森马集团采购制度

PAGE森马集团采购制度一、总则（一）目的本采购制度旨在规范森马集团（以下简称“集团”）的采购行为，确保采购活动符合集团战略目标，遵循相关法律法规和行业标准，实现采购流程的规范化、科学化、透明化，提高采购效率，降低采购成本，保证采购物资和服务的质量，维护集团利益。（二）适用范围本制度适用于集团总部及下属各子公司、分公司的采购活动，包括但不限于原材料、设备、办公用品、服务等各类物资和服务的采购。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规，确保采购行为合法合规。2.效益原则：在保证采购质量的前提下，追求采购成本的最小化，提高采购效益。3.公平公正原则：采购过程应遵循公平、公正、公开的原则，确保所有供应商享有平等的竞争机会。4.质量优先原则：优先选择质量可靠、信誉良好的供应商，确保采购物资和服务符合集团要求。5.内部控制原则：建立健全采购内部控制制度，加强对采购过程的监督和管理，防止采购风险。二、采购组织与职责（一）采购决策机构集团设立采购决策委员会，负责对重大采购项目进行决策。采购决策委员会由集团高层管理人员、相关部门负责人等组成，其职责包括：1.审议采购战略和政策。2.审批重大采购项目的采购计划、采购预算、采购方式等。3.协调解决采购过程中的重大问题。（二）采购执行部门集团设立采购中心，作为采购执行部门，负责具体的采购业务操作。采购中心应根据集团需求，制定采购计划，组织采购活动，选择供应商，签订采购合同，跟踪采购执行情况等。采购中心应配备专业的采购人员，明确各岗位职责，确保采购工作的顺利开展。（三）相关部门职责1.需求部门：负责提出采购需求，明确采购物资和服务的规格、数量、质量要求等，并对采购结果进行验收。2.财务部门：负责审核采购预算，监督采购资金的支付，参与采购合同的审核等。3.审计部门：负责对采购活动进行审计监督，检查采购流程的合规性、采购成本的合理性等。4.法务部门：负责审核采购合同，提供法律咨询服务，确保采购合同的合法性和有效性。三、采购流程（一）采购申请1.需求部门根据业务需要，填写采购申请表，详细说明采购物资和服务的名称、规格、数量、质量要求等，并提交至采购中心审批。2.采购申请表应经需求部门负责人签字确认，并附上相关的技术文件、预算明细等资料。（二）采购审批1.采购中心收到采购申请表后，对采购申请进行初步审核，审核内容包括采购需求的合理性、预算的准确性等。2.对于金额较小的采购申请，采购中心可直接审批；对于金额较大或重大采购项目，采购中心应提交采购决策委员会审批。3.采购决策委员会根据采购申请的内容进行审议，做出审批决定。审批通过的采购申请，由采购中心组织实施采购；审批不通过的采购申请，采购中心应及时反馈需求部门，并说明原因。（三）采购计划制定1.采购中心根据审批通过的采购申请表和采购决策委员会的意见，制定采购计划。采购计划应明确采购物资和服务的名称、规格、数量、采购时间、采购方式等。2.采购计划应根据市场情况、供应商情况等因素进行合理安排，并报采购决策委员会备案。（四）供应商选择与管理1.供应商开发：采购中心应建立供应商信息库，通过多种渠道收集供应商信息，对潜在供应商进行评估和筛选，开发合格供应商。2.供应商评估：采购中心定期对供应商进行评估，评估内容包括供应商的资质、信誉、产品质量、价格、交货期、售后服务等。评估结果分为优秀、良好、合格和不合格四个等级。3.供应商选择：采购中心根据采购需求和供应商评估结果，选择合适的供应商。对于重大采购项目，应采用招标、竞争性谈判等方式选择供应商；对于一般采购项目，可采用询价、单一来源采购等方式选择供应商。4.供应商管理：采购中心与选定的供应商签订采购合同，并建立供应商档案，对供应商的供货情况进行跟踪和管理。定期对供应商进行考核，对于考核不合格的供应商，应及时采取措施进行处理，如暂停合作、更换供应商等。（五）采购合同签订1.采购中心与供应商协商一致后，签订采购合同。采购合同应按照《中华人民共和国民法典》等法律法规的要求，明确双方的权利和义务，包括采购物资和服务的名称、规格、数量、价格、交货期、质量标准、付款方式、违约责任等条款。2.采购合同签订前，应提交法务部门进行审核，确保合同的合法性和有效性。审核通过的采购合同，由采购中心负责人签字盖章后生效。（六）采购执行与跟踪1.采购中心按照采购合同的约定，组织供应商进行供货。在采购执行过程中，采购中心应及时与供应商沟通协调，确保采购物资和服务按时、按质、按量供应。2.采购中心应建立采购跟踪机制，定期对采购执行情况进行跟踪检查，及时发现和解决采购过程中出现的问题。如发现供应商存在违约行为，应及时采取措施，要求供应商承担违约责任，如赔偿损失、支付违约金等。（七）验收与付款1.需求部门负责对采购物资和服务进行验收。验收应按照采购合同约定的质量标准进行，确保采购物资和服务符合要求。验收合格后，需求部门应出具验收报告。2.财务部门根据采购合同和验收报告，办理付款手续。付款应严格按照合同约定的付款方式和付款时间进行，确保资金支付的安全和准确。四、采购方式（一）招标采购1.适用范围：适用于金额较大、技术复杂、竞争激烈的采购项目，如大型设备采购、工程项目采购等。2.招标方式：包括公开招标和邀请招标。公开招标是指招标人以招标公告的方式邀请不特定的法人或者其他组织投标；邀请招标是指招标人以投标邀请书的方式邀请特定的法人或者其他组织投标。3.招标程序：包括招标公告发布、资格预审、招标文件编制、投标、开标、评标、定标等环节。（二）竞争性谈判采购1.适用范围：适用于招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；不能事先计算出价格总额的采购项目。2.谈判程序：包括成立谈判小组、制定谈判文件、确定邀请参加谈判的供应商名单、谈判、确定成交供应商等环节。（三）询价采购1.适用范围：适用于采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目。2.询价程序：包括成立询价小组、确定被询价的供应商名单、询价、确定成交供应商等环节。（四）单一来源采购1.适用范围：适用于只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的采购项目。2.采购程序：包括成立采购小组、与供应商协商、签订采购合同等环节。五、采购预算与成本控制（一）采购预算编制1.采购中心应根据集团年度经营计划和采购需求，编制采购预算。采购预算应包括采购物资和服务项目、数量、价格、采购时间等内容，并报财务部门审核。2.财务部门应根据集团财务状况和资金安排，对采购预算进行审核，确保采购预算的合理性和可行性。审核通过的采购预算，由采购决策委员会审批后执行。（二）采购成本控制1.采购中心应通过优化采购流程、选择合适的供应商、谈判采购价格等方式，降低采购成本。在采购过程中，应充分考虑采购物资和服务的性价比，避免盲目追求低价而忽视质量。2.采购中心应建立采购成本分析机制定期对采购成本进行分析和评估，找出成本控制的关键点和存在的问题，并采取相应的措施进行改进。3.财务部门应加强对采购资金的管理，严格控制采购资金的支付，确保采购资金的安全和合理使用。六、采购风险管理（一）风险识别与评估1.采购中心应建立采购风险识别机制，定期对采购过程中可能存在的风险进行识别和评估。采购风险包括但不限于供应商违约风险、质量风险、价格风险、交货期风险、法律风险等。2.采购中心应根据风险识别结果，对采购风险进行评估，确定风险的等级和影响程度。对于高风险采购项目，应采取相应的风险应对措施。（二）风险应对措施1.供应商风险管理：选择信誉良好财务状况稳定的供应商，并与之签订详细的采购合同，明确双方的权利和义务，降低供应商违约风险。同时，加强对供应商的管理和监督，定期对供应商进行评估和考核，及时发现和解决供应商存在的问题。2.质量风险管理：在采购合同中明确质量标准和验收条款，加强对采购物资和服务的质量检验和验收，确保采购物资和服务符合要求。同时，要求供应商提供质量保证文件和售后服务承诺，对质量不合格的采购物资和服务，应及时要求供应商进行更换或处理。3.价格风险管理：通过市场调研、价格比较、谈判等方式，合理确定采购价格，降低价格风险。同时，关注市场价格波动情况，及时调整采购策略，避免因价格上涨而增加采购成本。4.交货期风险管理：在采购合同中明确交货期条款，并要求供应商提供详细的交货计划。加强对采购执行过程的跟踪和监督，及时与供应商沟通协调，确保采购物资和服务按时供应。对于因供应商原因导致交货期延误的，应要求供应商承担违约责任。5.法律风险管理：采购合同签订前，应提交法务部门进行审核，确保合同符合法律法规的要求。加强对采购人员的法律培训，提高法律意识，避免因法律问题给集团带来损失。七、监督与考核（一）内部监督1.审计部门应定期对采购活动进行审计监督，检查采购流程的合规性、采购成本的合理性、采购合同的执行情况等。审计结果应及时反馈给采购决策委员会和相关部门，并提出改进建议。2.采购中心应建立内部监督机制，加强对采购人员的日常管理和监督，防止采购人员出现违规行为。同时，鼓励员工对采购过程中的违规行为进行举报，对于举报属实的，应给予举报人奖励。（二）考核评价1.人力资源部门应建立采购人员考核评价制度，定期对采购人员进行考核评价。考核评价内容包括采购任务完成情况、采购质量、采购成本控制、供应商管理、团队协作等方面。2.采购人员考核评价结果应与薪酬、晋升、奖励等挂钩，激励采购人员提高工作绩效。对于考核优秀的采购人员，应给予表彰和奖励；对于考核不合格的采购人员，应进行培训或调整岗位。八、附则