工会委员会采购管理制度

PAGE工会委员会采购管理制度一、总则（一）目的为加强工会委员会采购管理，规范采购行为，提高采购效率，保证采购质量，维护工会会员的合法权益，依据《中华人民共和国工会法》《中国工会章程》及相关法律法规，结合本工会实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于工会委员会组织的所有采购活动，包括但不限于办公用品、设备设施、服务项目等各类物品及服务的采购。（三）基本原则1.依法合规原则：采购活动必须遵守国家法律法规及相关政策要求，确保采购行为合法合规。2.公开透明原则：采购过程应公开、公正、透明，接受工会会员的监督。3.公平竞争原则：通过公平竞争，选择优质的供应商和性价比高的产品或服务。4.效益优先原则：在保证采购质量的前提下，追求采购效益最大化，降低采购成本。二、采购组织与职责（一）采购领导小组成立工会委员会采购领导小组，由工会主席担任组长，副主席担任副组长，相关委员为成员。采购领导小组负责审议采购计划、采购预算、采购方式等重大事项，对采购活动进行监督和指导。（二）采购工作小组采购工作小组由工会财务人员、相关业务人员等组成，负责具体实施采购活动。其职责包括：1.根据工会需求，编制采购计划和采购预算。2.收集、整理供应商信息，进行供应商筛选和评估。3.组织采购谈判、招标、询价等采购活动。4.签订采购合同，跟踪采购合同执行情况。5.负责采购项目的验收工作。（三）职责分工1.工会主席：全面领导采购工作，审批采购计划、采购预算和采购合同等重大事项。2.工会副主席：协助主席开展采购工作，具体负责采购项目的组织和协调。3.财务人员：负责采购预算的编制、审核和资金支付等财务管理工作。4.相关业务人员：根据业务需求，提出采购需求，参与采购项目的评估和验收等工作。三、采购计划与预算管理（一）采购计划编制1.各部门根据工作需要，每年年底前向工会委员会提交下一年度采购需求计划，包括采购项目名称、规格型号、数量、预算金额等详细信息。2.采购工作小组对各部门提交的采购需求计划进行汇总、审核和分析，结合工会年度工作计划和财务预算情况，编制年度采购计划。3.年度采购计划应明确采购项目的名称、内容、数量、时间安排、采购方式等，并报采购领导小组审议通过。（二）采购预算管理1.采购预算应根据采购计划编制，明确各项采购项目的预算金额。采购预算编制应遵循“实事求是、合理安排、勤俭节约”的原则。2.采购预算经工会委员会审议通过后，报上级工会备案。采购过程中，严格控制预算执行，不得超预算采购。3.如因特殊情况需要调整采购预算，应按照规定程序进行审批。调整后的采购预算应及时报上级工会备案。四、采购方式及流程（一）采购方式1.公开招标：适用于采购金额较大、技术复杂、有多家供应商可供选择的采购项目。通过公开招标，选择最优的供应商和产品或服务。2.邀请招标：适用于具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的项目；或采用公开招标方式的费用占项目合同金额的比例过大的项目。3.竞争性谈判：适用于招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；不能事先计算出价格总额的项目。4.询价：适用于采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目。5.单一来源采购：适用于只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的项目。（二）采购流程1.采购申请：各部门根据工作需要，填写《工会采购申请表》，详细说明采购项目的名称、规格型号、数量、预算金额、采购理由等信息，并经部门负责人签字后提交采购工作小组。2.采购审批：采购工作小组对采购申请进行审核，根据采购金额和采购方式，报采购领导小组审批。采购金额较小的采购项目，由采购工作小组组长审批；采购金额较大的采购项目，经采购领导小组审议通过后，由工会主席审批。3.采购实施：采购工作小组根据审批后的采购申请，按照确定的采购方式组织实施采购活动。公开招标：发布招标公告，邀请潜在供应商投标；组织开标、评标、定标会议，确定中标供应商；向中标供应商发出中标通知书，并签订采购合同。邀请招标：向符合条件的供应商发出投标邀请书；组织开标、评标、定标会议，确定中标供应商；向中标供应商发出中标通知书，并签订采购合同。竞争性谈判：成立谈判小组，与符合资格条件的供应商进行谈判；谈判结束后，要求所有参加谈判的供应商在规定时间内进行最后报价，采购人从谈判小组提出的成交候选人中根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商；向成交供应商发出成交通知书，并签订采购合同。询价：向符合条件的供应商发出询价通知书，要求其在规定时间内报价；对供应商的报价进行比较，选择报价最低且符合采购要求的供应商作为成交供应商；向成交供应商发出成交通知书，并签订采购合同。单一来源采购：与供应商进行协商，确定采购价格和采购条款；签订采购合同。4.合同签订：采购工作小组与中标供应商或成交供应商签订采购合同。采购合同应明确采购项目的名称、规格型号、数量、价格、交货时间、交货地点、质量标准、售后服务等条款。采购合同签订后，应报采购领导小组备案。5.采购验收：采购项目完成后，采购工作小组组织相关人员进行验收。验收人员应按照采购合同和相关标准对采购项目的数量、质量、规格型号等进行验收，并填写《工会采购验收报告》。验收合格的，办理入库手续或投入使用；验收不合格的，应及时与供应商协商解决，要求供应商采取补货、换货、退货等措施，直至验收合格。6.资金支付：采购项目验收合格后，财务人员根据采购合同和验收报告，按照规定程序办理资金支付手续。资金支付应严格按照财务管理制度执行，确保资金安全。五、供应商管理（一）供应商选择1.采购工作小组通过多种渠道收集供应商信息，建立供应商数据库。供应商信息应包括供应商名称、地址、联系方式、经营范围、资质证书、业绩情况等。2.根据采购项目的需求和特点，从供应商数据库中筛选出符合条件的供应商，并进行实地考察和评估。评估内容包括供应商的生产能力、技术水平、产品质量、售后服务、信誉状况等。3.对于首次合作的供应商，要求其提供营业执照、税务登记证、组织机构代码证、资质证书等相关证明文件，并进行资质审核。审核合格的供应商，纳入供应商数据库管理。（二）供应商评价与考核1.建立供应商评价与考核机制，定期对供应商的供货质量、交货期、售后服务等进行评价和考核。评价和考核结果作为供应商选择、合作期限延长或终止的重要依据。2.采购工作小组每年年底对供应商进行综合评价，评价指标包括产品质量、交货期、价格、售后服务、合作配合度等。评价结果分为优秀、良好、合格、不合格四个等级。3.对于评价结果为优秀的供应商，给予适当的奖励，如优先合作、增加采购份额等；对于评价结果为不合格的供应商，及时终止合作，并从供应商数据库中删除。（三）供应商关系维护1.加强与供应商的沟通与合作，定期召开供应商座谈会，了解供应商的需求和意见，及时解决合作过程中出现的问题。2.建立供应商投诉处理机制，对于供应商的投诉和建议，及时进行调查和处理，并将处理结果反馈给供应商。3.与优质供应商建立长期稳定的合作关系，共同开展技术研发、产品创新等活动，实现互利共赢。六、采购风险管理（一）风险识别与评估1.采购工作小组定期对采购活动进行风险识别和评估，分析可能存在的风险因素，如供应商违约、采购质量不达标、采购价格波动、法律法规风险等。2.根据风险发生的可能性和影响程度，对风险进行评估，确定风险等级。风险等级分为高风险、中风险、低风险三个等级。（二）风险应对措施1.高风险：对于高风险的采购项目，应采取严格的风险控制措施，如增加供应商选择数量、加强合同管理、引入第三方担保等。2.中风险：对于中风险的采购项目，应采取适当的风险应对措施，如加强供应商管理、定期进行采购项目检查等。3.低风险：对于低风险的采购项目，可采取常规的管理措施，如按照采购流程进行操作、加强采购人员培训等。（三）风险监控与预警1.建立采购风险监控机制，定期对采购项目进行跟踪和检查，及时发现风险变化情况。2.设定风险预警指标，当风险指标达到预警值时，及时发出预警信号，提醒采购工作小组采取相应的风险应对措施。七、监督与检查（一）内部监督1.工会委员会设立采购监督小组，由工会会员代表组成，负责对采购活动进行全程监督。2.采购监督小组应定期对采购项目的采购计划、采购预算、采购方式、采购合同、采购验收等环节进行检查，发现问题及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。3.采购工作小组应定期向采购监督小组汇报采购工作进展情况，