单位采购询价制度

PAGE单位采购询价制度一、总则（一）目的为了规范单位采购行为，加强采购管理，提高采购资金使用效益，保证采购质量，促进廉政建设，根据国家相关法律法规及行业标准，结合本单位实际情况，制定本采购询价制度。（二）适用范围本制度适用于本单位内部各部门、下属单位及分支机构的货物、工程和服务采购活动。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规，符合相关政策要求，确保采购行为合法合规。2.公平公正原则：采购过程应遵循公平、公正的原则，保障所有潜在供应商平等参与竞争，不得偏袒任何一方。3.公开透明原则：采购信息应全面、及时、准确地公开，接受内部监督和社会公众监督，确保采购过程透明化。4.效益原则：在保证采购质量的前提下，充分考虑采购成本和效益，提高资金使用效率。5.诚实守信原则：采购各方应诚实守信，履行各自的权利和义务，维护采购市场秩序。二、采购询价管理机构及职责（一）采购管理部门1.负责制定和完善采购询价制度及相关流程，并组织实施。2.审核采购需求，编制采购预算，确定采购方式和采购范围。3.组织开展采购询价活动，发布询价文件，接收供应商报价，对报价进行评审和比较。4.与供应商签订采购合同，跟踪合同执行情况，协调解决合同履行过程中的问题。5.建立和管理供应商库，定期对供应商进行评估和考核。（二）需求部门1.根据工作需要，提出采购需求，明确采购货物、工程或服务的规格、型号、数量、质量要求等详细信息。2.协助采购管理部门进行市场调研，提供相关技术资料和价格参考信息。3.参与采购询价活动，对供应商的报价和提供的产品或服务进行评价。4.负责验收采购货物、工程或服务，对验收结果负责。（三）财务部门1.审核采购预算，监督采购资金的使用情况，确保资金安全。2.参与采购合同的审核，负责采购款项的支付和结算工作。3.对采购成本进行核算和分析，为采购决策提供财务支持。（四）内部监督部门1.对采购询价活动进行全程监督，检查采购程序是否合规，采购行为是否公正。2.受理采购活动中的投诉和举报，对违规行为进行调查和处理。3.定期对采购工作进行审计，提出改进建议，促进采购管理水平的提高。三、采购询价流程（一）采购申请1.需求部门根据工作需要，填写《采购申请表》，详细说明采购货物、工程或服务的名称、规格、型号、数量、质量要求、预算金额、预计采购时间等信息，并经部门负责人签字确认后提交给采购管理部门。2.采购管理部门对采购申请进行审核，重点审核采购需求的合理性、必要性、合规性以及预算金额的准确性。对于不符合要求的采购申请，及时与需求部门沟通并提出修改意见。（二）采购预算编制1.采购管理部门根据审核通过的采购申请，结合市场价格行情和历史采购数据，编制采购预算。采购预算应明确各项采购费用的明细，包括货物价格、运输费用（含运输方式、运输距离、运输单价等）、安装调试费用、售后服务费用、税费等，确保预算的完整性和准确性。2.采购预算编制完成后，提交财务部门进行审核。财务部门根据单位财务状况和资金安排，对采购预算进行审核，如发现预算不合理或超出单位承受能力，及时与采购管理部门协商调整。（三）采购方式确定1.根据采购项目的特点、金额大小、市场供应情况等因素，采购管理部门确定采购方式。采购方式主要包括询价采购、竞争性谈判采购、单一来源采购、公开招标采购等。2.对于符合询价采购条件的项目，采购管理部门应选择询价采购方式。询价采购是指采购人向三家以上潜在供应商发出询价通知书，对供应商一次性报出的价格进行比较，按照符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商的采购方式。（四）询价文件编制1.采购管理部门根据采购项目的需求和采购方式，编制询价文件。询价文件应包括以下内容：询价邀请函：明确采购项目的基本情况、采购方式、询价时间、地点等信息，邀请潜在供应商参与询价。采购需求：详细描述采购货物、工程或服务的规格、型号、数量、质量要求、技术标准、售后服务要求等内容，确保供应商能够准确理解采购需求。报价要求：规定报价的格式、内容、有效期等，要求供应商按照询价文件的要求进行报价。评审标准：明确评审的方法、标准和程序，包括价格、质量、服务、信誉等方面的评审因素和权重。合同条款：拟定采购合同的主要条款，如合同标的、价格、付款方式、交货时间、地点、验收标准、违约责任等，为签订合同提供依据。2.询价文件编制完成后，经采购管理部门负责人审核签字，并加盖单位公章后生效。（五）询价供应商选择1.采购管理部门通过多种渠道发布询价文件，邀请潜在供应商参与询价。发布渠道包括单位内部网站、政府采购网、行业媒体、供应商库等。2.采购管理部门对报名参与询价的供应商进行资格审查，审查内容包括供应商的营业执照、税务登记证、组织机构代码证（或统一社会信用代码）、法定代表人身份证明、授权委托书、资质证书、业绩证明、财务状况、信誉情况等。只有资格审查合格的供应商才能参与询价。3.根据采购项目的特点和需求，采购管理部门确定参与询价的供应商数量。一般情况下，参与询价的供应商不少于三家。对于技术复杂、专业性强或者有特殊要求的采购项目，可以邀请相关领域的专家或专业机构推荐供应商。（六）询价文件发放1.采购管理部门向资格审查合格的供应商发放询价文件，并要求供应商在规定的时间内确认是否参与询价。2.供应商确认参与询价后，采购管理部门应向供应商提供必要的技术资料和现场勘查条件，以便供应商准确了解采购项目情况，编制报价文件。（七）报价文件接收1.供应商应在询价文件规定的截止时间前，将密封完好的报价文件送达指定地点。报价文件应包括报价表、技术规格偏离表、商务条款偏离表、售后服务承诺、资格证明文件等内容。2.采购管理部门在接收报价文件时，应检查报价文件的密封情况、送达时间等是否符合要求。对于不符合要求的报价文件，应拒绝接收，并及时通知供应商。（八）报价评审1.采购管理部门组织成立询价评审小组，负责对供应商的报价文件进行评审。询价评审小组由采购管理部门、需求部门、财务部门、内部监督部门等相关人员组成，成员人数应为单数，且应具有相关专业知识和经验。2.询价评审小组按照询价文件规定的评审标准和方法，对供应商的报价文件进行评审。评审过程中，应认真比较各供应商的报价、技术方案、服务承诺等内容，综合评估供应商的实力和信誉。3.评审结束后，询价评审小组应出具评审报告，推荐成交候选人名单，并说明推荐理由。评审报告应经询价评审小组全体成员签字确认。（九）成交供应商确定1.采购管理部门根据询价评审小组的评审报告，按照符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商。如出现最低报价相同的情况，询价评审小组应综合考虑其他因素，如技术方案、售后服务、信誉等，确定最终的成交供应商。2.采购管理部门向成交供应商发出成交通知书，并同时将成交结果通知未成交的供应商。成交通知书应明确采购项目的名称、规格、型号、数量、价格、交货时间、地点等内容，是采购合同的组成部分。（十）采购合同签订1.采购管理部门与成交供应商按照成交通知书确定的内容，签订采购合同。采购合同应明确双方的权利和义务，包括合同标的、价格、付款方式、交货时间、地点、验收标准、违约责任等条款，确保合同的合法性、完整性和可操作性。2.采购合同签订前，应经采购管理部门、需求部门、财务部门、内部监督部门等相关部门审核。审核内容包括合同条款是否符合法律法规和采购文件要求、合同风险是否可控、合同价格是否合理等。审核通过后，合同方可签订。（十一）采购验收1.采购货物、工程或服务交付后，需求部门应按照采购合同和相关验收标准进行验收。验收内容包括货物的数量、规格、型号、质量、性能等是否符合要求，工程是否达到设计标准，服务是否满足合同约定等。2.验收过程中，需求部门应填写《采购验收单》，详细记录验收情况。验收合格的，由需求部门负责人签字确认；验收不合格的，应及时通知供应商进行整改或采取其他补救措施，直至验收合格。3.采购管理部门应参与采购验收工作，对验收过程进行监督和指导。对于重大采购项目或者涉及金额较大的采购项目，内部监督部门应进行跟踪监督，确保验收工作的公正性和严肃性。（十二）采购付款1.财务部门根据采购合同和验收情况，办理采购付款手续。付款前，应审核采购发票、验收单、合同等相关凭证，确保付款依据充分、手续齐全。2.采购付款方式应按照采购合同约定执行，一般包括预付款、货到付款、验收合格后付款等。财务部门应严格控制付款进度，确保资金安全，防止出现超付、误付等情况。四、供应商管理（一）供应商库建立1.采购管理部门负责建立和管理供应商库。供应商库应涵盖本单位采购活动涉及的各类货物、工程和服务供应商，包括生产厂家（制造商）、经销商、服务商等。2.供应商库的建立应遵循公开、公平、公正的原则，通过发布征集公告、邀请推荐、市场调研等方式，广泛收集潜在供应商信息。对申请入库的供应商进行资格审查，审查合格的供应商纳入供应商库管理。（二）供应商信息维护1.采购管理部门应定期对供应商库中的供应商信息进行更新和维护，确保信息的准确性和完整性。供应商信息包括供应商名称、法定代表人、联系方式、经营范围、资质证书、业绩情况、信誉评价等内容。2.对于发生重大变化的供应商信息，如企业名称变更、法定代表人更换、经营范围调整、资质证书过期等，采购管理部门应及时进行更新，并重新评估供应商的资格和能力。（三）供应商评估与考核1.采购管理部门应定期对供应商进行评估和考核，评估和考核内容包括供应商的产品质量、交货期、售后服务、价格水平、合同履行情况、信誉状况等方面。2.评估和考核方式可采用定期评价、项目评价、客户反馈评价等多种形式。采购管理部门应根据评估和考核结果，对供应商进行分类管理，对于表现优秀的供应商给予优先采购、增加采购份额等奖励；对于表现不佳的供应商，采取警告、暂停合作、取消入库资格等处罚措施。（四）供应商淘汰与更新1.对于出现严重质量问题、交货期延误、合同违约、信誉不良等情况的供应商，采购管理部门应及时将其从供应商库中淘汰，并禁止其参与本单位今后的采购活动。2.根据本单位采购业务发展和市场变化情况，采购管理部门应适时对供应商库进行更新和补充，引入新的优质供应商，优化供应商结构，提高采购质量和效率。五、监督与检查（一）内部监督1.内部监督部门应加强对采购询价活动的日常监督，检查采购程序是否合规，采购文件是否规范，采购过程是否公正透明。2.定期对采购项目进行审计，重点审查采购预算执行情况、采购合同签订与履行情况、采购资金使用情况等，发现问题及时督促整改，并追究相关人员的责任。3.受理采购活动中的投诉和举报，对违规行为进行严肃调查和处理。对于违反采购询价制度的单位和个人，视情节轻重给予相应的纪律处分或经济处罚；构成犯