公司进货采购流程及制度

PAGE公司进货采购流程及制度一、总则1.目的本制度旨在规范公司进货采购流程，确保采购活动的合法性、规范性、合理性和高效性，保障公司物资供应的及时性和质量，降低采购成本，维护公司利益。2.适用范围本制度适用于公司内部所有与进货采购相关的部门和人员，包括但不限于采购部门、需求部门、质量控制部门、财务部门等。3.基本原则合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规和相关政策要求，确保采购行为合法合规。公平公正原则：在采购过程中，应遵循公平、公正、公开的原则，对待所有供应商，不得偏袒任何一方。效益原则：以提高公司经济效益为目标，优化采购流程，降低采购成本，提高采购效率。质量原则：严格把控采购物资的质量，确保所采购的物资符合公司生产经营的需要和相关质量标准。诚实守信原则：采购人员应诚实守信，与供应商建立良好的合作关系，履行合同约定。二、采购流程1.需求申请需求部门根据生产经营计划、库存状况等因素，填写《采购需求申请表》，详细说明所需物资的名称、规格型号、数量（如有特殊要求应注明）、预计到货时间、用途等信息。将《采购需求申请表》提交给部门负责人审核，部门负责人应根据实际情况对需求的合理性、必要性进行审核，审核通过后签字确认，并提交至采购部门。2.采购计划制定采购部门收到《采购需求申请表》后，进行汇总整理，结合库存情况、采购周期、市场供应情况等因素，制定详细的采购计划。采购计划应明确采购物资的名称、规格型号、数量、采购时间、预计到货时间、采购预算等信息，并根据重要性和紧急程度进行分类排序。将采购计划提交给采购部门负责人审核，采购部门负责人应对采购计划的合理性、可行性进行审核，审核通过后签字确认，并提交至分管领导审批。3.供应商选择与评估采购部门根据采购计划，通过多种渠道寻找潜在供应商，如网络搜索、行业推荐、供应商自荐等。对潜在供应商进行初步筛选，收集供应商的基本信息，包括公司概况、经营范围、生产能力、产品质量、价格水平、售后服务等方面的情况，并进行整理分析。根据初步筛选结果，确定若干家符合要求的供应商作为候选供应商，向其发送《供应商调查问卷》，要求其填写公司基本情况、产品信息、价格体系、售后服务承诺等内容。采购部门会同质量控制部门、技术部门等相关部门对候选供应商进行实地考察评估，考察内容包括生产现场、质量管理体系、设备状况、人员素质等方面，评估供应商的综合实力和信誉。根据实地考察评估结果，对候选供应商进行打分排序，选择得分较高的若干家供应商作为合格供应商，并建立供应商档案。4.采购合同签订采购部门与合格供应商就采购物资的价格、数量、质量标准、交货时间、交货地点、付款方式、售后服务等条款进行协商谈判，达成一致意见后，起草《采购合同》。《采购合同》应明确双方的权利和义务，确保合同条款合法、清晰、完整，避免出现模糊不清或歧义的表述。将《采购合同》提交给公司法律顾问进行审核，法律顾问应对合同的合法性、合规性进行审查，提出修改意见。采购部门根据法律顾问的意见对合同进行修改完善后，提交至分管领导审批。分管领导审批通过后，采购部门与供应商签订正式的《采购合同》，合同签订后，应及时将合同副本分发给需求部门、质量控制部门、财务部门等相关部门备案。5.采购订单下达采购部门根据签订的《采购合同》，制作《采购订单》，明确采购物资的具体信息、交货时间、交货地点、付款方式等内容，并发送给供应商。供应商收到《采购订单》后，应确认订单内容，并按照订单要求组织生产和发货。采购部门应跟踪订单执行情况，及时与供应商沟通协调，确保物资按时、按质、按量供应。6.到货验收物资到货前，采购部门应通知需求部门和质量控制部门做好验收准备工作。物资到货时，质量控制部门按照合同约定的质量标准对物资进行检验，检验内容包括外观、规格型号、数量、质量证明文件等方面。如发现物资存在质量问题或数量不符等情况，应及时与供应商沟通协商解决，并做好记录。需求部门对物资的适用性进行验收，确认物资是否符合生产经营的需要。验收合格后，需求部门在《到货验收单》上签字确认。质量控制部门和需求部门验收完成后，将《到货验收单》提交给采购部门。采购部门根据验收结果办理相关手续，如支付货款、处理不合格物资等。7.付款结算采购部门根据合同约定和到货验收情况，填写《付款申请单》，并附上《采购合同》《采购订单》《到货验收单》等相关凭证，提交给财务部门审核。财务部门对付款申请进行审核，审核内容包括合同条款、验收情况、发票信息、付款金额等方面。审核通过后，按照公司财务制度办理付款手续。供应商应在规定时间内开具合法有效的发票，发票内容应与合同约定和实际交易相符，并及时提交给采购部门。采购部门收到发票后，应进行审核登记，并将发票复印件提交给财务部门作为付款依据。三、采购审批权限1.采购预算审批采购预算在[X]万元以下的，由采购部门负责人审核，分管领导审批。采购预算在[X]万元以上至[X]万元的，由采购部门负责人审核，分管领导审核后，提交总经理审批。采购预算在[X]万元以上的，由采购部门负责人审核，分管领导审核后，提交总经理办公会审议通过后，由总经理审批。2.采购合同审批采购合同金额在[X]万元以下的，由采购部门负责人审核，分管领导审批。采购合同金额在[X]万元以上至[X]万元的，由采购部门负责人审核，分管领导审核后，提交总经理审批。采购合同金额在[X]万元以上的，由采购部门负责人审核，分管领导审核后，提交总经理办公会审议通过后由总经理审批。四、采购风险管理1.市场风险采购部门应密切关注市场动态，及时了解物资价格波动、供应短缺等市场信息，采取适当的采购策略，降低市场风险。建立市场价格监测机制定期收集、分析市场价格信息，为采购决策提供参考依据。与供应商建立长期稳定的合作关系，通过签订框架协议、年度合同等方式，锁定价格、保障供应，降低市场价格波动对公司采购成本的影响。2.质量风险加强对供应商的质量管理，要求供应商提供质量保证文件，定期对供应商进行质量评估和审核。严格执行到货验收制度，确保采购物资的质量符合合同要求。对验收不合格的物资，应及时与供应商协商处理，要求其更换或退货。建立质量追溯机制，对采购物资的质量问题进行跟踪追溯，查明原因，采取相应的改进措施，防止类似问题再次发生。3.供应商风险对供应商进行全面的风险评估，包括经营状况、财务状况、信誉状况等方面，及时发现潜在的供应商风险。与供应商签订详细的合同条款，明确双方的权利和义务，对供应商的违约责任进行明确约定，降低供应商违约风险。建立供应商淘汰机制，对出现严重质量问题、交货延迟、信誉不佳等情况的供应商，及时予以淘汰，并寻找新的合格供应商替代。4.合同风险加强对采购合同的管理严格按照合同审批流程进行合同签订，确保合同条款合法合规、明确清晰。定期对合同执行情况进行检查和评估及时发现合同执行过程中存在的问题，并采取相应的措施加以解决。建立合同纠纷处理机制，对合同纠纷应及时协商解决，如协商不成，可通过法律途径解决，维护公司的合法权益。五、监督与考核1.内部监督审计部门定期对采购活动进行审计监督，检查采购流程的执行情况、采购合同的签订与履行情况、采购资金的使用情况等方面，发现问题及时提出整改意见。公司内部设立举报邮箱和举报电话，接受员工对采购活动中违规行为的举报，对举报属实的给予举报人奖励，并对违规行为进行严肃处理。2.供应商评价采购部门定期对供应商进行评价，评价内容包括产品质量、交货期、价格水平、售后服务等方面，根据评价结果对供应商进行奖惩。建立供应商诚信档案，记录供应商的诚信情况，对诚信度高的供应商给予更多的合作机会，对诚信度低的供应商进行限制或淘汰。3.采购人员考核制定采购人员绩效考核制度，明确考核指标和考核标准，对采购人员的工作业绩、工