案保管与查阅采购档案应妥善保管，确保档案资料的安全和完整。档案保管期限应按照国家法律法规和公司相关规定执行。公司内部人员如需查阅采购档案，应填写《采购档案查阅申请表》，经采购部门负责人审批后，到档案管理人员处查阅。查阅人员应遵守档案管理制度，不得擅自复