常州日常计算机采购制度

PAGE常州日常计算机采购制度一、总则1.目的本制度旨在规范常州公司日常计算机采购行为，确保采购流程透明、公正、高效，满足公司业务发展对计算机设备的需求，同时保障公司资产安全，提高资金使用效益。2.适用范围本制度适用于常州公司各部门因日常办公、业务开展等需要进行的计算机采购活动，包括台式计算机、笔记本电脑、服务器等各类计算机设备及相关配件。3.采购原则按需采购原则：根据公司实际业务需求和人员配置，合理确定计算机采购数量和规格，避免盲目采购和资源浪费。性价比原则：在满足业务需求的前提下，充分考虑产品的性能、质量、价格等因素，选择性价比高的计算机设备，确保公司资金得到有效利用。合规采购原则：严格遵守国家法律法规和公司相关规定，确保采购活动合法合规，杜绝违规采购行为。质量保证原则：采购的计算机设备应具备良好的质量和性能，符合行业标准和公司使用要求，供应商应提供相应的质量保证和售后服务。二、采购需求申请1.需求提出各部门根据工作需要，填写《计算机采购需求申请表》，详细说明采购计算机的用途、数量、配置要求、预计使用时间等信息，并经部门负责人签字确认后提交至公司行政部门。2.需求审核行政部门收到采购需求申请表后，对申请内容进行初步审核，重点审核需求的合理性、必要性以及与公司现有资源的匹配性。对于涉及金额较大或特殊配置要求的采购申请，行政部门应组织相关技术人员或专家进行论证，确保采购需求符合公司业务发展战略和技术发展趋势。审核通过后的采购需求申请表提交至公司分管领导审批，分管领导根据公司整体预算和业务情况进行审批，审批通过后方可进入采购流程。三、采购流程（一）采购方式选择1.集中采购对于公司通用型计算机设备或批量采购需求，原则上采用集中采购方式。由行政部门统一组织招标或询价，选择合适的供应商和采购产品。2.分散采购对于因特殊业务需求或紧急情况需要采购的计算机设备，经公司分管领导批准后，可采用分散采购方式。由需求部门自行组织采购，但需遵循本制度规定的采购流程和审批要求。（二）供应商选择与管理1.供应商筛选行政部门负责建立计算机设备供应商库，通过多种渠道收集供应商信息，包括网络搜索、行业推荐、供应商自荐等，并对供应商进行资格审查和评估。资格审查内容包括供应商的营业执照、税务登记证、组织机构代码证、生产经营许可证、产品质量认证、售后服务承诺等相关资质证明文件。评估内容包括供应商的信誉、业绩、产品质量、价格水平、售后服务能力等方面。行政部门根据审查和评估结果，筛选出合格的供应商纳入供应商库，并定期对供应商库进行更新和维护。2.供应商选择根据采购需求和供应商库情况，行政部门从合格供应商中选择若干家作为潜在供应商，并向其发出询价函或招标邀请书，要求其提供产品报价、技术方案、售后服务承诺等相关资料。行政部门组织相关人员对潜在供应商的报价、产品性能、技术方案、售后服务等进行综合评审，根据评审结果选择最优供应商，并与其签订采购合同。3.供应商管理行政部门建立供应商档案，记录供应商的基本信息、采购合同执行情况、售后服务情况等，并定期对供应商进行评价和考核。对于表现优秀的供应商，给予一定的奖励和优先合作机会；对于出现产品质量问题、售后服务不到位等情况的供应商，及时进行警告、整改或取消合作资格。（三）采购合同签订1.合同起草采购合同由行政部门根据采购谈判结果起草，合同内容应明确采购产品的规格、数量、价格、交货时间、交货地点、质量标准、售后服务等条款，确保合同条款清晰、准确、完整，符合法律法规和公司要求。2.合同审核采购合同起草完成后，提交至公司法务部门进行审核。法务部门重点审核合同条款的合法性、合规性以及风险防范措施等内容，对合同中存在的问题提出修改意见和建议。3.合同签订经法务部门审核通过后的采购合同，由行政部门负责人与供应商签字盖章，并报公司分管领导审批。审批通过后，采购合同正式生效。（四）采购执行与验收1.采购执行采购合同签订后，行政部门负责跟踪供应商的交货进度，确保供应商按照合同约定的时间、地点和质量标准交付计算机设备。供应商交货前，应提前通知行政部门，行政部门组织相关人员对交货产品进行初步检验，检查产品的数量、规格、外观等是否符合合同要求。2.验收计算机设备到货后，由行政部门组织需求部门、技术人员等相关人员进行验收。验收内容包括产品的数量、规格、配置、性能、质量等方面，确保产品符合合同要求和公司使用标准。验收过程中，如发现产品存在质量问题或不符合合同约定的情况，应及时与供应商沟通协商，要求其限期整改或更换产品。如供应商拒绝履行义务，公司有权按照合同约定追究其违约责任。验收合格后，由验收人员填写《计算机采购验收报告》，经相关人员签字确认后作为付款依据。四、采购预算管理1.预算编制公司财务部门负责根据公司年度业务计划和计算机设备采购需求，编制计算机采购年度预算。预算内容应包括采购项目、采购数量、采购金额、资金来源等详细信息。计算机采购年度预算经公司管理层审批后下达至各部门，作为年度采购控制的依据。2.预算执行各部门应严格按照批准的采购预算执行采购活动，不得超预算采购。如因业务发展需要确需调整采购预算的，应按照公司预算调整程序进行申请和审批。行政部门负责对采购预算执行情况进行跟踪和监控，定期向公司财务部门报送采购预算执行情况报告，确保采购预算的严格执行。五、采购付款管理1.付款申请采购合同验收合格后，供应商应向公司提交付款申请，提供合法有效的发票及相关付款凭证。行政部门对付款申请进行审核，重点审核发票的真实性、合法性、有效性以及付款金额是否与合同约定一致。2.付款审批经行政部门审核通过后的付款申请，提交至公司财务部门进行付款审批。财务部门根据公司资金状况和付款政策进行审批，审批通过后办理付款手续。3.付款方式公司根据与供应商的合同约定和实际情况，选择合适的付款方式，包括支票、汇票、电汇、网上银行转账等。付款过程中应严格遵守公司财务管理制度和相关法律法规，确保付款安全、准确、及时。六、采购档案管理1.档案建立行政部门负责建立计算机采购档案，对采购活动全过程的相关文件和资料进行整理、归档和保管。采购档案内容包括采购需求申请表、采购合同、询价函、报价单、技术方案、验收报告、发票及付款凭证等。2.档案保管期限计算机采购档案的保管期限按照国家法律法规和公司档案管理制度执行，一般为[X]年。保管期限届满后，经公司档案管理部门批准，方可进行销毁。3.档案查阅与使用公司内部人员因工作需要查阅采购档案的，应填写《采购档案查阅申请表》，经行政部门负责人批准后，方可查阅相关档案资料。查阅过程中应严格遵守档案管理制度，不得擅自复印、涂改、损毁档案资料。七、监督与检查1.内部监督公司审计部门负责对计算机采购活动进行内部审计监督，定期检查采购流程的执行情况、采购合同的履行情况、采购资金的使用情况等，发现问题及时提出整改意见和建议。行政部门应定期对采购工作进行自查自纠，发现问题及时整改，确保采购活动合法合规、规范有序。2.外部监督公司应积极接受国家有关部门和社会公众的监督，如实提供采购活动相关信息，配合做好监督检查工作。对于监督检查中发现的问题，应认真整改落实，并及时向相关部门反馈整改情况。八、违规处理1.对于违反本制度规定的采购行为，公司将